Kvalitetshåndbogen som medarbejderne faktisk slår op i
En kvalitetshåndbog er kun værd at have, hvis den bliver brugt. I praksis ender mange håndbøger som en pdf på et drev, hvor ingen kan finde det rigtige afsnit, og hvor ingen tør stole på, at versionen er den nyeste. Vores modul gør håndbogen til et levende opslagsværk i det Microsoft 365, jeres medarbejdere allerede arbejder i til daglig.
Modulet er bygget på SharePoint med integration til Word og resten af Office-pakken. Dokumenterne bliver liggende i de formater, I kender, men får versionsstyring, godkendelsesflow, livscyklus og søgning ovenpå. I ejer løsningen, der er ingen brugerlicenser oveni jeres Microsoft-aftale, og I kan selv videreudvikle den.
Struktur der matcher jeres processer
Håndbogen bygges op om jeres egen procesarkitektur – ikke om en generisk indholdsfortegnelse. Politikker, procedurer, instruktioner, SOP’er og skabeloner får hver sin dokumenttype med de metadata, der giver mening for netop den type.
- Skabeloner til instruktioner, SOP’er, politikker og procedurer
- Valgfri og obligatoriske metadata, så dokumenter altid kan findes igen
- Adgangsstyring på afdeling, lokation eller rolle
- Søgning der virker på tværs af hele håndbogen, fra mobil og pc
Versionering og godkendelse der kører af sig selv
Hvert dokument har en defineret livscyklus. Når et dokument skal revideres, sender systemet en påmindelse til den ansvarlige i god tid, og ændringen skal godkendes af de rette personer, før den bliver den gældende version. Tidligere versioner forsvinder ikke – de bliver liggende som dokumentation for, hvad der gjaldt hvornår.
Der er ingen tvivl om, hvilken version der er den gyldige. Medarbejderen ser altid den godkendte udgave, og revisionssporet ligger klar til auditten.
Læsekvittering og opfølgning
Når en procedure ændrer sig væsentligt, er det ikke nok at have publiceret den. Modulet kan kræve læsekvittering fra de medarbejdere, dokumentet gælder for, og give jer et overblik over, hvem der mangler.
Det samme overblik bruges ved onboarding af nye medarbejdere, hvor håndbogen fungerer som pensum frem for som opslagsværk. I kan dokumentere, hvem der har læst hvad og hvornår – uden at føre en liste ved siden af.
Sådan ser en digital kvalitetshåndbog ud i praksis
Et konkret eksempel: en produktionsvirksomhed med tre fabrikker samler alle procedurer ét sted, men lader hver fabrik se sine egne arbejdsinstruktioner. Kvalitetschefen får en månedlig oversigt over de dokumenter, der nærmer sig revision. Når en instruktion opdateres, får de berørte operatører besked og kvitterer for at have læst den.
Ved auditten trækkes revisionssporet ud på et kvarter i stedet for på to dage. Vil I se det for jer, kan I gennemgå skærmbilleder fra alle moduler.
Kvalitetshåndbog og ISO 9001
ISO 9001 punkt 7.5 stiller krav til dokumenteret information: den skal være identificeret, godkendt, tilgængelig for dem der har brug for den, beskyttet mod utilsigtet ændring og styret gennem hele sin levetid. Det er præcis den liste, modulet er bygget efter.
Standarden kræver ikke længere en kvalitetshåndbog som selvstændigt dokument, og den kræver ikke en bestemt platform. Den kræver, at I kan dokumentere styringen af jeres dokumenter. Det kan I i SharePoint.
En del af et samlet kvalitetsstyringssystem
Kvalitetshåndbogen er ét modul i vores kvalitetsstyringssystem i Microsoft 365. Den deler data med de øvrige moduler, så en afvigelse kan pege direkte på den procedure, den vedrører, og et auditfund kan føre til en revision af et dokument.
Det er den sammenhæng, der gør forskellen mellem en samling dokumenter og et kvalitetsledelsessystem.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal en kvalitetshåndbog indeholde?
ISO 9001 kræver ikke længere en kvalitetshåndbog som selvstændigt dokument, men de fleste virksomheder vælger stadig at have en. Typisk indeholder den kvalitetspolitik, procesoversigt, ansvar og beføjelser, procedurer for de styrede processer samt henvisninger til instruktioner og skabeloner. Vi hjælper med at kortlægge, hvad der giver mening hos jer.
Kan vi flytte vores eksisterende håndbog over?
Ja. Eksisterende Word-dokumenter og pdf’er importeres med indholdet i behold og får metadata og versionsstyring på. I skal ikke skrive håndbogen om for at digitalisere den.
Hvad er forskellen på en online kvalitetshåndbog og en pdf på intranettet?
En pdf er et øjebliksbillede. En online kvalitetshåndbog har versionsstyring, godkendelsesflow, revisionspåmindelser, læsekvittering, adgangsstyring og søgning – og den ligger ikke som en forældet kopi på en medarbejders skrivebord.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Selve opsætningen tager få dage, fordi kvalitetshåndbogen bygger på standardmoduler, vi har forfinet gennem mange implementeringer. Arbejdet ligger i at strukturere indholdet og blive enige om roller og revisionsfrister. En typisk implementering løber over fire til seks uger.
Læs mere om kvalitetshåndbogen
- Kvalitetshåndbog: den digitale nøgle til struktur og compliance — hvad håndbogen skal indeholde, og hvordan den holdes opdateret.
- Kvalitetshåndbog: 7 fejl du skal undgå — de faldgruber, vi oftest ser, når håndbogen skal bruges i praksis.
Se kvalitetshåndbogen i drift
Book en demo på 30 minutter, hvor vi viser modulet med rigtige dokumenter i stedet for slides. Så kan I selv vurdere, om strukturen passer til jeres processer.