Virksomheder står i dag over for et dobbelt krav: de skal både levere effektiv drift og have plads til innovation. Det kræver værktøjer, der kan klare mere end simple procesflows. Manuelle rutineopgaver har en tendens til at “fortære” medarbejdernes tid, hvilket reducerer muligheden for at tænke strategisk, udvikle nye idéer og skabe værdi for kunderne. Her kommer Copilot Agents ind i billedet – en avanceret udvidelse af Microsoft Copilot, der giver organisationer mulighed for at opbygge skræddersyede AI-oplevelser målrettet deres unikke behov.

I denne artikel gennemgår vi fem grunde til, at Copilot Agents er et gennembrud for intelligent automatisering. Vi ser på, hvordan de kan forene data, interagere med brugere, drifte supportdøgnet rundt og automatisere både simple og komplekse opgaver. Læs videre, og få et dybdegående indblik i, hvordan Copilot Agents kan omdanne jeres forretningsgange og frigøre tid til det, der virkelig skaber vækst – innovation.

Kontakt Blue Dock og hør, hvordan vi hjælper virksomheder med at bruge Copilot strategisk og kreativt, så idéudvikling og samarbejde løftes til et nyt niveau.

Hvad er Copilot Agents?

Fra generel AI-assistent til digitale specialister

Copilot Agents er en udvidelse af Microsofts Copilot, skabt via Microsoft Copilot Studio. Hvor den klassiske Copilot fungerer som en “generel assistent” i Word, Excel eller Teams, fungerer en Copilot Agent som en mere dedikeret, digital medarbejder, der kan:

1. Forstå jeres data og forretningslogik på et dybere plan.

2. Behandle brugerforespørgsler i et naturligt sprog.

3. Foretage handlinger på tværs af systemer, fx opdatere en CRM-post, sende e-mails, oprette opgaver i Teams eller starte godkendelsesflows i Power Automate.

Dermed bliver Copilot Agents en nøglebrik i intelligent automatisering – fordi de ikke er begrænset til én enkelt proces. De kan håndtere flere (ofte forgrenede) arbejdsgange, integrere data fra forskellige kilder og endda stille opfølgende spørgsmål, hvis konteksten kræver det.

Læs også vores begynderguide til SharePoint Agents.

1. Automatisér tværgående arbejdsgange

Hvorfor er tværgående automatisering afgørende?

I en typisk virksomhed er processer sjældent begrænset til ét system eller én afdeling. Tænk bare på onboarding af en ny medarbejder: HR opretter kontrakt, IT opretter brugeradgang, økonomi skal sikre korrekt lønindstilling, og afdelingslederen giver adgang til fagsystemer. For at automatisere dette “end-to-end” har man brug for en løsning, der kan trække på flere datakilder og kommunikere med flere systemer.

Hvordan Copilot Agents løser det

• Data- og systemintegration: Copilot Agents kan forbinde SharePoint, Teams, CRM, ERP og andre kilder. Hvis en ny ansat bliver oprettet i HR-systemet, kan agenten automatisk oprette en Office 365-konto, tildele relevante SharePoint-adgange og sende en “velkommen til firmaet”-besked i Teams.

• Automatisk processelogik: I stedet for at udvikle separate flows i Power Automate for hver lille delopgave, kan en agent håndtere overordnede flows og “tale” med de forskellige systemer gennem foruddefinerede API’er eller connectors.

• Dialog med brugeren: Hvis agenten fx mangler oplysninger om en medarbejders arbejdssted eller bestemte autorisationer, kan den stille et opfølgende spørgsmål i Teams-chatten, inden den eksekverer næste trin.

Konkrete eksempler

1. Onboarding: En Copilot Agent kontakter den nye ansat, sender en personaliseret intro til politikker, og spørger fx “Skal du have en bærbar eller stationær PC?” For at afgøre, hvordan IT klargør udstyr.

2. Dokumentgodkendelser: I stedet for at man sender en fil i e-mail til en leder, og manuelt tracker feedback, kan agenten styre et dokumentflow. Den sikrer, at alle relevante input samles, og at den endelige version gemmes i SharePoint som “godkendt.”

3. Kontraktadministration: Agenten håndterer automatisk generering af kontraktudkast (via en Word-skabelon i SharePoint), sender det til den ansvarlige for review, og følger op på signaturer. Skulle der være tvivl, kan den konversere med brugeren og bekræfte ændringer.

Fremtiden er tværgående: Jo flere systemer I har, desto større gevinst er der i at lade en AI-agent koordinere og binde processerne sammen. Det frigør medarbejdere fra at jonglere med mange del-flows og gentagelser.

2. Reducér manuelle fejl og sikr kvalitet

Hvorfor manuelle fejl koster dyrt

I mange virksomheder har en enkelt tastefejl eller overset regel potentiale til at skabe store konsekvenser – enten i form af tabte ordre, leveringsfejl, compliance-brud eller utilfredse kunder. Når manuelle processer præger hverdagen, er der en konstant risiko for at miste overblik eller bruge forældede data.

Copilot Agents’ rolle i kvalitetssikring

• Præcise, data-baserede beslutninger: Agenterne ser på opdaterede data i realtid. Hvis en ordre fx overskrider kreditlimit, vil agenten prompte en eskalering.

• Overholdelse af standarder: Copilot Agents kan have indkodede retningslinjer (fx fra ISO-krav, interne politikker eller lovgivning). De sikrer, at ingen opgave afsluttes, uden at alle nødvendige tjek er gennemført.

• Kontinuerlig læring: Opstår der en fejl i en procedure, og den bliver rettet i jeres systemer, kan agenten indarbejde denne læring i sine fremtidige flows. Dermed minimeres risikoen for gentagne fejl.

Eksempel: Compliance i dokumenterede brancher

I brancher som pharma, fødevarer eller finans kan compliance være altafgørende for at undgå bøder eller tab af tillid. Har man en Copilot Agent, der håndterer “frigivelse af produkter,” kan denne kontrollere, at alle laboratorierapporter er i orden, at signaturer er til stede, og at kvalitetsprocedurer er fulgt, inden produktet frigives. Agenten stopper flowet ved mangler og underretter den ansvarlige. Det mindsker manuelle oversights og højne kvaliteten.

3. Skab skalerbar support med Copilot Agents

Udfordringen ved support 24/7

Uanset om det er IT-support internt eller kundeservice eksternt, er forventningen i stigende grad, at svar kan gives døgnet rundt. Men konstant bemanding er dyrt. Automatiserede chatbots eksisterer, men har typisk begrænset funktion, da de kun kan håndtere prædefinerede spørgsmål.

Copilot Agents: Mere end en chatbot

• Naturlig sprogforståelse: Copilot Agents kan føre samtaler, forstå komplekse forespørgsler, og bruge virksomhedens data (manualer, produktkataloger, tidligere sager) til at give målrettede svar.

• Skalerbar kapacitet: De kan håndtere 10 eller 10.000 brugere parallelt uden at gå på kompromis med svartiden.

• Eskalation ved komplekse sager: Hvis en kunde spørger noget meget specifikt, kan agenten videresende sagen til en menneskelig kollega og give dem en “summary” af kundens forespørgsel, så ingen tid bruges på gentagelse.

Eksempel: IT-helpdesk

En intern Copilot Agent i IT kan besvare spørgsmål som “Hvordan nulstiller jeg min Office 365-adgangskode?” eller “Hvordan opsætter jeg VPN-forbindelse?” Den kan give præcise step-by-step-instruktioner, tjekke om brugeren allerede har fået tilsendt en PDF-vejledning, eller oprette en ticket i ITSM-systemet, hvis det kræver menneskelig intervention. Resultatet er færre mails i helpdesk-indbakken og hurtigere svartider til gavn for produktiviteten i hele virksomheden.

4. Tilpas til din organisations behov

Hvorfor standardløsninger ikke altid er nok

Standardiserede AI- eller automatiseringsløsninger er ofte for generelle eller alt for låste i deres use cases. Hver virksomhed har unikke processer, kultur, datastrukturer og sprog. Hvis man forsøger at indføre en generisk chatbot, ender man ofte med misforståelser og utilstrækkelige svar.

Copilot Agents: En skræddersyet approach

• Træning i jeres forretningssprog: Har I en bestemt fagsprog, interne forkortelser eller avancerede tekniske termer? Copilot Agents kan “læres op” ved at få adgang til jeres manualer, dokumenter og wikis, så de forstår netop jeres terminologi.

• Forskellige roller: Virksomheden kan have en HR-agent, en IT-agent, en salgsagent osv. Hver agent har adgang til netop de dokumenter og data, der passer til sin rolle, og præsenterer output i en “tone of voice,” der afspejler afdelingens behov.

• Integration med forretningssystemer: Agents kan koble sig på CRM-systemer (f.eks. Microsoft Dynamics 365), ERP-løsninger, tredjeparts-API’er osv. for at hente og opdatere data. Man kan eksempelvis lade en agent generere en skræddersyet rapport i Excel og sende den til en leder.

Eksempel: Én platform for HR, IT, salg og kundeservice

Et større servicefirma beslutter at have fire specialiserede Copilot Agents:

1. HR-agent: Omsætter regler i personalehåndbogen til selvbetjening.

2. IT-agent: Håndterer helpdesk, password resets, systemfejl.

3. Salgs-agent: Hjælper med oprettelse af tilbud, vedligeholder pipeline-status i CRM.

4. Kundeservice-agent: Besvarer FAQ, hjælper kunder med opsætning og eskalerer ved klager.

Alle fire agenter er bygget i Copilot Studio, men har unikke datasæt, retningslinjer og konfiguration. De kører parallelt og rapporterer til henholdsvis HR-chefen, IT-lederen, salgsdirektøren og kundeservicechefen. Samtidig kan de samarbejde, hvis en forespørgsel fx kræver IT-faglighed og salgsindsigt.

5. Frigør tid og skab rum til innovation

Hvorfor frigjort tid er afgørende

Mange medarbejdere bruger en betragtelig del af deres dag på gentagne og driftsrelaterede opgaver. Det gælder alt fra at kopiere data mellem systemer, svare på de samme HR-spørgsmål om feriepolitik, over manuelt at opdatere en statusrapport etc. Denne tid kunne i stedet anvendes på at:

• Udvikle nye produkter

• Kreativt løse problemer

• Opdyrke kunderelationer

• Forbedre interne processer

Copilot Agents: Skab rum til strategisk værdi

• Fjern rutineopgaver: Ved at lade Copilot Agents håndtere 80 % af de trivielle interaktioner (fx “Hvad er vores procedure for X?” eller “Kan du generere en weekly status?”) får medarbejderne ro til at gå i dybden med opgaver, der kræver menneskelig dømmekraft.

• Styrk innovationskulturen: Når medarbejdere føler, at de “drukner i drift,” bliver der sjældent overskud til at eksperimentere med nye ideer eller tage kursus i nye teknologier. Ved at AI-frigøre noget af den tid, får I en kultur, hvor innovation sker mere naturligt.

• Integrer viden: AI’en kan i nogle tilfælde bringe ny viden frem i lyset, hvilket i sig selv skaber grundlag for kreativitet. Fx ved at søge sammenhæng på tværs af data i CRM og leverandørsystemer for at finde en hidtil overset optimering.

Eksempel: Et produktudviklingsteam i en hardwarevirksomhed får ofte driftsopgaver som opdatering af BOM-lister, statusrapporter, udarbejdelse af compliance-dokumentation. Ved at overlade en stor del af disse til en Copilot Agent, der “ved,” hvad der skal med i rapporterne, hvornår og hvorfor, kan teamet i stedet fokusere på at designe næste generation af produktet. Det giver en klar stigning i innovationsoutput ifølge ledelsen.

Copilot Agents som strategisk værktøj

De fem grunde, vi har gennemgået, viser, hvordan Copilot Agents kan forene effektiv drift og innovation. Men det er vigtigt at se dem som mere end blot en teknisk løsning:

1. Skalérbare løsninger: Du kan begynde småt (en agent til HR), og siden rulle ud til salgs-, IT- og kundeserviceområdet.

2. Fremmer datadreven udvikling: AI’en “ser” jeres data i realtid og kan foreslå nye optimeringer, påpege mønstre eller give forslag til nye produkter.

3. Hurtig tilpasning: Markedet skifter, kunderne ændrer adfærd – Copilot Agents kan tilpasses nye krav uden at skulle omstrukturere hele organisationen.

4. Forankrer Microsoft 365-investeringen: Jo mere I bruger Copilot Agents, desto mere værdi får I ud af eksisterende SharePoint, Teams, Azure, CRM mv.

5. Kulturændring: Med AI i ryggen lærer medarbejdere at tænke anderledes om automatisering og dataindsigt, hvilket kan skabe en mere innovationsparat arbejdskultur.

Eksempler på reel innovation med Copilot Agents

HR: 24/7 selvbetjening

• Onboarding: En Copilot Agent sender introduktionsmateriale og tjeklister automatisk til nye medarbejdere, booker dem i e-læringsmoduler og følger op på, om de har modtaget uniform, adgangskort osv.

• Formidlingsopgaver: Medarbejdere kan spørge “Hvordan anmoder jeg om barsel?” og AI’en giver præcise steps baseret på virksomhedens HR-politik. Den kan selv generere den relevante blanket i Word, som underskrives digitalt.

IT-support: Hurtigere hjælp, mindre ticket-kø

• Office 365-assistance: “Hvordan nulstiller jeg min Word-skabelon?” Copilot Agenten svarer i Teams, linker til en guidet walkthrough eller gennemfører nogle handlinger for brugeren, hvis rettighederne er der.

• Proaktiv varsling: Hvis agenten detekterer, at mange rapporterer mailproblemer, kan den automatisk tjekke Exchange-status og orientere IT om et eventuelt driftproblem.

Kundeservice: Persontilpasset hjælp

• Produktrådgivning: Kunden beskriver problem X. Agenten søger i produktmanualer, viser potentielle løsninger og har data fra CRM om kundens tidligere køb. Den kan foreslå reparation eller erstatning, alt efter garanti og historik.

• Eskaleringslogik: Hvis kunden skriver om et alvorligt problem med en leverance, kan agenten eskalere til en menneskelig “Level 2 supporter” og samtidig forsyne dem med en opsummering af kundens sag.

Sådan kommer du i gang

Selvom Copilot Agents er avancerede, behøver implementeringen ikke at være uoverskuelig. Her er nogle trin for en vellykket start:

1. Identificér pain points: Hvilke rutineopgaver stjæler mest tid? Hvor er medarbejderne mest pressede? Lav en top-3 liste over processer, I vil prøve at automatisere.

2. Vurder data og systemer: Hvilke systemer skal agenten kunne tilgå (CRM, SharePoint, ERP, supportplatform)? Hvor ligger jeres vigtigste dokumenter og retningslinjer?

3. Definér agent-roller: Overvej, om I vil have én generel agent eller flere specialiserede. Hvem skal godkende design og konfiguration?

4. Opsætning i Copilot Studio: Design agentens “kendskab” til data, definer dens retningslinjer (fx eskaleringspolitik), og giv den adgang til de nødvendige API’er eller connectors.

5. Træn og test: Lad udvalgte medarbejdere prøve at interagere med agenten. Brug feedback til at justere dens svar, flows og brugervenlighed.

6. Rul ud og optimer: Start i en lille “pilotafdeling.” Når I er tilfredse med resultaterne, kan I udvide med flere agenter eller flere funktionsområder.

Vil du effektivisere din forretning med intelligente automatiseringer?

Copilot Agents er mere end blot en futuristisk idé. Det er en gamechanger for virksomheder, der ønsker at automatisere komplekse, dataintensive og brugerinteraktive processer på en skalerbar og intelligent måde. Fra onboarding og dokumentgodkendelser til drift, support og udvikling – mulighederne er omfattende.

Hos Blue Dock hjælper vi din virksomhed med at:

• Kortlægge de rigtige use cases: Hvor får I mest ud af at starte, og hvilke gevinster kan I forvente?

• Opsætte og tilpasse Copilot Agents i Microsoft Copilot Studio.

• Dataintegration: Sikre, at agenten har adgang til den information, den skal bruge – uden at kompromittere sikkerhed og compliance.

• Træne medarbejdere og forankre AI-løsningen i den daglige drift, så jeres team får fuldt udbytte.

• Løbende monitorering og forbedring: Ingen AI-løsning er perfekt fra første dag. Vi hjælper med at finjustere og udvide agentens funktionalitet over tid.

Få både driftseffektivitet og innovationskraft

Med Copilot Agents slipper I for at skulle vælge mellem at være en strømlinet og effektiv organisation eller en innovativ og udviklingsorienteret virksomhed. AI-teknologi og intelligent automatisering gør det muligt at:

• Frigøre medarbejdere fra en stor mængde administrativ rutine.

• Minimere fejl og forudse problemer, fordi agenten løbende checker data og overholder regler.

• Løfte kvalitet i kundeservice, IT-support, HR eller projektstyring, da AI’en altid anvender den nyeste information.

• Skabe tid og overskud til at tænke nyt og sætte strategiske initiativer i gang – i stedet for at “slukke brande” i hverdagens drift.

Tag det første skridt nu

Kontakt Blue Dock og lad os sammen se på, hvor Copilot Agents vil gøre den største forskel i netop din virksomhed. Måske er det i HR’s onboarding flows, i IT’s supportprocesser, i kundeservice eller i jeres salgs- og marketingopgaver. Uanset hvad, er vores erfaring, at intelligent automatisering gennem Copilot Agents kan sætte turbo på både drift og innovation – til gavn for medarbejdere, kunder og jeres bundlinje.