Digitalisering af ISO- og processtyring hos Renta A/S

Renta A/S stod overfor opgaven med at opbygge et kvalitetsledelsessystem i forbindelse med virksomhedens arbejde mod tre ISO-certificeringer. Samtidig ønskede de at tage næste skridt i digitaliseringen ved at samle dokumentation og processer i SharePoint, så materialet blev mere tilgængeligt, struktureret og lettere at vedligeholde på tværs af organisationen.

Målet var at skabe en løsning, der fungerede i hverdagen – både for medarbejdere på kontor og i drift – og som samtidig understøttede kravene i et moderne kvalitetsstyringssystem.

” Vi havde et klart behov for at etablere en procesorienteret struktur, hvor dokumentation, ansvar og arbejdsgange var koblet sammen på tværs af organisationen. Samtidig havde vi behov for at opbygge et digitalt kvalitetsledelsessystem med standardiserede processer, dokumentstyring, godkendelses flows og versionsstyring, så sporbarhed, ejerskab og løbende forbedringer blev understøttet i den daglige drift.”

— Perry Karaolos, ansvarlig for ISO og bæredygtighed

En digital ISO håndbog bygget til hverdagen

Løsningen er opbygget som en webløsning baseret på SharePoint indholdssider. Det betyder, at håndbogen ikke længere er et statisk dokument, men en levende platform, hvor indhold løbende kan opdateres og tilpasses.

Dokumentationen er struktureret i sider og sektioner, hvor procesbeskrivelser, instruktioner og politikker præsenteres i et brugervenligt format. Samtidig er det muligt at integrere video, billeder og links direkte i indholdet, hvilket gør materialet mere anvendeligt i praksis.

En væsentlig fordel er tilgængeligheden. Løsningen fungerer på tværs af enheder og er optimeret til mobil, hvilket gør det nemt for medarbejdere i drift at tilgå relevante instruktioner direkte i deres arbejdssituation og hvor man kan feltere efter metadata.

Klar struktur og ansvar i dokumentationen

Et centralt element i løsningen er styring af roller og ansvar. Hvert dokument i ISO håndbogen er knyttet til specifikke roller, herunder udarbejder og godkender.

Der er implementeret rettighedsstyring helt ned på dokumentniveau, hvilket sikrer, at:

• Kun relevante personer kan redigere indhold
• Godkendelsesflows er tydeligt defineret
• Ejerskab for dokumentation er forankret i organisationen

Det skaber både transparens og kontrol i arbejdet med kvalitetsledelse.

Revidering og vedligeholdelse som en integreret del

For at sikre, at dokumentationen altid er opdateret, er der indbygget en struktur for revidering.

Hvert dokument har en defineret revideringscyklus – som standard 12 måneder – men med mulighed for at tilpasse perioden afhængigt af indholdets karakter. Kvalitetsledelsessystemet understøtter automatisk notificering, så den ansvarlige redaktør får besked i god tid inden næste revision.

Det betyder, at vedligeholdelse ikke bliver en manuel opgave, men en naturlig del af den daglige drift.

Teknisk fundament og fleksibilitet

Løsningen er bygget med udgangspunkt i standard SharePoint-funktionalitet kombineret med konfigureret struktur for metadata, rettigheder og indholdsstyring.

Det giver en skalerbar platform, hvor nye processer og dokumenttyper nemt kan tilføjes, uden behov for tung udvikling.

”Vi har lagt vægt på at udnytte standardfunktionaliteten i SharePoint så langt som muligt. Ved at kombinere indholdssider, metadata og rettighedsstyring har vi fået en fleksibel løsning, som både er nem at vedligeholde og kan udbygges i takt med nye behov.”

— Jens Hvidsteen, IT-ansvarlig