Microsoft har annonceret, at SharePoint Alerts – den klassiske funktion, der sender e-mails, når dokumenter eller lister ændres – bliver udfaset fra Microsoft 365.
Formålet er at give kunderne mere moderne, sikre og fleksible løsninger baseret på Power Automate og SharePoint Rules.

Hos Blue Dock ser vi dette som en vigtig ændring, som virksomheder bør handle på i god tid. Det handler ikke kun om at erstatte en funktion, men om at modernisere jeres notifikations- og automatiseringsstrategi i Microsoft 365. Kontakt os i dag for at høre mere.

Hvorfor Microsoft fjerner SharePoint Alerts

Microsoft fremhæver, at udfasningen sker som led i en bredere digital transformation, hvor fokus er på optimerede, sikre og sammenhængende løsninger i Microsoft 365.
Power Automate og SharePoint Rules giver i dag funktionalitet, der langt overstiger Alerts – bl.a. mulighed for at integrere notifikationer med Teams, Outlook, Planner og eksterne systemer.

Kort sagt:

• SharePoint Alerts var designet til en anden tid, hvor man blot skulle vide, når en fil ændrede sig.

• I dag handler det om automatiserede processer, der reagerer intelligent på data og handlinger på tværs af platforme.

Tidslinje for udfasningen

Microsoft udfaser SharePoint Alerts gradvist over det næste år:

Fra juli 2025

• Oprettelse af nye Alerts bliver gradvist slået fra for nye tenants.

Fra oktober 2025

• En udløbsfunktion aktiveres. Alle eksisterende Alerts får 30 dages gyldighed fra første kørsel, hvorefter de skal forlænges manuelt.

• Brugere kan selv forlænge eller reaktivere Alerts i “Manage my alerts”.

• SharePoint viser bannere både i brugerfladen og i e-mails for at gøre opmærksom på ændringen.

Fra januar 2026

• Oprettelse af nye Alerts deaktiveres for alle tenants.

Fra juli 2026

• Microsoft fjerner funktionen fuldstændigt – eksisterende Alerts kan ikke forlænges og ophører med at virke.

(Kilde: Microsoft – SharePoint Alerts retirement)

H2: Hvad betyder det for jeres organisation?

H3: Risiko for tab af beskeder

Har I workflows eller processer, der er afhængige af Alerts (f.eks. dokumentgodkendelser eller opgaveændringer), kan udfasningen medføre, at brugere ikke længere får vigtige beskeder.

H3: Øget behov for planlægning og support

Microsoft anbefaler eksplicit, at organisationer opdaterer brugervejledninger, træning og helpdesk, så brugerne ved, hvordan de forlænger Alerts i overgangsperioden – og hvordan de fremover opsætter notifikationer i Power Automate.

H3: En mulighed for at modernisere

Udfasningen er samtidig en anledning til at gentænke virksomhedens automatiseringer. Ved at erstatte Alerts med Power Automate-flows kan I skabe mere avancerede og værdifulde beskeder – eksempelvis notifikationer i Teams, betingede alarmer eller eskaleringer til ledelsen.

Sådan forbereder I jer på udfasningen

1. Kortlæg jeres eksisterende Alerts

Microsoft anbefaler at bruge Microsoft 365 Assessment Tool til at identificere, hvor Alerts er i brug.
Værktøjet genererer en Power BI-rapport, så I kan se alle Alerts i jeres tenant, opdelt efter site collections og webs. Det giver et konkret udgangspunkt for planlægning.

H3: 2. Vælg det rigtige alternativ

• SharePoint Rules: Hurtig, brugervenlig løsning til simple notifikationer i moderne biblioteker og lister.

• Power Automate: Det oplagte valg til komplekse workflows, betingelser og integrationer. Her kan man fx sende beskeder til Teams, opdatere en Planner-opgave eller eskalere en ændring automatisk.

3. Migrér med Power Automate-skabeloner

Microsoft stiller en række færdige Power Automate-templates til rådighed, så I kan genskabe klassiske Alerts-scenarier. Blandt de mest brugte er:

• Send an email when a SharePoint list item or file is updated

• Send an email when a new SharePoint file is created

• Send an email for changes by others to a SharePoint list item or file

Med disse skabeloner kan I hurtigt etablere et moderne alternativ uden at starte fra bunden.

Blue Dock anbefaler – tre trin til en sikker overgang

1. Analyse og overblik

Vi hjælper jer med at gennemgå jeres SharePoint-miljø og identificere Alerts, afhængigheder og forretningskritiske flows.

2. Design af moderne notifikationer

Vi designer Power Automate-flows eller SharePoint Rules, der matcher jeres eksisterende brug – men med forbedret funktionalitet, governance og sikkerhed.

3. Træning og implementering

Blue Dock udarbejder brugerguides og træningsforløb, så medarbejderne nemt forstår den nye måde at abonnere på ændringer og modtage beskeder.

Hvorfor tage skridtet nu?

At handle tidligt giver jer kontrol og forudsigelighed. Hvis I venter, risikerer I, at Alerts pludselig udløber – eller at I skal konvertere mange workflows under tidspres.

Ved at planlægge allerede nu kan I:

• Minimere forstyrrelser for brugerne

• Styrke jeres notifikationsstrategi i Microsoft 365

• Udnytte Power Automate til mere end blot erstatninger – nemlig automatisering med reel forretningsværdi

 

Power Automate-udvikling hos Blue Dock

Hos Blue Dock har vi over 10 års erfaring med Microsoft 365 og Power Platform, og vi hjælper dagligt virksomheder med at udvikle, standardisere og skalere deres automatiseringer i Power Automate.

Vores tilgang er ikke kun teknisk – vi ser Power Automate som en strategisk løftestang for effektivitet og governance. Når vi udvikler flows for kunder, tager vi altid udgangspunkt i tre principper:

1. Stabilitet og sikkerhed:
   Alle løsninger designes med fokus på robust drift, dokumentation og databeskyttelse. Vi følger Microsofts best practices for miljøstyring, rettigheder og datatilgængelighed.

2. Transparens og ejerskab:
   Vi sikrer, at organisationen selv kan administrere og udbygge sine flows efterfølgende. Det betyder, at vi leverer løsninger, der er lette at vedligeholde — med klare navngivningsstandarder, fejlnotifikationer og driftsvejledninger.

3. Forretningsværdi:
   Automatisering skal skabe målbar effekt. Vi hjælper med at omsætte manuelle SharePoint-processer og Alerts til datadrevne flows, der sparer tid, reducerer fejl og understøtter kvalitetssystemer og dokumentstyring.

Uanset om der er tale om en enkel notifikationsløsning eller et komplekst tværgående workflow, sikrer Blue Dock, at Power Automate bliver en pålidelig del af jeres Microsoft 365-infrastruktur – og et redskab, der understøtter jeres kvalitetsstyring, samarbejde og compliance.

Kontakt os i dag, så du kan komme igang med skiftet fra SharePoint Alerts til Power Automate.

Konklusion

Microsofts udfasning af SharePoint Alerts er mere end en teknisk ændring – det er et skifte mod en moderne, automatiseret arbejdsplatform.
Ved at planlægge overgangen i god tid kan I sikre, at jeres medarbejdere fortsat får de rigtige beskeder på det rigtige tidspunkt – og at jeres organisation samtidig bliver mere effektiv.

Hos Blue Dock hjælper vi jer med at gennemføre overgangen sikkert og strategisk, så I står stærkt, når de klassiske Alerts forsvinder i 2026.

Kilde:

• Microsoft, SharePoint Alerts retirement (2025)

• Microsoft Learn – Power Automate with SharePoint Online