IMS havde behov for ét sted til grants, funds og kontrakter globalt
International Media Support (IMS) arbejder på tværs af fire kontinenter og håndterer et stort antal grants, funds, kontrakter og samarbejdspartnere. Uden ét samlet system risikerede den slags information at ligge spredt mellem lande, kontorer og medarbejdere – med begrænset it-erfaring som fælles nævner blandt brugerne.
IMS havde derfor brug for en løsning, der var brugervenlig nok til at kunne bruges med kun begrænset it-erfaring, samtidig med at den kunne rumme en stor mængde data og fungere responsivt for medarbejdere i felten på pc, tablet eller mobil.
Et komplet kontraktstyringssystem på SharePoint og Office 365
Bluedock har i samarbejde med IMS bygget et komplet sags- og kontrakthåndteringssystem på SharePoint og Office 365. Netop brugervenlighed og stort set ubegrænset dataplads var de to afgørende årsager til, at valget faldt på SharePoint – det kræver kun begrænset it-erfaring at anvende, både som administrator og bruger, og Microsoft sikrer, at data opbevares sikkert og trygt.
Løsningen binder alle virksomhedens grene sammen ét sted: kontakter, grants, fundraising, opfølgninger, nøglepersoner og alt andet relevant materiale er samlet i én løsning, som alle medarbejdere kan tilgå online, uanset hvor de befinder sig.
Én proces for sagsstyring på tværs af landekontorer
Ved siden af selve kontraktdelen har Bluedock bygget et sagshåndteringsflow, der sikrer, at opfølgninger og henvendelser om de enkelte kontrakter og grants følger en fast proces, uanset hvilket landekontor de kommer fra.
Hvem er IMS?
International Media Support er en nonprofit-organisation, der arbejder for at støtte lokale medier i lande, der er ramt af væbnede konflikter, autoritære styreformer og politisk overgang. På tværs af fire kontinenter hjælper IMS med at fremme pressefrihed, styrke professionel journalistik og sikre, at medierne kan fungere under udfordrende forhold.
Kontraktstyringssystemet hos IMS er, ligesom deres intranet, bygget med SharePoint og Office 365 som fundament. Bluedocks eget modul til sags- og kontraktstyring lægger sig oven på platformen dér, hvor SharePoint alene ikke dækker behovet for struktureret opfølgning på grants og aftaler.
Det giver IMS én samlet løsning til to forskellige behov – intranet og kontraktstyring – bygget på samme fundament, hvilket gør det lettere at drifte og videreudvikle begge dele over tid.
