En velfungerende projektportal i SharePoint Online kan være en afgørende faktor for enhver organisations succes. En optimeret portal sikrer en mere struktureret og effektiv projektstyring, hvilket fører til bedre samarbejde, højere produktivitet og mere succesfulde projekter. I det følgende gennemgår vi de vigtigste strategier og bedste praksis for at forbedre din projektportalø,.

Kontakt Blue Dock i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.

Skab en klar og logisk struktur

En velorganiseret projektportal starter med en gennemtænkt struktur, der gør det nemt for brugerne at navigere og finde de oplysninger, de har brug for.

Tips til strukturering:

• Brug sites og subsites: Opdel større projekter i dedikerede subsites for at holde information adskilt og organiseret.
• Opret klare sektioner: Inddel portalen i sektioner som Dokumenter, Opgaver, Kalender, Rapportering og Ressourcer.
• Implementer metadata og kolonner: Tilføj felter som Dokumentkategori, Projektstatus og Ansvarlig for at lette filtrering og søgning.
• Brug permissions effektivt: Sikr, at kun relevante personer har adgang til følsomme oplysninger ved hjælp af SharePoints sikkerhedsindstillinger.

En tydelig struktur minimerer tidsspild og forbedrer den generelle brugeroplevelse.

Automatiser arbejdsprocesser med Power Automate

Power Automate kan effektivisere gentagne opgaver og reducere risikoen for menneskelige fejl.

Eksempler på nyttige automatiseringer:

• Godkendelsesflows: Opsæt workflows, der automatisk sender dokumenter til godkendelse, og underret relevante personer, når godkendelsen er fuldført.
• Påmindelser: Automatisér e-mailnotifikationer om deadlines eller opfølgninger.
• Opgavetildeling: Generér automatisk opgaver i Microsoft Planner baseret på ændringer i projektstatus.
• Arkivering: Implementer automatiske arkiveringsregler, så ældre dokumenter flyttes til en arkivmappe for at holde portalen ryddelig.

Ved at implementere automatiseringer kan din projektportal klare mange administrative opgaver, så brugerne i stedet kan fokusere på det arbejde, der skaber mest værdi.

 

Forbedr samarbejdet med Microsoft Teams-integration

Denne platform og Microsoft Teams fungerer bedst i fællesskab og kan løfte samarbejdet i dine projekter til et nyt niveau.

Sådan optimerer du integrationen:

1. Opret Teams-kanaler for hvert projekt: Link direkte til projektets side, så alle filer og samtaler er samlet ét sted.
2. Brug faner i Teams: Tilføj SharePoint-lister, dokumentbiblioteker eller kalendere som faner for hurtig adgang.
3. Del dokumenter direkte: Brug Teams til at dele og redigere SharePoint-dokumenter i realtid.
4. Brug Power Automate i Teams: Opsæt flows, der opdaterer Teams-kanaler med vigtige ændringer fra portalen.

Ved at kombinere SharePoint og Teams skaber du en mere effektiv og strømlinet arbejdsproces.

Brug dashboards til visualisering af projektdata

Visuelle værktøjer giver et hurtigt overblik over projektstatus og fremskridt.

Sådan opretter du dashboards:

• Brug Power BI: Integrer Power BI med din portal for at visualisere nøgletal som deadlines, ressourcer og budgetter.
• Opret tilpassede lister: Brug platformens lister til at bygge interaktive rapporter og visninger.
• Indsæt webdele: Tilføj grafer, diagrammer og statusopdateringer direkte på startsiden via SharePoint-webdele.
• Konfigurer KPI’er: Definér nøgleindikatorer, der tydeligt viser projektets fremdrift.

Visuelle dashboards gør det lettere at overvåge projektets udvikling og identificere mulige udfordringer i tide.

Optimer brugeroplevelsen

En intuitiv og brugervenlig projektportal sikrer, at medarbejderne kan arbejde mere effektivt og minimerer fejl.

Bedste praksis for brugeroplevelsen:

• Mobile-first design: Sørg for, at portalen fungerer optimalt på både desktop og mobile enheder.
• Tilpas navigationen: Udnyt venstre navigationspanel og overliggende menuer for at skabe en intuitiv struktur.
• Tilføj søgefunktioner: Implementer avancerede søgefunktioner, der gør det nemt at finde dokumenter og oplysninger.
• Anvend farvekoder og ikoner: Gør det lettere at skelne mellem forskellige typer af opgaver og dokumenter.

Jo nemmere portalen er at bruge, desto større sandsynlighed er der for, at den bliver anvendt aktivt i organisationen.

Træning og support

Ingen optimering er komplet, før brugerne forstår, hvordan de bedst udnytter projektportalens funktioner.

Sådan sikrer du succesfuld træning:

• Lav vejledninger: Opret skriftlige instruktioner og videovejledninger, der gennemgår de vigtigste funktioner.
• Hold workshops: Arrangér praktiske workshops, så brugerne får hands-on erfaring.
• Opdater løbende: Sørg for at informere brugerne om nye funktioner og forbedringer, når de rulles ud.
• Opret en supportgruppe: Etabler en dedikeret Teams-kanal eller SharePoint-side, hvor brugere kan stille spørgsmål og få hjælp.

En velinformeret og veluddannet brugerbase betyder, at portalen vil blive anvendt mere effektivt.

Monitorér og evaluer løbende

For at sikre, at din projektportal forbliver effektiv, bør du regelmæssigt overvåge dens ydeevne og anvendelse.

Hvad skal du holde øje med?

• Brugerengagement: Microsoft 365-rapportering kan vise, hvor ofte portalen bruges.
• Feedback: Indhent løbende input fra brugerne for at identificere forbedringsmuligheder.
• Teknisk ydeevne: Overvåg eventuelle fejl eller flaskehalse, der kan påvirke portalens funktionalitet.
• Brug af automatiseringer: Evaluér regelmæssigt, om Power Automate-flows og andre automatiseringer stadig er relevante og fungerer korrekt.

Løbende vurdering gør det muligt at iværksætte justeringer og sikre, at portalen altid er opdateret og værdiskabende.

Konklusion

Optimering af en projektportal i SharePoint Online kræver en kombination af gennemført struktur, automatiserede arbejdsgange, integrering med andre Microsoft-værktøjer samt fokus på brugeroplevelse. Ved at følge ovenstående strategier kan du skabe en platform, der ikke kun understøtter effektiv projektstyring, men også fremmer samarbejde og produktivitet.

Gennem løbende evaluering og justering sikrer du, at din portal forbliver et værdifuldt værktøj for organisationen, som konstant udvikler sig og understøtter virksomhedens overordnede mål.