Dårligt fremmøde til generalforsamlinger truede det digitale demokrati i andelsboligerne

Det er til generalforsamlingerne, at de store beslutninger træffes i andelsboligerne – økonomi, investeringer og drift. Men at hive en aften ud af kalenderen kan synes uoverskueligt for mange, hvorfor generalforsamlingen ofte tilsidesættes til fordel for hverdagens gøremål.

Lavt fremmøde risikerer at skævvride de beslutninger, der bliver truffet, og truer det egentlige formål: at afgøre sager gennem flertal på demokratisk vis, hvor alle stemmer bliver hørt.

Løsningen: en digital generalforsamling, man kan stemme til når det passer

Ejendomsadministrationsselskabet DATEA står nu klar med løsningen – en online platform, der gør det muligt for alle at deltage aktivt i det lille demokrati og stemme, når de vil. Portalen er udviklet specifikt til DATEA af Microsoft-specialisterne Bluedock.

“Man kan vende den om og sige, at i dag udelukker vi dem, der ikke kan komme i de to timer, generalforsamlingen varer. Og man kan f.eks. supplere den digitale afstemning med muligheden for at aflevere sin stemme hos viceværten”, fortæller Anette Dyhl, afdelingsdirektør i DATEA, om mulighederne med det nye IT-system til Politiken.

Mødet er åbent i alle døgnets timer i op til to uger, i stedet for kun få timer over middagsbordet ved en fysisk generalforsamling. Advokater og revisorer er koblet på systemet, debatten er overvåget, og alle relevante dokumenter ligger frit tilgængelige. Skal der alligevel afholdes fysiske generalforsamlinger, bliver de markant kortere, fordi deltagerne møder velforberedte op.

Automatisering af oprettelse, afstemning og opgaver

Systemet har flere automatiske funktioner ud over selve afstemningen. Nye beboere bliver automatisk oprettet, og der gives automatisk mulighed for at afholde generalforsamlinger og bestyrelsesmøder, hvor der både kan stemmes og komme forslag.

Et andet modul er udviklet til gavn for bestyrelse og vicevært: viceværten kan bestille en opgave, hvorefter processen kører automatisk mellem leverandør og vicevært, indtil opgaven er godkendt af bestyrelsen. Der er også givet adgang til leverandørerne, så de kan byde på opgaver, og bestyrelsen og viceværten kan vælge den billigste, bedste eller mest leveringsdygtige leverandør.

Et lovmedholdeligt, fuldgyldigt online demokrati

Reglerne for afstemninger til generalforsamlinger og bestyrelsesmøder er ikke tilfældige, og systemet er bygget til at håndtere dem. Alle regler er indskrevet i systemet, så det sikrer en lovlydig og fuldgyldig demokratisk proces – tilgængeligt for alle andels- og ejerforeninger, der har købt sig adgang hos DATEA.

Læs mere om digital generalforsamling: Politiken – Unge andelshavere dropper gammeldags generalforsamling og Datea.dk – Danmarkspremiere på den digitale generalforsamling.

DATEAs digitale generalforsamling er et system, der er udviklet specifikt til opgaven – ikke en tilpasning af en Microsoft-standardplatform. Reglerne for afstemning, automatiseringen af opgaveflowet mellem vicevært og leverandør, og det juridiske krav om en fuldgyldig demokratisk proces gjorde specialudvikling til den rette løsning her.

Det er den type opgaver, hvor vi bevidst går uden om standardkomponenterne, fordi kravene til systemet – juridisk, proceduremæssigt og funktionelt – er så specifikke, at en færdig platform ikke ville kunne bære dem alene.