Afvigelseshåndtering der bliver brugt i hverdagen
De fleste virksomheder har en procedure for afvigelser. Problemet er sjældent proceduren – det er, at registreringen tager for lang tid, så afvigelserne aldrig bliver rapporteret. Vores modul til afvigelseshåndtering fjerner den friktion. Medarbejderen registrerer en afvigelse på under et minut fra mobilen ude i produktionen eller fra pc’en ved skrivebordet, og sagen kører videre af sig selv.
Modulet er en del af vores kvalitetsstyringssystem og leveres direkte i jeres eget Microsoft 365. Det er bygget på SharePoint med Power Apps til formularer og Power Automate til workflow. I ejer løsningen, der er ingen brugerlicenser oveni jeres Microsoft-aftale, og I kan selv videreudvikle den bagefter.
Registrering på under et minut
Afvigelser opstår sjældent ved et skrivebord. De opstår på produktionslinjen, på lageret, hos kunden eller under en leverance. Derfor er registreringsformularen bygget til at kunne udfyldes med en telefon i den ene hånd.
- Registrering fra app eller pc – samme sag, samme data
- Billeddokumentation direkte fra kameraet
- Foruddefinerede kategorier og afdelinger, så data kan sammenlignes på tværs
- Valgfri og obligatoriske felter, som I selv bestemmer
- Kvittering til anmelderen, så det er tydeligt, at rapporten er modtaget
Fra registrering til lukket sag
Når afvigelsen er registreret, sender workflowet den automatisk videre til den ansvarlige. Herfra følger sagen en fast proces, som vi tilpasser til jeres organisation.
- Registrering og kvittering
- Klassificering og prioritering
- Umiddelbar afhjælpning
- Årsagsanalyse
- Korrigerende og forebyggende handling (CAPA)
- Verifikation og lukning
Hvert trin har en ansvarlig og en frist. Ingen sager falder mellem to stole, fordi systemet selv rykker, når en frist nærmer sig.
Overblik i stedet for regneark
Alle registreringer samles ét sted, og det giver noget, regneark og mailtråde aldrig kommer i nærheden af: et løbende billede af, hvor problemerne opstår. Dashboardet viser antal åbne og lukkede sager, gennemsnitlig behandlingstid, fordeling på afdeling, kategori og leverandør samt udviklingen over tid.
Til ledelsens evaluering kan tallene trækkes direkte ud som rapport, så I ikke skal samle dem manuelt ugen inden mødet.
Afvigelseshåndtering og ISO 9001
ISO 9001 stiller krav om, at I håndterer afvigelser (punkt 8.7) og iværksætter korrigerende handlinger (punkt 10.2) – og at I kan dokumentere begge dele. Et digitalt afvigelsessystem giver jer dokumentationen som et biprodukt af det daglige arbejde i stedet for som en opgave, der skal laves inden auditten.
Sporet er komplet: hvem registrerede hvad hvornår, hvem behandlede det, hvad blev besluttet, og hvornår blev det verificeret. Standarden kræver ikke en bestemt platform. Den kræver, at I kan dokumentere styringen.
En del af et samlet kvalitetsstyringssystem
Afvigelseshåndtering fungerer bedst, når det hænger sammen med resten. Modulet er derfor en del af vores kvalitetsstyringssystem i Microsoft 365, hvor det deler data med kvalitetshåndbogen, audithåndteringen og risikostyringen.
En afvigelse kan pege på en procedure i kvalitetshåndbogen, et fund fra en audit kan blive til en afvigelse, og en gentagen afvigelse kan blive til en registreret risiko. Vil I se hele billedet, kan I gennemgå alle moduler med skærmbilleder.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på en afvigelse og en CAPA?
En afvigelse er observationen – noget der ikke lever op til kravet. En CAPA er den handling, I sætter i værk for at rette op og forhindre gentagelse. En afvigelse fører ikke nødvendigvis til en CAPA; det afhænger af alvorlighed og gentagelse, og den vurdering ligger som et fast trin i workflowet.
Kan medarbejdere registrere afvigelser uden en Microsoft-licens?
Medarbejdere med en Microsoft 365-licens bruger løsningen direkte. Skal eksterne eller licensfrie medarbejdere kunne registrere, laver vi en formular via Power Pages eller en delt registreringsenhed på gulvet. Det aftaler vi i workshoppen, når vi kender jeres opsætning.
Kan vi flytte vores eksisterende afvigelser med over?
Ja. Historiske registreringer fra regneark eller et gammelt system kan importeres, så I beholder jeres statistik og kan sammenligne på tværs af årene.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Selve modulet er sat op på få dage, fordi det bygger på standardmoduler, vi har forfinet gennem mange implementeringer. Det, der tager tid, er at blive enige om jeres kategorier, roller og frister. En typisk implementering løber over fire til seks uger inklusive test og oplæring.
Se afvigelseshåndteringen i drift
Book en demo på 30 minutter, hvor vi viser modulet med rigtige data i stedet for slides. Så kan I selv vurdere, om det passer til jeres processer.