CO-RO ville samle it, drift og kantine i én indgang
CO-RO stod med en arbejdsplads, hvor medarbejderne skulle vide præcis hvem de skulle kontakte, afhængigt af om opgaven handlede om en it-fejl, en reparation i bygningen eller en bestilling af forplejning til et møde. Hver opgavetype havde sin egen vej gennem organisationen, og det gjorde det svært for medarbejderne at vide, hvor de skulle starte.
Ønsket var en digital arbejdsplads, hvor alle den type henvendelser samledes ét sted, og hvor opgaverne automatisk fandt vej til den rigtige person eller afdeling – uden at medarbejderen selv skulle kende organisationens interne arbejdsdeling.
En servicedesk bygget som “one-stop shop”
Løsningen er leveret af Bluedock og bygger på SharePoint Online. Det giver CO-RO en skybaseret platform, hvor medarbejdere på tværs af afdelinger kan oprette, dele og redigere dokumenter uden at overskrive hinandens rettelser.
Grundtanken er, at servicedesken fungerer som en “one-stop shop”: uanset om medarbejderen skal have løst et it-problem, bestille en reparation eller booke forplejning til et møde, foregår det på samme side. Medarbejderen skal altså kun ét sted hen for at finde de funktioner, han eller hun har brug for.
Ét workflow fra opgave til løsning
Bag servicedesken ligger et workflow, der giver CO-ROs medarbejdere overblik over de opgaver, de selv er en del af. Uanset om opgaven handler om it, facility management eller kantinebestillinger, følger den samme vej: fra medarbejderen opretter opgaven, til den er løst og dokumenteret.
Bluedock kortlagde i tæt samarbejde med CO-RO de konkrete processer og arbejdsgange for hvert af områderne, så workflowet afspejler, hvordan opgaverne rent faktisk løses i organisationen – ikke en generisk skabelon.
Hvem er CO-RO?
CO-RO er en virksomhed, der specialiserer sig i frugtdrikke som fx Sun Lolly, Suntop og Sunquick. Virksomheden blev stiftet i Danmark i 1942 og er stadig lokaliseret i landet. CO-ROs brand er i dag repræsenteret i 80 forskellige lande, men produktionen er stadig primært udført i Danmark.
Servicedesken hos CO-RO er et godt eksempel på, hvordan en løsning kan bygges med Microsofts standardkomponenter som fundament – her SharePoint Online – suppleret med Bluedocks egne moduler til workflow og sagsstyring dér, hvor SharePoint ikke i sig selv dækker behovet. Begge dele er tilpasset CO-ROs konkrete processer for it, drift og forplejning.
Det er en tilgang, vi ofte vælger, når kunden allerede har licenserne til Microsoft 365 og SharePoint: man får en robust digital arbejdsplads uden at skulle betale for endnu et system oven i det, virksomheden allerede har.
