Selv det mest avancerede intranet giver begrænset værdi, hvis ikke medarbejderne aktivt anvender det. Med SharePoint Online kan I skabe et intranet, der føles moderne, er let at navigere i og motiverer medarbejderne til at bidrage. Her ser vi på, hvordan I kan gøre intranettet relevant og engagerende for alle. Du kan også læse vores guide til, hvordan du kan få dine egne farver og skrifttyper på SharePoint intranet.

Målret indholdet til brugerne

Personalisering

Vis forskellige nyheder og ressourcer baseret på afdeling, rolle eller geografisk placering, så intranettet bliver mere relevant for den enkelte. Dette kan opnås ved at anvende SharePoints indbyggede publikumstargetering. Overvej at anvende dynamisk indhold, der opdateres automatisk baseret på brugerens aktivitetsmønster eller tidligere besøgte sider.

Tagging og kategorisering

Sørg for, at alt indhold tagges med relevante nøgleord. Det gør søgninger mere effektive og hjælper brugerne med nemt at finde det, de leder efter. Tagging kan kombineres med metadata for at forbedre filtrering. Metadata kan ydermere anvendes til at oprette avancerede filtreringsfunktioner, der yderligere forenkler navigeringen.

Skab et intuitivt design

Brugervenlig navigation

Opdel platformen i overskuelige sektioner, og navngiv menupunkter, så de passer til arbejdsprocesserne. Overvej at anvende “mega menus” for at give et hurtigt overblik. En klar og logisk informationsarkitektur gør det lettere for brugerne at finde relevante oplysninger uden frustration.

Visuel ensretning

Hold jer til et enkelt farveskema og genkendelige ikoner, så brugerne let kan finde rundt. Et ensartet design skaber genkendelighed og styrker brugeroplevelsen. Overvej også at inkludere animationsfunktioner for at guide brugernes opmærksomhed til vigtige elementer.

Mobilvenlighed

Design systemet til både smartphones og tablets, så vigtige informationer er tilgængelige overalt. Brug platformens moderne sider, som automatisk tilpasser sig forskellige skærmstørrelser. En mobilførst tilgang kan hjælpe med at sikre, at indhold forbliver let tilgængeligt for medarbejdere, der arbejder remote.

Involver medarbejderne

Brugerdrevne nyheder

Lad ansatte dele nyheder, vejledninger og projektresultater for at skabe større engagement og relevans. Overvej at opsætte workflows, der gør det nemt for medarbejdere at bidrage. Dette kan også understøttes med en simpel godkendelsesproces for at sikre kvaliteten af de delte nyheder.

Gamification

Beløn aktiv deltagelse med badges eller anerkendelse, så medarbejdere motiveres til at bidrage. Dette kan kombineres med Microsoft Viva Insights for at identificere og belønne proaktiv adfærd. Overvej at afholde konkurrencer, hvor teams konkurrerer om at levere flest brugbare bidrag til intranettet.

Feedback og dialog

Kommentarfelter, quick polls og andre interaktive funktioner giver mulighed for, at medarbejderne kan give feedback og deltage i diskussioner. Brug Teams-integrationen til at facilitere live-dialoger. Dette kan fremme en kultur af åbenhed og samarbejde på tværs af organisationen.

Tilføj innovative funktioner

Integrer med Power Apps

Lav skræddersyede applikationer, der kan bruges direkte fra intranettet. Det kan være formularer til ferieansøgning, rapportering af problemer eller ressourcebooking. Ved at integrere Power Apps kan platformen blive en dynamisk hub, hvor medarbejdere udfører daglige opgaver.

Søgemaskineoptimering (SEO)

Optimer søgefunktionen på platformen ved at bruge synonymer, foreslåede søgeord og søgeprioritering. Dette sikrer, at brugerne hurtigt finder det, de søger. Overvej at opsætte anbefalinger baseret på mest sete eller anbefalede dokumenter.

Videoindhold

Brug Microsoft Stream til at integrere videoindhold på platformen. Videoer kan anvendes til onboarding, træning eller som en måde at dele ledelsesopdateringer på. Videoer kan øge engagementet, da visuelle medier ofte er lettere for brugerne at fordøje.

Løbende optimering

Brug analytics

Anvend SharePoints indbyggede analyseværktøjer til at se, hvordan platformen bliver brugt, og justér struktur og indhold ud fra data. Kombinér med Power BI for dybere indsigt. Overvej at visualisere data i dashboards, der kan deles med beslutningstagere.

Brugerundersøgelser

Udsend regelmæssigt surveys og gennemfør interviews for at finde nye forbedringsmuligheder og fastholde medarbejdernes interesse. Dette kan kobles med Forms for hurtig feedback. Ved at analysere svarene kan I identificere trends og tilpasse strategien efter behov.

Planlagte opdateringer

Sørg for at opdatere intranettet regelmæssigt med nye funktioner og opdateret indhold for at holde det relevant. Planlæg kvartalsvise reviews for at evaluere, om intranettet stadig opfylder medarbejdernes behov.

 

Konklusion

Et SharePoint Online Intranet er meget mere end blot et digitalt arkiv. Med fokus på brugeroplevelse, personalisering og løbende forbedringer kan I opbygge en platform, der styrker både engagement og intern kommunikation på tværs af organisationen. Ved at inkludere medarbejderne og tilpasse intranettet til deres behov sikrer I en løsning, der bliver en naturlig del af hverdagen. Med en strategisk tilgang og innovative funktioner kan intranettet fungere som en hjørnesten i jeres digitale arbejdsplads.