Microsoft Copilot 365 er mere end blot et AI-værktøj – det repræsenterer et nyt niveau af samarbejde og produktivitet på tværs af hele Microsoft 365-platformen. Copilot 365 fungerer som en intelligent assistent, der hjælper medarbejdere med at oprette, analysere og forbedre indhold i de applikationer, de allerede bruger hver eneste dag. I denne artikel dykker vi ned i de vigtigste fordele ved værktøjet, eksempler på anvendelse i forskellige brancher, samt overvejelser og tips til at få mest muligt ud af teknologien i praksis.

Kontakt Blue Dock og hør, hvordan vi hjælper virksomheder med at bruge Copilot strategisk og kreativt, så idéudvikling og samarbejde løftes til et nyt niveau.

Hvad er Copilot 365, og hvordan virker det?

Copilot 365 er en AI-assistent, dybt integreret i Microsoft 365-økosystemet. Værktøjet drager fordel af maskinlæring, sprogforståelse og kontekstuelle data fra organisationen for at hjælpe brugeren med at udarbejde, analysere og optimere indhold. Copilot 365 er ikke bare en chatbot eller et tekstgenereringsprogram, men en avanceret partner, der:

1. Forstår kontekst: Ved at læse og “forstå” virksomhedens dokumenter, e-mails, kalenderaftaler, chats og historik i SharePoint, OneDrive og Teams kan Copilot 365 tage højde for organisationens unikke sprogbrug, retningslinjer og målsætninger.

2. Assisterer i realtid: Når du arbejder i Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote eller Teams, kan Copilot 365 foreslå formuleringer, præsentere data, summere tekst eller endda skabe nye ideer baseret på organisationens videnbase.

3. Lærer løbende: Teknologien bygger på en kombination af store sprogmodeller, maskinlæring og virksomhedens egne data. Dermed kan den løbende forbedre sine resultater og tilpasse sig virksomhedens tone of voice og terminologi.

Brugen af AI-modeller, der er forankret i en konkret virksomheds data, betyder, at Copilot 365 både kan give generiske bud på tekster, men samtidig vil kunne inddrage interne referencer, politikker og arbejdsprocesser. Denne intelligente kombination gør Copilot 365 til et værdifuldt værktøj – ikke kun til hurtige tekstudkast, men som en hjælpende hånd i alle dele af arbejdsdagen, herunder rapportskrivning, dataanalyse, projektstyring og meget andet.

Læs også vores begynder guide til Copilot.

Fordelene ved Copilot 365 for virksomheder

1. Øget produktivitet uden at arbejde mere

En af de mest tydelige fordele ved Copilot 365 er muligheden for at skabe udkast til rapporter, mødenoter, e-mails og præsentationer automatisk. Tidligere kunne det tage lang tid at udarbejde et professionelt dokument eller en detaljeret e-mail – nu kan Copilot 365 generere de fleste afsnit, indsætte korrekt data og følge organisationens standardskabeloner og terminologi. Medarbejderne skal blot foretage den sidste kritiske korrektur, tilpasse relevante detaljer og sikre, at det passer til den ønskede kontekst.

Dette skaber en massiv tidsbesparelse i det daglige arbejde og reducerer samtidig risikoen for tastefejl. Det kan også mindske den kognitive belastning for medarbejderne, da de ikke behøver at starte fra bunden hver gang, men i stedet kan fokusere på kvalitetssikring og på at tilføje unik, menneskelig indsigt.

2. Bedre beslutninger baseret på data

En anden central fordel er Copilot 365’s evne til at analysere komplekse datasæt og tydeliggøre resultaterne på en letforståelig måde. I Excel kan Copilot 365 for eksempel hjælpe med at fortolke tabeller, diagrammer og statistikker, så brugeren får en “oversættelse” af rå data til konkrete indsigter, konklusioner og tendenser. Det skaber et stærkt fundament for mere datadrevne beslutninger – selv hos medarbejdere, der ikke er vant til at arbejde med avancerede formler.

Dette bliver især relevant for ledere, projektledere, økonomiansvarlige og beslutningstagere, der hurtigt vil kunne få svar på spørgsmål som “Hvor ligger vores største afvigelser mellem budget og faktisk forbrug?” eller “Hvilken afdeling har brugt flest ressourcer på en given aktivitet?”. Copilot 365 gør det muligt at dykke ned i detaljer, udforske sammenhænge og handle ud fra konkrete data – uden at man selv nødvendigvis skal kunne opsætte tunge analyser.

3. Tættere samarbejde i Teams

I Microsoft Teams kan Copilot 365 gøre en markant forskel. Teams er allerede samlingspunktet for chats, møder, opgavehåndtering og delte dokumenter. Når Copilot 365 integreres, bliver det muligt at:

• Få overblik over samtaler: AI-assistenten kan lave opsummeringer af lange chats eller møder, så nye deltagere eller travle kolleger kan få et “kvik overblik” over, hvad der er besluttet, og hvilke opgaver der er aftalt.

• Fange opfølgningspunkter: Under og efter et møde kan Copilot 365 automatisk registrere to-dos og tildele dem de rette personer i Teams eller Planner.

• Finde eksisterende information: I en samtale om et projekt kan man bede Copilot 365 om at hente relevant dokumentation eller oplysninger om lignende projekter i organisationen.

Denne dybe integration i Teams hjælper med at sikre, at intet går tabt i de mange beskeder og opfølgningspunkter, der ofte florerer i en stor organisation.

4. Skabelse af stærkere indhold

Marketing- og kommunikationsteams kan bruge Copilot 365 til at frembringe idéer, skrive udkast til tekster og justere indholdets tone. Det kan være alt fra at kreere et blogindlæg, et nyhedsbrev eller et skarpt pitch til kunder. Ved at trække på interne retningslinjer og data kan Copilot 365 automatisk rette tekst til virksomhedens brand, stil og sprogbrug. Dette gør det meget nemmere at opretholde en ensartet “tone of voice” på tværs af kampagner, dokumenter og platforme.

Copilot 365 i praksis: Eksempler fra hverdagen

For at give et mere konkret billede af, hvordan Copilot 365 kan implementeres, har vi samlet nogle eksempler fra forskellige forretningsområder. Disse situationer er blot et udpluk – mulighederne er langt større, end vi kan nå at beskrive her.

HR og onboarding

Onboarding-processer kan være ret ressourcekrævende, da HR-medarbejdere ofte skal udforme kontrakter, samle velkomstmaterialer, sende introduktionse-mails og meget mere. Med Copilot 365 kan man:

• Generere eller opdatere kontrakter: Værktøjet sørger for, at standardklausuler er inkluderet, og at al information er korrekt og i overensstemmelse med virksomhedens krav.

• Lave en personaliseret velkomst: Baseret på nye medarbejderes stilling og afdeling kan Copilot 365 hjælpe med at sammensætte en tilpasset onboardingplan i Teams, oprette en liste over vigtige dokumenter og endda formulere en introduktionsmail til teamet.

• Vedligeholde personalehåndbogen: Når politikker opdateres, kan Copilot 365 generere en opdateret udgave af personalehåndbogen, som HR blot skal gennemlæse og godkende.

Økonomiafdelingen

I en travl økonomiafdeling, hvor præcision og strømlining er essentielt, vil Copilot 365 kunne spare tid og mindske fejl ved fx:

• Excel-analyser: I stedet for at opsætte pivot-tabeller manuelt og dykke ned i en jungle af celler, kan Copilot 365 præsentere data i et nemt forståeligt sprog, fremhæve tendenser og foreslå mulige årsager.

• Udkast til budgetoplæg: Værktøjet kan skabe et første forslag til budget baseret på historiske data fra forrige år og realtidsinformation fra regnskabssystemet.

• Rapporter til ledelsen: I Word kan Copilot generere et konsistent rapportudkast med grafiske illustrationer, dataindsigter og konklusioner – klar til finpudsning og videre distribution.

Salg og kundeopfølgning

Salgsteamet kan ligeledes nyde godt af Copilot funktioner:

• Tilbudsskrivning: Ved at trække på kundens data, seneste e-mailkorrespondance og en eksisterende tilbudsskabelon kan Copilot 365 producere et udkast til et nyt tilbud, som sælgeren hurtigt kan gennemgå og tilpasse.

• Opsummeringer af kundemøder: Efter et møde i Teams eller Outlook kan Copilot generere en kort opsummering af, hvad der blev besluttet, og hvilke næste skridt der er aftalt.

• Automation af pipeline-status: Hvis virksomheden også bruger Microsofts CRM eller en integreret løsning, kan Copilot 365 udtrække vigtige data og opsummere pipeline-status for en bestemt region eller branche.

Sådan får du mest ud af Copilot 365

Copilot 365 er en alsidig teknologi, men for at få fuld effekt skal det bruges strategisk. Her er nogle centrale overvejelser, som vi hos Blue Dock ofte fremhæver:

1. Datagrundlag og struktur

For at AI-assistenten reelt kan forstå kontekst og give kvalificerede svar, kræves velorganiserede data. Det betyder, at dokumenter, e-mails, Teams-kanaler og SharePoint-biblioteker bør være:

• Opdaterede: Forældet information kan lede til misvisende output.

• Klassificerede: Brug metadata, navngivning og mapper til at indikere, hvad indholdet omhandler.

• Tilgængelige: Medmindre Copilot 365 kan læse et dokument, vil det ikke indgå i assistentens konklusioner.

Mange virksomheder vælger i den forbindelse at gennemgå deres eksisterende informationsarkitektur – en opgave, der på sigt gavner meget mere end blot AI-projekter.

2. Træning og onboarding af medarbejdere

Selvom Copilot 365 er designet til at være intuitivt, kræver det stadig en form for introduktion og løbende træning. Medarbejderne skal vænne sig til at “samtale” med et AI-værktøj, udfordre dets svar og kvalitetschecke det genererede indhold. Det kan være en god idé at:

• Holde workshops: Lær folk, hvordan man stiller gode spørgsmål, og hvordan man tolker og retter AI-assistentens output.

• Udvikle interne guidelines: Lav retningslinjer, der beskriver, hvordan man bedst bruger Copilot 365, fx ved at forlange menneskelig validering, inden et AI-genereret dokument sendes videre.

• Dele success-historier: Fremhæv medarbejdere, der har sparet tid eller hævet kvaliteten markant ved hjælp af Copilot 365.

3. Klar governance og retningslinjer

Implementering af AI-teknologi stiller krav til governance. I bør definere, hvordan Copilot må bruges, hvem der har adgang til at indstille det, samt hvilke data der må inkluderes:

• Adgangsstyring: Kun de brugere, der har ret til at se bestemte dokumenter, skal kunne udtrække oplysninger fra dem via Copilot 365.

• Compliance: Organisationer med skrappe compliance-krav, fx inden for finans eller sundhed, skal sørge for at have 100 % styr på, hvilke data Copilot 365 kan tilgå.

• Privatliv og fortrolighed: Sørg for, at interne politikker om datasikkerhed også gælder for AI-løsninger. Tjek, om I fx bør ekskludere meget følsomme dokumenter fra at blive analyseret.

Er Copilot 365 sikkert at bruge?

Det korte svar er ja, men det kræver planlægning og best practice. Microsoft har indbygget en række sikkerhedsmekanismer i Copilot 365, herunder:

1. Adgangskontrol: AI-assistenten må kun se de filer og mapper, som den enkelte bruger i forvejen har adgang til.

2. Compliance og databeskyttelse: Copilot lever op til Microsofts standarder for GDPR, datasikkerhed og kryptering.

3. Styring af datakilder: Virksomheden kan definere, om Copilot 365 kun må bruge for eksempel SharePoint og Teams-data, men ikke eksterne systemer.

4. Auditing og logning: Det er muligt at se, hvilke oplysninger der er blevet brugt og genereret, så man kan holde øje med, om alt forløber efter reglerne.

Det vigtigste er, at organisationen har en klar politik for, hvordan AI-løsninger benyttes, og at brugerne er opmærksomme på at validere og kvalitetskontrollere de AI-genererede outputs. AI-systemer er trods alt ikke menneskelige eksperter – de skal ses som en hjælpende hånd, ikke en erstatning for dømmekraft.

Fremtidsperspektivet: Hvor bevæger Copilot 365 sig hen?

Vi er kun lige begyndt at se potentialet i Copilot 365. Microsoft annoncerer løbende nye funktioner, forbedringer og dybere integrationer. Dette kan omfatte:

• Branchespecifikke modeller: Særlige opsætninger, der er målrettet brancher som sundhed, finans, retail eller industriel produktion, hvor AI-assistenten kan forstå fagtermer og standarder endnu bedre.

• Integration med Power Platform: Muligheden for at knytte Copilot 365 endnu tættere til Power BI, Power Apps og Power Automate, så man på sigt kan bygge mere sofistikerede workflows og dataanalyser, der involverer AI i hele virksomhedens processer.

• Personalisering på brugerniveau: Efterhånden som medarbejderne interagerer med Copilot 365, kan AI-modellen blive bedre til at forstå deres præferencer, arbejdsstil og fagområder, så den leverer stadig mere målrettede forslag.

• Multimodalitet: På sigt kan teknologien håndtere ikke kun tekst og tal, men også billeder, stemmer, videoer og avancerede diagrammer – og give samlet feedback eller forslag på tværs af disse medier.

For virksomheder er det en mulighed for at ligge forrest i udviklingen ved at investere tid og ressourcer i at lære teknologien at kende nu. Ved at integrere Copilot 365 i organisationens hverdag skaber man en kontinuerlig forbedringskultur, hvor AI hjælper med at frigøre medarbejdernes tid og mentale kapacitet til mere værdiskabende aktiviteter.

Konklusion: Copilot 365 er mere end et AI-værktøj

Copilot 365 markerer et skift i, hvordan medarbejdere og teams interagerer med Microsoft 365. Det handler ikke kun om at automatisere rutineopgaver, men også om at:

• Forbedre kvaliteten af det arbejde, der leveres.

• Skabe mere indsigt ved at gøre data forståelige og tilgængelige.

• Understøtte en kreativ og innovativ tilgang, hvor teknologien inspirerer til nye ideer og arbejdsgange.

Den største gevinst opstår, når virksomheder tilgår Copilot 365 med et strategisk perspektiv. Det vil sige, at man tænker over, hvordan AI bedst understøtter kerneforretningen, hvilke områder der har det største potentiale for at spare tid og løfte kvaliteten, og hvordan man bedst formidler mulighederne til medarbejderne.

Ved at integrere Copilot i det daglige arbejde kan organisationer opnå en klar konkurrencefordel. Fra HR og økonomi til salg og marketing – alle afdelinger kan drage fordel af at have en “digital kollega,” der hjælper med at organisere, opsummere og optimere. Når medarbejderne ikke længere skal bruge timer på trivielle opgaver, skabes der mere plads til samarbejde, innovation og værdiskabende opgaver, som kræver egentlig menneskelig ekspertise og kreativitet.

Vil du vide mere? Kontakt Blue Dock

Hvis I overvejer at implementere eller optimere brugen af Copilot 365, kan Blue Dock hjælpe jer med at komme godt fra start. Vi tilbyder:

1. Analyse af jeres nuværende informationsarkitektur og Microsoft 365-opsætning.

2. Implementering af Copilot, herunder valg af licensmodel, tilpasning til jeres datakilder og opsætning af governance.

3. Træning og brugervejledning: Vi klæder jeres team på, så de ved, hvordan Copilot 365 fungerer, og hvordan de bedst anvender det i deres specifikke jobfunktioner.

4. Løbende support og optimering: Vi sikrer, at systemet altid er opdateret, sikkert og tilpasset jeres voksende behov.

Kontakt Blue Dock i dag for en uforpligtende samtale om, hvordan Copilot 365 kan blive en naturlig del af jeres arbejdsdag og løfte jeres samarbejde, produktivitet og konkurrenceevne til nye højder.