Få overblik og kontrol med projektstyring i SharePoint
Vi er som en fisk i vandet, når det gælder implementering af projektstyring i SharePoint. Med den stærke integration til Office programmerne og Teams, samt de mange fleksible muligheder for at skabe overblik og struktur på projekter i virksomheden er SharePoint det naturlige valg
Projektsamarbejde
- Kontrolleret oprettelse af projektsites
- Faste siteskabeloner med struktur
- Opgavestyring
- Direkte adgang via Teams og mobil
Governance
- Projektroller og rettigheder
- Livscyklus og arkivering
- Dokumentskabeloner
- Projektfaser
- Godkendelse
Overblik
- Søgning på tværs af projekter
- Dashboard med portefølje overblik
Øvrige funktioner
- Metadata på sites
- Mødereferater
- Dokumentleverancer
- Projektstatus (grøn/gul/rød)
Overskueligt og brugervenligt
En SharePoint projektportal har til formål at skabe overblik over projektet og bidrage til en mere effektiv arbejdsgang. I sidste ende skal det hjælpe jeres virksomhed med at få succes med jeres projekter.
Ved at få projektstyring i SharePoint og Microsoft 365 bliver det nemt og brugervenlig at anvende. Brugergrænsefladen er intuitiv og kræver stort set ingen it-erfaring.
Det er muligt at tilpasse portalen til jeres virksomhed gennem SharePoint, Power Apps og Power Automate. I slipper for at skulle tilpasse jeres virksomhed til portalen, som man ofte ser ved andre online alternativer.
Vi har lavet SharePoint projektportaler og projektstyring i SharePoint mange forskellige afskygninger gennem årene. Fælles for dem alle er, at de er tilpasset den enkelte virksomheds projektmodel og processer. Med brug af SharePoint i kombination med Power Apps og Power Automate har man alle muligheder for på en enkel måde at skabe en løsning, som opfylder de præcise forretningsbehov uden at gå på kompromis.
Nogle af de løsninger, vi har bygget på den måde: Ejlskov fik en ny projektportal integreret med deres timeregistrering, Implement Consulting Group fik et pipeline- og projektstyringssystem, CIP fik strømlinet deres timeregistrering på tværs af projekter, Hjemmeværnet fik en platform til ressourceplanlægning, og Grøn Vækst fik digitaliseret deres opgavehåndtering.
Desuden får man med brug af standardkomponenter fra Microsoft en stabil løsning, som kan tilpasses over tid på efterprøvet teknologi. Vi er vant til at hjælpe vores kunder med løbende forbedringer og support, så projektstyringen følger med kravene fra forretningen. I mange tilfælde håndteres opdateringer også af kundens egne ressourcer. Rigtig mange af de løsninger vi har leveret, har allerede haft en levetid på mere end fem år, fordi de løbende bliver opdateret og er baseret på Microsofts platform, som også følger med tiden.
Fuld fleksibilitet og stabilitet
Hvad projektstyring i SharePoint dækker
Projektstyring i SharePoint er ikke ét værktøj, men en række standardmoduler der sættes sammen. Det er dem vi bygger på, og de dækker fire områder.
Struktur og metadata
Hvert projekt får sit eget site med faste sektioner — dokumenter, opgaver, kalender, rapportering og ressourcer. Metadata som projektstatus, dokumentkategori og ansvarlig gør det muligt at filtrere og søge på tværs af hele porteføljen i stedet for at lede i mapper.
Sikkerhed og compliance
Adgangen styres pr. gruppe og rolle, så kun de relevante ser de fortrolige dele. Oveni kan der lægges DLP-regler mod utilsigtet deling, følsomhedsmærkning af vigtige dokumenter og en revisionslog over ændringer. Det er indbygget i Microsoft 365 og ikke noget, der skal købes ved siden af.
Automatisering med Power Automate
Godkendelsesflows, der sender dokumenter videre og giver besked når de er godkendt. Påmindelser om deadlines. Opgaver der oprettes automatisk når projektstatus skifter. Arkiveringsregler der rydder op i afsluttede projekter. Det er den del, der fjerner det administrative arbejde — ikke selve projektarbejdet.
Overblik og dashboards
Projektstatus i grøn, gul og rød på tværs af porteføljen. Nøgletal for deadlines, ressourcer og budget via Power BI. Grafer og statusoversigter direkte på forsiden som SharePoint-webdele. Ledelsen ser fremdriften uden at skulle bede om en rapport.
Sammen med Teams
SharePoint og Teams fungerer bedst sammen. Hvert projekt kan få sin kanal med direkte link til projektsitet, dokumentbiblioteker og lister lagt ind som faner, og flows der melder vigtige ændringer ind i kanalen. Filer og samtaler ender samme sted i stedet for to.
Hvorfor SharePoint frem for et separat projektværktøj
De fleste projektværktøjer på markedet sælges pr. bruger pr. måned og ligger uden for jeres eget miljø. Det betyder et ekstra abonnement, et ekstra brugerkartotek, endnu et sted dokumenterne kan ligge, og en integration der skal vedligeholdes.
Når projektstyringen ligger i SharePoint, kører den på den Microsoft 365-aftale I allerede har. Rettighederne er dem I allerede har sat. Dokumenterne ligger hvor de plejer. Og der er ingen licens pr. bruger oveni.
At det bliver brugt
En projektportal er kun værd noget, hvis projektlederne faktisk bruger den. Derfor bruger vi mere tid på at blive enige om projektmodellen og på at klæde brugerne på, end vi bruger på teknikken. Standardmodulerne er sat op på dage; det er struktur og forankring der fylder.
Konkret betyder det vejledninger og videoer til de vigtigste funktioner, workshops hvor projektlederne prøver det af, og en kanal hvor de kan spørge bagefter. Rigtig mange af de løsninger vi har leveret har haft en levetid på mere end fem år — og det skyldes lige så meget forankringen som teknikken.
Hvad koster en projektportal i SharePoint?
En projektportal koster typisk mellem 50.000 og 150.000 kr. Det er en fast pris, betalt én gang. Intet abonnement, ingen pris pr. bruger og ingen binding. Portalen kører på den Microsoft 365-aftale, I allerede har, så der er ingen platformlicens oveni.
- Fast pris, ikke timer. Efter første workshop får en fast pris, ikke et overslag.
- Ingen brugerlicenser. Hverken pr. bruger eller pr. måned, hverken nu eller senere.
- Ingen binding. I ejer løsningen og kan skifte leverandør uden at bygge om.
- Migrering af igangværende projekter prissættes for sig, ud fra antal projekter og datamængde.
Spændet er bredt, fordi opgaverne er det. Prisen afhænger af fire ting: hvor mange projekttyper og faser I arbejder med, hvor meget governance der skal bygges ind — roller, godkendelser og livscyklus — hvor mange arbejdsgange der skal automatiseres, og om der skal dashboards og Power BI-rapportering ovenpå. En portal til én projektmodel med faste skabeloner ligger i den lave ende; en portefølje på tværs af flere forretningsområder i den høje.
Engangspris eller abonnement
De fleste projektværktøjer på markedet sælges pr. bruger pr. måned. Det gælder også Microsofts egne avancerede funktioner: Gantt-visning, afhængigheder og mål i Planner ligger i de såkaldte premium-planer, som kræver mindst en Planner Plan 1-licens pr. bruger. Sprints, teamworkload og rapportering kræver Plan 3 eller 5.
Regnestykket er nemt at lave selv: antal projektdeltagere gange prisen pr. bruger gange antal måneder, I regner med at beholde løsningen. Sæt det op mod en fast pris betalt én gang.
I ejer selv driften af løsningen, men vedligehold er minimalt og i kan altid få support fra os hvis noget driller. Der er ingen leverandør, der ruller nye funktioner ud automatisk, og portalen kan nemt videreudvikles.