DATEA digitaliserer generalforsamlinger

Digital generalforsamling, DATEA digitaliserer generalforsamlinger

Dårligt fremmøde til generalforsamlinger i andelsboligerne kaldte på drastiske ændringer.

Det blev til et IT-system udviklet af Blue Dock, som gør det muligt for beboere at deltage i en digital generalforsamling, når de vil, hvor de vil.

Det er til generalforsamlingerne, at de store beslutningerne træffes i andelsboligerne. Økonomi, investeringer og drift – alle beslutninger der er af stor betydning, men som skævvrides, hvis ikke alle stemmer bliver hørt. Lavt fremmøde truer derudover det egentlige formål med at beslutte gennem flertal på demokratisk vis.

At hive en aften ud af kalenderen kan synes uoverskueligt for mange, hvorfor generalforsamlingen tilsidesættes til fordel for hverdagens mange gøremål.

Stem når det passer dig

Nu står ejendomsadministrationsselskabet DATEA klar med løsningen. En online platform der gør det muligt for alle at deltage aktivt i det lille demokrati; de kan stemme, når de vil. Selv kalder DATEA det for ’en digital generalforsamling’. Portalen er udviklet af Microsoft-specialisterne Blue Dock, og den er udviklet specifikt til DATEA.

”Man kan vende den om og sige, at i dag udelukker vi dem, der ikke kan komme i de to timer, generalforsamlingen varer. Og man kan f.eks. supplere den digitale afstemning med muligheden for at aflevere sin stemme hos viceværten”, fortæller Anette Dyhl, afdelingsdirektør i DATEA, om mulighederne med deres nye IT-system til Politiken.

Nu er mødet åbnet i alle døgnets timer i fx to uger frem for kun få timer over middagsbordet ved en fysisk generalforsamling.

Advokater og revisorer er koblet på systemet, debatten er overvåget og alle relevante dokumenter ligger frit tilgængelige og lige til at læse. Simpelt sagt er hele generalforsamlingen digitaliseret. Systemet administreres og styres, som var det en Facebook-side. Og skal der alligevel afholdes fysiske generalforsamlinger, bliver de markant kortere. IT-systemet gør det muligt for deltagerne at møde velforberedte op, hvilket betyder tid sparet i mødelokalet.

Automatisering og effektivitet

Systemet er ikke blot udviklet for demokratiets skyld. Det har også stærke og effektiviserende funktioner, som alle er automatiske. Nye beboere bliver automatisk oprettet. Derudover bliver der automatisk givet mulighed for at afholde generalforsamlinger og bestyrelsesmøder, hvor der både kan stemmes, og man kan komme med forslag. Systemet er tilgængeligt for alle andels- og ejerforeninger, der har købt sig adgang hos DATEA.

Også et andet modul er udviklet denne gang til gavn for både bestyrelsen og viceværten. Viceværten har mulighed for at bestille en opgave, hvorefter processen kører mellem leverandør og vicevært. Opgavebeskrivelserne kører frem og tilbage mellem de to parter og finpudses, hvor den til sidst godkendes af bestyrelsen. Det betyder, at hele dette flow er automatiseret og effektiviseret – det hele kører digitalt. Dermed slipper parterne for at holde styr på forskellige mails og telefonopkald, hvori opgaverne diskuteres. Her er det hele samlet ét sted.

Der er også givet adgang til leverandørerne. Det giver dem mulighed for at byde på opgaver, og det giver viceværten og bestyrelsen mulighed for at vælge den billigste, bedste eller mest leveringsdygtige leverandør.

Fuldgyldigt online demokrati

Reglerne for afstemninger til generalforsamlinger og bestyrelsesmøder er ikke tilfældige, men det kan systemet også håndtere. Alle regler er indskrevet i systemet, så det sikrer en lovlydig og fuldgyldig demokratisk proces.

Læs mere om digital generalforsamling:

Politikken – Unge andelshavere dropper gammeldags generalforsamling

Datea.dk – Danmarkspremiere på den digitale generalforsamling

Læs mere her om hvordan vi arbejder med skræddersyede applikationer.