Med en ny servicedesk har Newsec formået at forbedre deres service samt øge effektiviteten i support-medarbejdernes arbejde

En moderne servicedesk er en central del af digitaliseringsrejsen, der både skaber bedre overblik, større effektivitet og styrket servicekvalitet i organisationen. Ejendomsadministratoren Newsec har netop implementeret en skræddersyet servicedesk, som effektivt håndterer over 300 brugere og understøtter en bred vifte af opgaver inden for IT-support, Facility Management, kantinebestillinger og meget mere.

Newsecs servicedesk er 100% tilpasset virksomhedens behov og krav, hvilket betyder, at løsningen matcher præcis den måde, som Newsec arbejder på i hverdagen. Brugervenlighed, fleksibilitet og tydeligt visuelt overblik er centrale elementer i løsningen.

Kontakt Blue Dock i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe dig med en lignende løsning.

Hurtigt overblik og smidig opgavehåndtering

Når der oprettes en ny opgave i Newsecs servicedesk, får den automatisk tildelt et synligt “ny”-ikon. Dette ikon giver medarbejderne mulighed for hurtigt at se, hvilke opgaver der kræver opmærksomhed. Bliver en opgave efterfølgende tildelt en ny medarbejder, vises ikonet igen, så medarbejderen straks ved, at der er kommet en opdatering eller en ny opgave, der kræver handling.

Løsningen kan desuden udvides med farvekodning af opgaver, hvilket vil gøre det lettere for medarbejdere hurtigt og visuelt at prioritere arbejdsopgaverne. Ved at tilføje denne funktion kan hasteopgaver eller specifikke typer af opgaver tydeligt fremhæves og dermed håndteres mere effektivt.

Integration med e-mail giver øget effektivitet

En central fordel ved Newsecs servicedesk er den direkte integration med e-mail. Servicedesken kan modtage mails direkte, men endnu vigtigere er det, at medarbejderne også kan besvare mails, som automatisk bliver integreret i servicedesken. Medarbejderne sparer derfor betydelig tid, da de slipper for at skifte mellem systemer og manuelt overføre informationer fra mail til servicedesk.

Multi-tasking forbedrer workflowet

Et andet vigtigt punkt er muligheden for at arbejde i flere faner samtidig. Når en medarbejder klikker på en opgave, åbnes denne automatisk i en ny fane. På den måde sikres, at medarbejderen nemt kan have gang i flere sager samtidigt uden at miste overblikket eller skulle lukke igangværende opgaver. Det skaber et smidigt workflow og hjælper medarbejderne med at bevare overblikket, selv på travle dage.

Potentiel effektivisering af processer

Med implementeringen af en ny servicedesk er der typisk mulighed for at opnå målbare forbedringer af effektiviteten i arbejdsprocesserne. En servicedesk kan eksempelvis bidrage til bedre responstider, hurtigere opgavehåndtering og højere brugertilfredshed. Effektiviseringen skyldes typisk, at arbejdsopgaverne bliver mere strukturerede, og at medarbejderne bruger mindre tid på manuel administration og rutineopgaver. Dermed får medarbejderne mere tid til at fokusere på kerneopgaverne.

Bedre data kan understøtte beslutninger

En servicedesk kan desuden levere detaljeret rapportering, der gør det muligt at overvåge performance og identificere områder med behov for ekstra opmærksomhed eller optimering. Denne dataindsigt kan være værdifuld for både medarbejdere og ledelse, da den kan understøtte datadrevne beslutninger og bidrage til løbende forbedringer af arbejdsprocesserne.

Øget medarbejdertilfredshed som mulig gevinst

Ud over effektivisering og bedre kundeservice kan implementeringen af en servicedesk potentielt have en positiv effekt på medarbejdernes trivsel. En mere struktureret tilgang til opgavehåndtering kan medføre mindre frustration og bedre overblik over igangværende opgaver og deadlines. Dette kan igen føre til øget arbejdsglæde og lavere stressniveau blandt medarbejderne.

Fremtidssikret løsning med plads til udvikling

Newsecs servicedesk er designet med fleksibilitet i tankerne. Systemet kan let tilpasses nye behov, og nye funktioner kan hurtigt implementeres. Det sikrer, at løsningen fortsat kan understøtte Newsecs digitale ambitioner mange år frem i tiden.