Effektivt samarbejde er en afgørende forudsætning for succes i enhver moderne virksomhed. I takt med at informationer, opgaver og dokumenter spredes på tværs af teams, platforme og afdelinger, kan det være vanskeligt at bevare overblikket og fastholde fremdriften. En medarbejder i Salg har brug for data fra Marketing, udviklingsafdelingen leder efter tidligere projektbeskrivelser i R&D’s SharePoint-biblioteker, mens ledelsen ønsker realtidsstatus på tværgående projekter. Hvis ikke disse informationer er let at finde og forholde sig til, mister man dyrebar tid og går glip af værdifulde synergier.

Copilot i SharePoint er Microsofts AI-assistent, der med dyb integration i SharePoint Online tilbyder en løsning på dette informationskaos. Ved at forsyne brugerne med intelligente opsummeringer, kontekstbaserede forslag og søgninger samt en mere struktureret tilgang til dokumentdeling, kan Copilot i SharePoint sætte skub i samarbejdet – selv i komplekse organisationer, hvor mange afdelinger og funktioner er involveret. Det handler ikke kun om effektivitet, men også om innovation og bedre beslutninger, når medarbejdere har den rigtige information lige ved hånden.

I denne artikel ser vi på fem centrale måder, hvorpå Copilot i SharePoint kan styrke samarbejdet i din organisation. Samtidig dykker vi ned i, hvordan Copilot fungerer, hvorfor den er relevant, og hvordan den kan integreres i det daglige arbejde sammen med Microsoft 365.

Vil du opleve, hvordan Copilot i SharePoint kan styrke jeres samarbejde i praksis?
Kontakt Blue Dock i dag – vi hjælper jer hele vejen fra plan til implementering, så I får en skræddersyet løsning.

Hvad er Copilot i SharePoint?

AI-assistent i Microsoft 365-økosystemet

Copilot i SharePoint er en udvidelse af Microsofts Copilot-koncept, hvor en AI-assistent integrerer sig direkte i SharePoint Online – som mange virksomheder allerede bruger til intranet, dokumenthåndtering og samarbejde. Formålet er at assistere brugerne i at finde, forstå og skabe indhold hurtigere og mere kontekstuelt ved at bruge jeres virksomheds eksisterende dokumenter, data og metadata.

I stedet for at brugeren manuelt skal søge i dusinvis af mapper eller huske filnavne, kan Copilot i SharePoint forstå en forespørgsel i naturligt sprog og stille opfølgende spørgsmål eller give intelligente forslag til, hvor man finder den nyeste version af et dokument, et beslægtet projekt eller en relevant kontaktperson i organisationen.

Læs også vores artikel om 3 gode råd til, hvordan Copilot Agents kan skabe innovation i din virksomhed. 

Hvorfor Copilot i SharePoint?

• Kontekstbaseret: I stedet for at køre generelle søgninger i en traditionel søgemaskine, kan Copilot i SharePoint forstå, at du eksempelvis er ved at skrive et projektoplæg og foreslå relateret indhold.

• Dybt integreret: Fordi den er en del af Microsoft 365-økosystemet, kan Copilot trække på Teams-chat, Outlook, OneDrive, SharePoint-lister med mere. Det muliggør en tværgående tilgang, som hjælper medarbejdere, uanset hvilken applikation de bruger.

• Fremtidssikret: Microsoft investerer massivt i AI, og Copilot i SharePoint er kun starten. Virksomheder, der adopterer teknologien tidligt, får en stor fordel, når nye funktioner og opdateringer løbende rulles ud.

Hvad betyder dette for samarbejdet? Kort fortalt: større gennemsigtighed, færre spildte arbejdstimer med at lede efter dokumenter og mere produktive teams, der kan fokusere på at levere resultater frem for at håndtere fragmenterede data. Her er de fem vigtigste måder, hvorpå Copilot i SharePoint løfter samarbejdet.

1. Skab fælles forståelse med intelligente opsummeringer

Samarbejde kræver et fælles udgangspunkt

Et stort projekt involverer ofte mange dokumenter: mødenoter, kravspecifikationer, kundekrav, designfiler, rapporter fra tidligere projekter, interne mails og chatbeskeder i Teams. Som projektet skrider frem, bliver mængden af information stor. Det kan være svært at få en ny deltager i projektet op i gear, eller at informere topledelsen på en koncis måde, fordi man skal udtrække de vigtigste pointer fra bunken af filer.

Copilot i SharePoint: Hurtige opsummeringer

Ved hjælp af AI kan Copilot i SharePoint automatisere denne udfordrende opgave:

1. Opsummere mødenoter: Har I holdt ugentlige møder, hvor referater ligger i SharePoint-biblioteker, kan Copilot scanne dem og generere en kort oversigt over de centrale beslutninger, åbne opgaver og tidsfrister.

2. Uddrage konklusioner fra store rapporter: Hvis en rapport på 50 sider beskriver en markedsanalyse, kan Copilot på få sekunder fremhæve de nøglepunkter, som teamet bør kende.

3. Skabe kontekst for nye deltagere: Har en medarbejder netop sluttet sig til projektgruppen, kan de bede Copilot “Fortæl mig, hvad dette projekt handler om, og hvad der er besluttet indtil nu.” Den slags overblik er guld værd i en dynamisk hverdag.

Hvorfor fremmer det samarbejdet?

• Bedre onboardning: Nye eller eksterne medarbejdere spilder ikke tid på at læse 100 dokumenter – de får en intelligent sammenfatning.

• Hurtigere møder: Ved at starte en workshop med en fælles AI-genereret opsummering, sparer man 15–30 minutter i at genopfriske, hvor man slap sidst.

• Mindsker misforståelser: Ved at have et “AI-review” af vigtige informationer sikrer man, at alt væsentligt bliver fremhævet – ikke kun hvad referent eller teamleder finder relevant.

Eksempel: Tænk på en marketingkampagne, der har kørt i to måneder, med ugentlige statusmøder og flere underprojekter. Halvvejs igennem projektet tilføjes to nye kolleger, der skal hjælpe med design og SoMe. Copilot i SharePoint genererer en en-sides opsummering af alle hidtidige mødereferater, kampagnemål og fremdrift. De nye medarbejdere får et solidt overblik på få minutter og er klar til at bidrage.

2. Foreslå det relevante indhold, når det er nødvendigt

Udfordringen ved store arkiver

SharePoint er ofte en skattekiste af viden. Men i mange virksomheder vokser mængden af dokumenter, mapper, lister og websider til tusindvis af filer, spredt over forskellige sites. Det medfører en informationssilo, hvor man sjældent genbruger gamle projekter, selv om de var nok så relevante for den nuværende opgave.

Hvordan Copilot løser det

• Kontekstsøgning: Copilot i SharePoint kan vurdere, hvad du er i gang med lige nu – fx hvis du skriver en projektplan – og foreslå beslægtede projektplaner eller best practice-dokumenter.

• Relaterede emner: Hvis du arbejder i en Teams-kanal om “Produktinnovation,” kan Copilot foreslå filer, lister eller diskussioner i SharePoint, som indeholder ordet “Produktinnovation,” men som du måske ikke vidste eksisterede.

• Aktiv feedback: Når du modtager forslag fra Copilot, kan du bekræfte eller afvise relevansen, hvilket gør AI’en klogere over tid.

Styrket samarbejde

• Mindre dobbeltarbejde: Det sparer teamet for at opfinde “den dybe tallerken” igen, fordi man ser, at en lignende problemstilling blev løst i et tidligere projekt.

• Inspiration: Ofte booster brugerne deres idéudvikling ved at opdage dokumenter, de ikke selv ville have fundet via normal søgning.

• Ensartethed: Når Copilot foreslår standarder, skabeloner eller politikker, sikres det, at teamet bygger videre på virksomhedens godkendte materialer, frem for selv at finde på en ny struktur.

Eksempel: IT-afdelingen starter et projekt om at re-designe intranettet, men har intet kendskab til, at marketingafdelingen for to år siden kørte et intranet-relateret initiativ, der opsummerede brugernes klager over eksisterende navigation. Copilot i SharePoint opfanger, at IT-projektet handler om “intranetre” og “navigation,” og foreslår marketingafdelingens dokument, “Rapport over intranet-brugerundersøgelse 2021.” Nu sparer IT-folkene tid og får en bedre start på designet ved at forstå brugernes smertepunkter på forhånd.

3. Gør tværgående samarbejde lettere

Når samarbejde krydser afdelinger og siloer

I en moderne virksomhed er det sjældent, at afdelinger arbejder isoleret. Projekter har ofte deltagere fra salg, marketing, produktion, IT og måske eksterne leverandører. Men med forskellige systemer, ad hoc-fildelinger og e-mail-tråde kan arbejdet blive rodet, og ingen har overblikket. Tværgående innovation og fælles leverancer risikerer at gå i stå, fordi vidensflowet halter.

Copilot i SharePoint: Det tværgående bindeled

• Naviger på tværs: Copilot kombinerer Teams, SharePoint og eventuelt e-mails i Outlook for at “forstå” de projekter, der kører, og hvilke data de bruger.

• Saml pointer: I større projekter vil AI’en kunne genere en opsummering af, hvad marketing siger i én Teams-kanal og hvad R&D siger i en anden. Den kan fremhæve uoverensstemmelser eller overlappende diskussioner.

• Kontaktforslag: Hvis du sidder i en “Projekt S” SharePoint-side, kan Copilot foreslå, at “Johanne fra R&D” tidligere har bidraget om emnet “Kundesegment B” og linke til en rapport i marketing. Med AI understøttes netværksdannelse internt.

Gevinster ved tværgående indsats

• Færre siloer: Opstår der behov for viden fra en helt anden afdeling, hjælper Copilot med at pege på de rigtige dokumenter og mennesker uden, at man kender dem i forvejen.

• Bedre udnyttelse af ressourcer: Det bliver tydeligere, hvor folk har bidraget før, og hvilken ekspertise der findes i organisationen.

• Mindre koordineringskaos: Ledere og projektansvarlige får opsummeret, hvad der sker i parallelle spor, og kan træffe rettidige koordinerende beslutninger.

Eksempel: En virksomhed beslutter at optimere sin kunderejse. Projektet består af en blandet gruppe fra Salg, Marketing, IT og Kundeservice. Efter nogle uger har man en masse Teams-tråde, rapporter og en SharePoint-projektplads. Copilot giver projektlederen et oversigtsskema over opgaver og noter fra forskellige afdelinger, foreslår at inddrage en “kundefeedback-liste” i SharePoint, IT’s systemdiagrammer samt marketingens personas-dokument. Dette gør det langt nemmere at sammensætte en samlet plan.

4. Understøt kvalitet i fælles leverancer

Kvalitet er afgørende i samarbejdsprojekter

Når flere personer arbejder i samme dokument, plan eller løsning, kan kvaliteten ende med at lide under forskellige skrivestile, standarder og formater. Hvis det er en kundekontrakt eller et eksternt pitchdokument, kan en ringe sammenhæng skabe et uprofessionelt indtryk. Internt kan dårlig kvalitet i leverancer føre til misforståelser eller forsinkelser.

Copilot i SharePoint: Guide til struktur og sprog

• Anvendelse af skabeloner: AI’en kan foreslå brugen af bestemte skabeloner fra SharePoint, så hver ny leverance følger samme layout, brand og formater.

• Ensartet sprog og terminologi: I en stor organisation kan “terminologiens vildnis” skabe rod. Copilot kan ud fra en “ordliste” eller brand-manual sikre, at dokumenter bruger de korrekte tekniske termer eller brandudtryk, inden de deles.

• Kontekstuelle tips: Under selve dokument-skrivningen kan AI foreslå, at “I anmoder om at tilføje en sektion om datasikkerhed,” fordi jeres standardkontrakt normalt indeholder det, men det er ikke beskrevet denne gang.

En mere professionel fælles output

• Mindre redigering: Teamet behøver ikke efterfølgende gennemgå hver sektion manuelt for at sikre samme “stemme” eller korrekte referencer.

• Struktureret leverance: Ved store projekter (f.eks. en stor kundepræsentation eller en intern strategirapport) gavner det, at AI guider mod en kapitelstruktur, man ved har fungeret før.

• Hurtigere accept: Kvalitetsafdelingen, jura eller ledelsen bruger mindre tid på at rette grammatik, brand-inkonsistenser eller forglemmelser. Leverancer godkendes hurtigere.

Eksempel: En offshore-projektgruppe, hvor medarbejdere fra både Tyskland, Danmark og USA skal skrive en 50-siders tilbudsrapport til en potentiel kunde. De taler og skriver engelsk på forskellige niveauer. Copilot i SharePoint kan løbende rette sprog, ensarte tekniske begreber og sikre, at man følger det brandlayout, som firmaets marketingafdeling har defineret for ekstern kommunikation. Slutresultatet fremstår professionelt, og man sparer dage med manuel korrekturlæsning.

5. Reducér informationsstøj og styrk fokus

Informationsstøj: En moderne udfordring

Medarbejdere “drukner” ofte i mails, dokumenter, chats og opgavestyring. Hver gang et projekt åbner en ny Teams-kanal, stiger antallet af notifikationer. Samtidig oprettes endnu et SharePoint-site, som man skal navigere i. Resultatet kan være stress og forvirring: “Hvilken version af filen er den nyeste?”, “Hvor diskuterede vi sidst deadlines?” og “Har vi fulgt op på kundens feedback?”

Copilot i SharePoint: Filtrering og opsummering

• Summarize “støj”: Copilot kan lave et overblik over de seneste diskussioner, to-dos og filer, som reelt vedrører din opgave. I stedet for at læse 50 beskeder i Teams, får du et AI-forslag om, hvad essensen er.

• Pege på nyeste version: Hvor man i en traditionel mappe let overser, at filen “ProjectPlan_v3_final2.docx” reelt er erstattet af “ProjectPlan_2023-05-16.docx,” sørger AI’en for at linke dig til den aktuel nyeste fil.

• Automatisk re-læring: Hvis Copilot ser, at du ofte spørger til “marketingpræsentationen,” men marketing netop har opdateret en version, vil den automatisk give dig heads-up om, at “en nyere version kan være mere relevant.”

Øget ro og skarphed

• Mindre tid på at lede: Du bruger tiden på at handle, tage beslutninger eller skabe nyt, frem for “at finde den rigtige fil.”

• Mindre risiko for fejl: Ingen kommer ved en fejl til at arbejde i en forældet version af et dokument.

• Bedre trivsel: Når man nemt finder alt, føles projektarbejde mindre stressende, og man bevarer fokus på kerneopgaver.

Eksempel: Et marketingteam har ugentlige sprint-møder, hvor opgaver noteres i Planner, men kolleger chatter også i Teams om ændrede deadlines, og en kundeansvarlig sender en e-mail med en opdateret version af en kampagneplan. Copilot i SharePoint kan give en “mini-dagsorden” for næste sprintmøde: “I har to åbne tasks i Planner, en ny kampagneplan fra e-mail og en opdateret designfil i SharePoint. Vil du se de seneste ændringer?” Det frigør medarbejderne fra at huske alle tråde selv.

Et stærkere samarbejde starter med bedre værktøjer

Copilot i SharePoint er mere end blot en ny funktion i Microsoft 365. Det er et paradigmeskift i, hvordan teams kan udnytte virksomhedens eksisterende data og dokumenter. Ved at integrere AI direkte i den platform, hvor mange allerede arbejder, bliver samarbejde mere:

• Intelligent: AI forstår konteksten og kommer med skræddersyede forslag.

• Målrettet: Brugerne får netop den information, de skal bruge, når de skal bruge den.

• Effektivt: Dokumentopdateringer, versioner, sammenhængende best practices – alt er let at finde.

Hvordan kommer man i gang?

1. Klargør jeres SharePoint-miljø: Sørg for, at dokumenter og mapper er nogenlunde struktureret, og at I har en governance-plan for, hvilke data AI må tilgå.

2. Konfigurer Copilot: Definér, hvilke sites, teams og kanaler Copilot skal “se,” og hvordan den må interagere med brugere.

3. Brugerkultur: Introducer kolleger til, hvordan AI’en kan hjælpe med at opsummere, linke og generere indhold. Lav pilotprojekter, fx i en enkelt afdeling, og justér konfigurationen baseret på feedback.

4. Mål effekten: Tjek, om søgetid og versioneringsfejl falder, om tværgående projekter opnår bedre resultater, og om der er større tilfredshed med “information availability.”

Eksempler på virkelige gevinster

Case: Global logistikvirksomhed

En global logistikvirksomhed med mange afdelinger arbejder konstant på at forbedre leveringskæder. SharePoint er deres primære intranet, men materialet er spredt over 70+ sites, og medarbejdere klager over, at det er svært at finde best practice-dokumenter. Efter implementering af Copilot i SharePoint:

• 70 % kortere tid på at finde korrekte retningslinjer for fx toldregler.

• Mindre “genopfindelse”: F.eks. opdagede en tysk afdeling en britisk fil, der beskrev en innovativ ruteoptimering – og fik stor succes med at tilpasse den i Tyskland.

• Bedre onboarding: Nye medarbejdere spørger Copilot om processer og får koncise svar, i stedet for at bombardere kolleger med mails.

Case: Digital konsulentvirksomhed

En digital konsulentvirksomhed, der sælger projekter på tværs af marketing, IT og dataanalyse, havde en udfordring i at koordinere teams, der ofte var spredt på forskellige lokationer. De havde Teams og SharePoint, men medarbejderne brugte meget tid på at navigere i filmapper og chatter. Ved at aktivere Copilot i SharePoint:

• Forbedret indsigt: Projektlederen kunne hurtigt få en “overnight” opsummering af hvad, der var sket i diverse diskussioner i løbet af dagen, selv om hun var ude at møde en kunde.

• Enklere “lessons learned”: Når man skulle skrive en “lessons learned-rapport,” kunne AI foreslå punkter fra andre lignende projekter, der lå i SharePoint, men som teamet ikke kendte.

• Øget medarbejderglæde: Oplevelsen af “vi har en AI-partner” gav folk en følelse af, at trivielt opsporingsarbejde blev mindsket, og at de kunne fokusere på relationsopbygning og kreativ problemløsning.

Integration med resten af Microsoft 365

Copilot i SharePoint er ikke en isoleret del af Microsoft 365, men kan samarbejde med:

• Teams: Chat-, møde- og samarbejdsgrænseflade, hvor Copilot kan foreslå at linke en relevant SharePoint-fil, hvis et team diskuterer et bestemt emne.

• Outlook: Hvis en mailtråd i Outlook berører en bestemt SharePoint-liste eller fil, kan Copilot foreslå at dele linket med modtagerne eller opsummere mailkorrespondancen og gemme den i et SharePoint-bibliotek.

• OneDrive: Personlige filer, som Copilot kan referere til, hvis brugeren ønsker at transformere dem til et teamdokument i SharePoint.

• Power BI: Man kan i fremtiden forestille sig, at Copilot opsummerer data fra Power BI og linker direkte til bagvedliggende dokumenter i SharePoint.

• Power Apps og Power Automate: Gennem “Digitale assistenter” kan man automatisere flows, fx “Hvis Copilot registrerer, at en fil mangler en godkendelse, start et godkendelsesflow i Power Automate.”

Fremtiden for AI og samarbejde

Efterhånden som AI-teknologien modnes, vil Copilot i SharePoint blive en del af en bredere bevægelse mod:

1. Proaktiv AI: I stedet for at vente på brugerens spørgsmål vil AI observere mønstre. Fx “Du har før flettet kontrakter og marketingmateriale sammen – vil du gøre det igen for dette nye projekt?”

2. Forudsigelse: AI kan advare om potentielle flaskehalse, hvis man ser, at et bestemt team er overbelastet, eller at en projektdeadline nærmer sig uden opdateringer i SharePoint.

3. Dokumentgenerering på steroider: I stedet for blot at foreslå en best practice, kan AI generere en ny procedure komplet med tabeller, grafik og eksempler, baseret på organisationens brandmanual og tidligere dokumenter.

4. Nemmere governance: For store virksomheder bliver governance i SharePoint mere omfattende. AI vil kunne hjælpe med at håndhæve retningslinjer for datasikkerhed og arkivering.

Konklusion: Det er ikke længere science fiction, men en naturlig fortsættelse af digitaliseringen. Virksomheder, der tidligt udnytter Copilot i SharePoint, lægger fundamentet for en fremtid, hvor samarbejde på tværs af fysiske afstande, tidszoner og afdelinger går let og gnidningsfrit.

5 måder Copilot i SharePoint styrker samarbejdet i din organisation

Lad os opsummere de fem hovedpunkter:

1. Skab fælles forståelse med intelligente opsummeringer

   • Teamet slipper for lange referater og kan holde sig opdateret via AI-genererede opsummeringer.

2. Foreslå det relevante indhold, når det er nødvendigt

   • Ingen mystiske filnavne; Copilot anbefaler automatisk eksisterende dokumenter, politikker eller skabeloner baseret på konteksten.

3. Gør tværgående samarbejde lettere

   • AI’en hjælper med at navigere i de forskellige sites, Teams-kanaler og lister, så man nemt finder relevant data og kontakter.

4. Understøt kvalitet i fælles leverancer

   • Ved at sikre ensartede dokumentstrukturer, sprog og brandstandarder bliver fælles dokumenter professionelle og klare.

5. Reducér informationsstøj og styrk fokus

   • Få resuméer af status, se nyeste version af filer og undgå at drukne i mails, chats og filmapper.

Klar til at løfte samarbejdet med Copilot i SharePoint?

Copilot i SharePoint åbner døre for en ny måde at tænke information og kollaboration på. Teams opnår en videnbaseret tilgang, hvor AI gør dem i stand til at bruge mindre tid på trivielt opsporingsarbejde og mere tid på at levere resultater i fællesskab.

Blue Dock er specialiseret i at hjælpe virksomheder med at implementere Copilot i SharePoint, så teknologien integreres gnidningsfrit i jeres nuværende Microsoft 365-miljø. Vores kompetencer omfatter:

• Analyse af nuværende SharePoint-brug og kortlægning af, hvor Copilot kan give størst gevinst.

• Opsætning og konfiguration: Bestemme, hvilke sites og data AI skal have adgang til, og hvordan governance og sikkerhed håndteres.

• Brugerkultur: Vi sikrer, at medarbejderne får introduktion, e-læring og “best practice”-anbefalinger til, hvordan de bedst bruger Copilot i SharePoint i deres daglige arbejde.

• Support og videreudvikling: AI er ikke en statisk løsning. Vi hjælper jer med løbende at justere opsætning, tilføje nye funktioner og evaluere, hvor meget tid I sparer, og hvor meget bedre samarbejdet er blevet.

Jeres næste skridt med Copilot i SharePoint

1. Overvej jeres samarbejdsudfordringer: Er det svært at finde “single source of truth”? Mister I tid på versionstyring? Har nye medarbejdere brug for hurtigere onboarding?

2. Kontakt Blue Dock: Lad os skræddersy en plan for, hvordan Copilot i SharePoint kan løse netop jeres udfordringer.

3. Pilot og implementering: Start i en afdeling eller et projekt, og høst erfaringer. Derefter kan man udbrede til hele organisationen.

Ønsker du et mere struktureret, AI-drevet samarbejde, der forener data, dokumenter og teams på en innovativ måde?
Kontakt Blue Dock og få en løsning, der passer til netop jeres behov.