En medarbejderportal er den digitale indgang, hvor ansatte finder nyheder, dokumenter, genveje til systemer og selvbetjening ét sted. I praksis bruges ordet både om et intranet og om en HR-indgang. På Microsoft 365 bygger man den på SharePoint, med Teams som mobil indgang.
Hvad er en medarbejderportal?
Der findes ingen fast definition, og ordet bruges om to ting, som ofte flyder sammen.
- Som intranet: en fælles indgang til information og kommunikation. Her finder medarbejderne nyheder, politikker, viden og kolleger.
- Som indgang til arbejdet: et sted, man logger ind for at komme i gang. Her ligger genveje til systemer og selvbetjening, fx at se oplysninger om sig selv, sine opgaver eller udfylde formularer med anmodninger.
Når man søger på ordet på Google, er det den anden betydning, der dominerer: resultaterne er næsten udelukkende login-sider til kommuners, universiteters og virksomheders egne portaler. Søger man i stedet på “medarbejderportal løsning”, handler resultaterne om intranet. Det fortæller, at begrebet er bredt, og at man skal afklare, hvad man mener, før man vælger løsning.
Medarbejderportal eller intranet – hvad er forskellen?
I dagligdagen er forskellen mest et spørgsmål om, hvor man ligger vægten. Et intranet er mest fokuseret på indhold og kommunikation. En medarbejderportal er mere fokuseret på indgang og handling: at komme videre til de rigtige værktøjer og få ting gjort.
De bedste løsninger kombinerer begge dele i én indgang, så medarbejderne ikke skal vælge mellem to steder. Det er også derfor, man ikke behøver to separate projekter. Læs mere om selve intranetdelen i vores guide til hvad et intranet er.
Hvad bør en medarbejderportal indeholde?
- Nyheder og målrettet kommunikation – så den enkelte får det, der er relevant for netop deres afdeling eller lokation.
- Søgning på tværs af sites, nyheder og filer.
- Genveje til systemer og apps, som medarbejderne bruger dagligt.
- Selvbetjening – formularer og anmodninger, der kan følges fra start til slut.
- Politikker, håndbøger og dokumenter. Se fx hvorfor en digital medarbejderhåndbog giver mening.
- Mennesker og organisation – hvem gør hvad, og hvem skal man kontakte.
- Adgang fra mobil, især hvis en del af medarbejderne ikke sidder ved en pc.
Sådan bygger man en medarbejderportal på SharePoint
SharePoint er ikke ét produkt, men et sæt byggeklodser. Microsoft beskriver i sin vejledning til intranetplanlægning blandt andet kommunikationswebsteder, home site, hub sites, nyheder og Viva Engage som de komponenter, man kan bruge.
Fundamentet: kommunikationswebsteder og et home site
Et SharePoint home site er et kommunikationswebsted, som man udpeger som den øverste landingsside i intranettet. Et home site giver tre konkrete fordele i forhold til et almindeligt site:
- Søgningen dækker hele intranettet, ikke kun det enkelte site.
- Nyheder oprettet på home site bliver officielle organisationsnyheder.
- Det er en forudsætning for at aktivere global navigation i SharePoint-appbjælken.
Der kan kun være ét home site, og Microsoft anbefaler at placere det som organisationens rodsite, før man sætter det op.
Målretning: den rigtige information til de rigtige
Navigation, nyheder og webdele kan målrettes til bestemte målgrupper. Det er den funktion, der gør, at en portal kan rumme både kontor- og feltmedarbejdere uden at blive uoverskuelig.
Mobil og Teams: SharePoint-appen i Teams
Det, der tidligere hed Viva Connections, hedder nu SharePoint-appen i Teams. Den er bygget oven på home site og giver en personlig indgang med genveje, nyheder og ressourcer i Teams og på mobil. Microsoft angiver, at den kan integreres med tredjepartsløsninger og HR-systemer.
Husk licenserne. De fleste har de rigtige licenser allerede i dag, men uanset er det godt at sikre sig at man ikke bliver skuffet. Microsofts dokumentation siger, at man skal have en Enterprise-, Business-, Frontline- eller Academic-licens for at bruge SharePoint-appen, og hvis du skal bruge flere Viva værktøjer udover Engage kræver det separate Viva-licenser.
Når standarden ikke rækker: moduler
Standardfunktionerne dækker nyheder, navigation og søgning godt. Selvbetjening med formularer og godkendelsesflows kræver oftest Power Apps og Power Automate oven på. Hos Bluedock tager vi udgangspunkt i Microsofts standardkomponenter og supplerer med egne moduler, hvor standarden ikke dækker behovet. Det er den tilgang, der ligger bag Bluedock Intranet, som installeres i kundens eget Microsoft 365 til en fast pris uden abonnement eller brugerlicenser.
Hvornår er SharePoint det rigtige valg – og hvornår er det ikke?
SharePoint passer godt, hvis:
- virksomheden allerede bruger Microsoft 365, og medarbejderne har en konto i forvejen,
- portalen skal hænge sammen med Teams, dokumenter og Power Platform,
- man vil undgå endnu en separat platform med egen licens og eget login.
Det kan være en dårligere løsning, hvis:
- en stor del af medarbejderne ikke har eller kan få en Microsoft-konto,
- man hurtigt vil i gang med en færdig, forudbygget platform og ikke har kapacitet til at drive indhold og struktur i SharePoint,
- der ikke er nogen i organisationen, der kan eje portalen.
Der findes dygtige, specialiserede intranetleverandører, og for nogle organisationer er deres løsning det rigtige. Det afgørende er, om man vil bygge videre på det, man allerede har, eller tilføje en ny platform.
De typiske fejl
- Ingen ejer. En portal uden redaktionelt ansvar bliver hurtigt forældet. Vi anbefaler at samarbejde med HR, ledelse og juridisk om det vigtigste indhold, før man lancerer.
- Navigation efter organisationsdiagrammet. Medarbejderne tænker i opgaver (“jeg skal bruge…”) og ikke i afdelinger.
- For mange genveje. En portal, der blot er en samling af links, hjælper ingen. Det er vigtigt medarbejderne bliver guidet.
- Ingen test og måling. Microsoft anbefaler at lancere i faser med Portal launch scheduler og følge brugen bagefter.
Ofte stillede spørgsmål
Er en medarbejderportal det samme som et intranet?
Ikke nødvendigvis, men begreberne overlapper meget. Et intranet er fokuseret på information og kommunikation, en medarbejderportal på indgang og handling. De fleste løsninger rummer begge dele og sådan bør det også være.
Kan man bygge en medarbejderportal i SharePoint uden ekstra licens?
SharePoint indgår i alle Microsoft 365-erhvervsabonnementer, og et home site er en SharePoint-funktion. Teams-appen har særlige licenskrav (Enterprise, Business, Frontline eller Academic), så tjek jeres plan, før I planlægger den del.
Kan en medarbejderportal bruges på mobil?
Ja. Et home site kan åbnes i SharePoint-mobilappen, og SharePoint-appen i Teams giver en personlig indgang på mobil og pc.
Hvem skal eje en medarbejderportal?
Typisk kommunikation eller HR som redaktionel ejer, med IT som teknisk ejer. Det vigtigste er, at ansvaret er navngivet, og at den, der ejer indholdet, også har tid til at vedligeholde det.
Vil I vide mere om at samle intranet, selvbetjening og dokumenter i én indgang? Se vores SharePoint-intranet, vores HR-portaler, eller kontakt os for en snak.