I en hverdag, hvor organisationer håndterer stadigt større mængder digitalt indhold, er det essentielt at have effektive værktøjer til at administrere og finde de rette informationer hurtigt. Microsoft SharePoint har i årevis været en populær platform til at organisere og dele viden. Nu er det blevet muligt at udnytte kunstig intelligens til at gøre arbejdet endnu lettere: SharePoint agents kan hjælpe med at svare på spørgsmål, søge i dokumenter og hente relevante oplysninger på tværs af de websteder og dokumentbiblioteker, brugerne har adgang til.

Læs vores artikel om medarbejderhåndbøger på SharePoint.

Hvad er SharePoint agents?

SharePoint agents fungerer som AI-assistenter, der er indbygget i selve SharePoint. De har til formål at gøre det hurtigere og enklere at finde den rigtige viden og få overblik over indholdet. Hvert SharePoint-websted har automatisk en standardagent, som dækker indholdet på selve webstedet. Hvis man har redigeringstilladelser, kan man oprette egne agents med fokus på bestemte områder eller projekter, så de passer perfekt til de arbejdsprocesser, der er behov for i organisationen.

Fordele ved at anvende SharePoint agents

Hurtigere informationssøgning

Man sparer tid på manuel søgning i dokumenter, fordi en agent kan trække oplysninger direkte fra relevante kilder.

Skræddersyede løsninger

Det er muligt at definere, hvilke specifikke websteder og bibliotek typer en agent skal hente information fra. Dermed kan den tilpasses til alt fra afdelingsspecifikke projekter til virksomhedsprocedurer.

Bedre samarbejde

Agents kan deles med kolleger – blandt andet gennem Microsoft Teams – så flere kan drage nytte af ensartet og opdateret information.

Sikkerhed og tilladelser

De overholder eksisterende SharePoint-politikker og -tilladelser. Det betyder, at adgangsrestriktioner fortsat respekteres, og at personer kun får vist det, de er autoriseret til at se.

Forudsætninger for at komme i gang

Før du kaster dig ud i at oprette SharePoint agents , bør du sikre følgende:

Få Microsoft 365 Copilot licens, så du kan bruge SharePoint agents

For at kunne oprette og bruge SharePoint agents skal du have en Copilot-licens. Fra januar 2025 er det også muligt at bruge dem gennem en Pay-As-You-Go-løsning, hvis man ikke har denne licens.

Redigeringstilladelser på SharePoint-webstedet

Du skal have lov til at redigere webstedet for at kunne tilpasse og vedligeholde en agent.

Trin-for-trin: Sådan opretter du en SharePoint agents

1. Gå til SharePoint-webstedet
   Log ind på det websted, hvor du vil have din agent til at fungere.

2. Start oprettelsen af agents
   Du kan oprette en agent på flere måder:

   • Klik på Ny øverst på webstedet og vælg Agent.
   • Gå ind i et dokumentbibliotek, og vælg Opret en agent i kommandolinjen.
   • Højreklik på en eller flere filer, og vælg Opret en agent i genvejsmenuen.
   • Åbn agentchat-ruden (Copilot-ikonet), klik på rullepilen ved den aktuelle agent, og vælg Opret en agent.

3. Navngiv og beskriv agenten
   Giv den et meningsfuldt navn og tilføj en beskrivelse, der forklarer, hvad formålet med agents er.

4. Vælg videns kilder
   Angiv de websteder, sider og filer, som den skal lede efter svar i. Der kan inkluderes op til 20 kilder pr. agent. Kilder behøver ikke være fra det samme websted, så længe brugerne har adgang til dem.

5. Tilpas dens adfærd

   • Velkomstbesked: Bestem, hvad der skal stå, når brugerne første gang møder den.
   • Startprompter: Opsæt et par spørgsmål eller søgninger som eksempler til brugerne.
   • Instruktioner: Hvis du vil styre en agent’s svar, kan du inkludere retningslinjer, som den skal følge.
   • Testpanel: Prøv at skrive nogle typiske spørgsmål for at sikre, at dens svar stemmer overens med forventningerne.

6. Gem og publicer
   Efter tilpasningen gemmer og udgiver du den, så den bliver synlig for dig selv og andre med adgang til webstedet.

Deling og administration af SharePoint agents

Deling af SharePoint agents

Hvis andre i organisationen skal bruge din agent, kan du dele den:

1. Find din agent i biblioteket (det er en .agent-fil).
2. Klik på de tre prikker (ellipsis-menuen) ved filen, og vælg Del.
3. Kopiér linket, og send det til de personer, der skal have adgang.

OBS: En standardagent, som følger med webstedet, kan ikke deles. Kun agents du selv har oprettet, kan deles.

Administration for webstedsejere

Som ejer af webstedet har du yderligere muligheder:

• Godkendelse: Agenter oprettet af andre kan godkendes, så de bliver tilgængelige for alle brugere på webstedet.
• Angiv standardagent: Hvis en godkendt agent skal være den primære, der møder brugerne, kan den sættes som standard.
• Sletning: Du kan slette en agent, der ikke længere er nødvendig. Find .agent-filen, klik på ellipsen, og vælg Slet.

Få mest muligt ud af SharePoint agents

1. Hold videnskilder opdaterede
   Sørg for, at links og dokumenter, den skal henvise til, bliver vedligeholdt, så brugerne altid får aktuelle svar.

2. Træn brugerne
   Giv dine kolleger en kort introduktion til, hvordan de kan bruge jeres agents mest effektivt. Jo bedre de kender funktionerne, desto mere vil de benytte dem.

3. Evaluer og justér løbende
   Følg med i, hvor godt en agent svarer på de spørgsmål, der stilles. Tilpas konfigurationen, hvis brugerne oplever, at noget mangler eller er misvisende.

4. Skab overblik med klare navne
   Undgå forvirring ved at give hver agent et tydeligt navn, så det fremgår, hvilket projekt eller team den tilhører.

5. Respektér interne retningslinjer
   SharePoint agents overholder automatisk SharePoints sikkerhedsindstillinger, men det er stadig vigtigt at sikre, at kun relevante personer kan se bestemte filer og informationer.

Opsummering

SharePoint agents åbner døren til en mere effektiv og intelligent måde at interagere med organisationens viden på. Ved at udnytte de indbyggede AI-funktioner kan man både spare tid og sikre, at alle har nem adgang til opdaterede oplysninger. Ved at følge de beskrevne trin og bedste praksis kan enhver med redigeringstilladelser oprette og vedligeholde agents, der passer perfekt til de unikke behov i teamet eller virksomheden.

Når først den er oprettet og delt, kan kollegerne stille spørgsmål direkte i SharePoint (eller fx via Teams) og få præcise svar baseret på det indhold, de i forvejen har adgang til. Denne kombination af kunstig intelligens og eksisterende SharePoint-funktioner gør det lettere end nogensinde før at holde overblikket i en stadig mere kompleks informationsverden.