I denne guide bliver du klogere på, hvilken standard intranet-løsning der passer
bedst til din virksomhed.

I denne guide får du et klart overblik over, hvilken form for standard intranet-løsning der bedst matcher din virksomhed.

”Vi ønsker en standard intranet-løsning.” Den udtalelse hører vi ofte fra nye kunder, men der opstår hurtigt en udfordring: Begrebet ‘standard’ kan fortolkes på mange måder. Som kunde er det derfor ekstra vigtigt at være opmærksom på, hvad I konkret har behov for i et kommunikationssystem.

Hos Blue Dock arbejder vi altid på at finde lige netop den løsning, der passer optimalt til din virksomhed. Herunder får du en gennemgang af de tre intranet-typer, vi oftest præsenterer for vores kunder, samt en forklaring på, hvilken vi som regel anbefaler.

Indledningsvis er det dog værd at understrege, at én bestemt standardløsning ikke nødvendigvis er bedre end de andre. Men grundig vejledning er helt afgørende, og i branchen har vi desværre set eksempler på rådgivning, der var både mangelfuld og overordentlig dyr. Den tilgang vil vi gerne ændre på.

Vil du høre mere eller prøve en demo-løsning? Så er du hjertens velkommen til at kontakte os.

Løsning 1: Leverandørtilpasset standard intranet-løsning

Denne model bygger på SharePoint, men kernen i SharePoint bliver justeret med brugerdefinerede eller skræddersyede komponenter, så platformen tilpasses 100% til din virksomheds specifikke behov.

Det er en løsning, som er meget udbredt i det offentlige samt blandt større virksomheder. Den fungerer ofte glimrende, og de særligt udviklede komponenter er velfungerende og grundigt gennemtænkte.

Der er dog én væsentlig udfordring: Som kunde kommer du til at betale for en SharePoint-licens, som du ikke fuldt ud kan udnytte. Det skyldes, at selve kernen i SharePoint er ændret. Selv ved mindre ændringer fra jeres side kan I derfor ikke nødvendigvis modtage efterfølgende opdateringer fra systemleverandøren. En løsning, der fremstod som en standard SharePoint-løsning, viser sig i praksis at være en leverandør-specifik standardløsning.

En anden ulempe er, at du som kunde risikerer at blive bundet til din leverandør på længere sigt. Det kan i nogle tilfælde ende med at være særdeles omkostningstungt.

Løsning 2: Standard SharePoint-løsning

Denne tilgang er en ren “out-of-the-box” SharePoint-løsning uden yderligere tilpasninger.

For år tilbage – før Office 365 – var dette en ganske fornuftig løsning. Men Microsoft udsender jævnligt nye opdateringer, hvilket betyder, at et intranet, der blev leveret for bare et år siden, allerede kan være forældet. Det kræver, at virksomheden løbende holder sig opdateret om Microsofts nye funktioner og selv håndterer vedligeholdelse samt opdateringer. Det gør det bl.a. for at sikre et så brugervenligt intranet som muligt.

Løsning 3: Standard SharePoint-løsning med standardiserede leverandørbyggeklodser

Her får du en SharePoint-standardløsning, der udvides med leverandørens “byggeklodser”. Alle tilpasninger laves i brugergrænsefladen, og de enkelte byggeklodser er små, selvstændige løsninger, som man kan til- eller fravælge efter behov.

En klar fordel ved denne model er, at den løbende kan opdateres, da der ikke er indgribende ændringer i selve SharePoint-koden. På den måde kan intranettet holde trit med Microsofts udvikling og løbende forbedres. Samtidig vil prisen ofte være på niveau med en ren standard SharePoint-løsning (Løsning 2).

Vores mening

Vi er stødt på alle tre løsninger i vores arbejde, men de seneste fire år har Løsning 3 været dominerende. Det er ganske enkelt den mest optimale løsning for både kunde og leverandør. Selvom de to andre stadig er udbredte blandt danske SharePoint-leverandører, har udviklingen vist, at en modulær tilgang er at foretrække.

Hos Blue Dock oplever vi, at virksomheder sætter pris på fleksibiliteten ved at kunne slå funktioner til og fra, når behovene ændrer sig. Derfor peger vi ofte på Løsning 3, da den tilbyder fremtidssikring, konstante opdateringer og en attraktiv prisstruktur, så kunderne altid har et moderne, effektivt intranet, der understøtter arbejdsgange og øger produktiviteten.

Udvikling af en stærk intranet-strategi

For at få mest muligt ud af kommunikationsplatformen anbefaler vi, at I anlægger en strategisk tilgang til både implementering og vedligeholdelse. Det betyder, at der bør opstilles klare mål for intranettet, ligesom roller og ansvar for brug og opdateringer skal defineres.

En godt platform kan være en enorm fordel for virksomheden, men kun hvis det bliver brugt aktivt og korrekt. Derfor er det vigtigt at motivere medarbejderne til at bidrage regelmæssigt og jævnligt evaluere, om intranet-løsningen fungerer efter hensigten.

Træning og adoption

Det er ikke tilstrækkeligt blot at installere et nyt system – medarbejderne skal også føle sig trygge ved at bruge det. Derfor er det vigtigt at afsætte ressourcer til træning og løbende support. Workshops, instruktionsvideoer og en tydelig håndbog kan hjælpe med at sikre, at alle ved, hvordan intranettet anvendes bedst muligt.

Medarbejdernes positive holdning og opbakning er afgørende for at skabe værdi på tværs af organisationen.

Fremtiden er et endnu mere brugervenligt intranet

Teknologien udvikler sig kontinuerligt, og det gælder i høj grad også for intranet. AI-løsninger, automatisering og mere intuitive grænseflader er eksempler på funktioner, der vil præge fremtidens intranet. Ved at holde sig ajour med nye tendenser kan virksomheder sikre, at deres kommunikationsplatform bliver en fortsat værdifuld ressource.

En tydelig tendens er integrationen af AI, som kan gøre søgefunktionen mere intelligent og proaktiv samt foreslå relevant indhold til medarbejderne. Automatisering med eksempelvis Power Automate kan desuden lette administrative processer, så opgaver som godkendelser, notifikationer og dokumenthåndtering foregår hurtigere og mere effektivt.

Personalisering bliver også et nøgleord i fremtidens intranet. Ved at præsentere brugerne for tilpassede dashboards og genveje, der matcher netop deres rolle og arbejdsopgaver, skabes en bedre brugeroplevelse.

Sikkerhed og compliance er ligeledes afgørende. Med flere cloud-baserede tjenester i spil er det vigtigt, at følsomme data håndteres forsvarligt, og at adgang styres via moderne sikkerhedsprotokoller som eksempelvis flerfaktorgodkendelse. Så et sikkert intranet er meget vigtigt for at begrænse virksomhedens interne kommunikation med omverdenen.

Måling og vedvarende forbedring

For at sikre kontinuerlig udvikling af platformen er det afgørende at måle på, hvordan medarbejderne faktisk benytter platformen. Ved at analysere statistikker om login, søgeforespørgsler, mest læste sider og oprettede indlæg får I et reelt billede af, hvad der fungerer godt, og hvor der er plads til forbedringer. Disse data kan give værdifuld indsigt i, hvilke dele af intranettet der anvendes flittigt, og hvilke der eventuelt bliver overset.

Når I ved præcis, hvor platformen skaber værdi, bliver det lettere at prioritere fremtidige justeringer eller tilføjelser. Målinger kan også give grundlag for at fjerne overflødigt indhold, så platformen forbliver strømlinet og overskuelig. Ved løbende at inddrage medarbejderne i denne proces får I desuden en bedre forståelse for deres behov, og det skaber et stærkere ejerskab og større motivation. Dette fokus på vedvarende forbedring kan være med til at sikre, at intranettet aldrig går i stå eller bliver irrelevant, men i stedet udvikler sig side om side med virksomhedens øvrige digitale initiativer.

Et andet aspekt af måling er at vurdere effekten af specifikke funktioner eller kampagner. Hvis I eksempelvis har lanceret et nyt samarbejdsrum til vidensdeling, kan I spore, hvor ofte det bliver brugt, og om det fører til færre møder eller hurtigere svartider på spørgsmål. Disse indsigter kan hjælpe jer med at fastslå ROI (Return on Investment) på de tiltag, I investerer i, og sætte kursen for, hvordan platformen bedst understøtter jeres forretningsmål.

Sammenkobling med virksomhedskultur og forandringsledelse

Et intranet er ikke kun et teknisk redskab; det afspejler også den kultur og de værdier, der driver virksomheden. Når nye processer og initiativer skal rulles ud, er det ofte platformen, der fungerer som en intern kommunikationskanal og et samlingssted for alle medarbejdere. Derfor er det essentielt at tænke kultur og forandringsledelse ind i intranet-strategien – særligt hvis I ønsker, at medarbejderne skal tage aktivt ejerskab.

Hvis platformen skal understøtte en åben og innovativ kultur, kan det eksempelvis være relevant at tilbyde fora eller idébanker, hvor alle har mulighed for at bidrage med forslag og løsninger. Samtidig kan afdelinger eller teams, der arbejder med forandringer, etablere interne sider, der hjælper med at kommunikere formål, succeskriterier og status for projekter. Det skaber transparens og forståelse, så medarbejderne føler, at de har indblik i, hvorfor visse initiativer sættes i værk.

Forandringsledelse er også en proces, der i høj grad handler om at håndtere medarbejdernes reaktioner på nye tiltag. Her kan intranettet være et centralt redskab til at dele succeshistorier, præsentere nøglepersoner bag forandringerne og give konkret vejledning til, hvordan nye systemer eller rutiner skal håndteres. Jo mere tilgængelig og relevant informationen er, desto lettere er det for medarbejderne at acceptere og støtte op om forandringerne.

Ved at koble systemet sammen med en gennemarbejdet forandringsstrategi kan I opnå større engagement og højere succesrate for jeres projekter. Det bliver med andre ord et dynamisk værktøj, der ikke blot håndterer praktiske opgaver, men også styrker virksomhedskulturen og motivationen hos den enkelte medarbejder.

Konklusion

Din virksomheds endelige valg af en kommunikationsløsning bør altid tage udgangspunkt i specifikke behov og krav. Hos Blue Dock har vi stor erfaring i at sammensætte intranet-løsninger, som både fremmer effektiviteten og understøtter en moderne digital arbejdsplads. En fleksibel og skalérbar løsning sikrer, at I får en fremtidssikret platform, der løbende kan opdateres og tilpasses, samtidig med at det bidrager til bedre samarbejde på tværs af organisationen.

Vil du vide mere om vores intranetløsninger? På vores hjemmeside kan du læse yderligere, eller du kan kontakte os direkte for at høre nærmere eller aftale en demo. Vi glæder os til at hjælpe jer videre med en intranet-løsning, der kan gøre en reel forskel i hverdagen.

Læs mere om vores intranetløsninger her.