Sådan fungerer et SharePoint dokumenthåndteringssystem

14. February 2025
En mappe er omringet af forskellige dokuemnt ikoner. Det illustrerer dokumenthåndtering på Sharepoint. Farverne er gule, blå og røde.
14. February 2025 Marie Schildt

 SharePoint er en alsidig platform fra Microsoft, der hjælper virksomheder med dokumenthåndtering som at organisere, dele og samarbejde om dokumenter på en effektiv måde. Dokumenthåndteringssystemet giver mulighed for at opbygge strukturer, som passer til både små og store organisationers behov. Kontakt Blue dock i dag, for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med dokumenthåndtering.

Hvorfor vælge SharePoint?

SharePoint er kendetegnet ved sin fleksibilitet og skalerbarhed. Uanset om der er tale om en mindre virksomhed med enkle arbejdsgange eller en stor organisation med komplekse processer, kan systemet tilpasses, så det understøtter netop jeres forretningsmål.

En illustration over dokumenthåndtering. Det vises gennem en masse symboler som mapper, dokumenter og tandhjul, der er forbundet.

Nøglefunktioner i et dokumenthåndteringssystem

Dokumentbiblioteker

    • Gem filer i overskuelige biblioteker, og tilføj metadata som kategori, ansvarlig person og dato.
    • Organiser dokumenter i mapper eller efter tags, så de er nemme at finde frem til.

  2. Metadata og tagging

    • Tildel dokumenter specifikke metadata, fx projektnavn, godkendelsesstatus eller afdeling.
    • Gør det muligt at filtrere og sortere dokumenter ud fra forskellige kriterier.

  3. Delte mapper

    • Delte mapper kan oprettes til specifikke teams, projekter eller kunder.
    • Gør det lettere at koordinere opgaver, når alle har adgang til samme dokumenter.

  4. Versionsstyring

    • Se, hvornår et dokument sidst er redigeret, og af hvem.
    • Rul tilbage til en tidligere version ved fejl eller for at gendanne vigtige oplysninger.

  5. Kommentarfunktioner

    • Tilføj kommentarer til bestemte dokumentversioner for at give feedback eller dokumentere ændringer.
    • Hold samarbejdet struktureret og gennemsigtigt.

  6. Adgangskontrol

    • Administrer læse-, redigerings- og delingsrettigheder for hvert dokument eller bibliotek.
    • Tildel adgang baseret på brugerroller (fx “Projektleder” eller “Medarbejder”) eller giv midlertidig adgang til eksterne partnere.

Automatisering af arbejdsgange

Med Power Automate (tidligere Microsoft Flow) kan I oprette automatiske workflows. Eksempelvis kan et nyt dokument automatisk sendes til godkendelse, når det uploades. Opgaver kan samtidig oprettes i Planner, så alle ved, hvem der skal gøre hvad, og hvornår det skal være færdigt.

Et lyst, minimalistisk kontormiljø med mennesker, der samarbejder om dokumenthåndtering

Integration med andre systemer

SharePoint fungerer gnidningsfrit med andre Microsoft 365-værktøjer som Teams, Outlook og OneDrive. Det betyder, at dokumenter kan åbnes direkte fra Teams-kanaler, og medarbejderne kan arbejde offline via OneDrive.

Læs også vores artikel om integration af dokumenthåndtering i SharePoint.

Fordele ved SharePoint dokumenthåndtering

  • Centralisering: Alle dokumenter samles ét sted, hvilket gør det nemt at finde og dele filer.
  • Effektiv versionskontrol: Hold styr på ændringer og historik uden at miste overblikket.
  • Forbedret sikkerhed: Adgangsrettigheder og kryptering sikrer fortrolige oplysninger.
  • Reduktion af fejl og dobbeltarbejde: Automatiserede arbejdsgange sparer tid og ressourcer.

Udfordringer og løsninger

Det er en omfattende platform, og nye brugere kan føle sig overvældede i starten. En velgennemtænkt implementeringsstrategi er afgørende:

  • Træning og support: Afhold workshops og tilbyd løbende hjælp til medarbejderne.
  • Tilpasning: Justér bibliotekernes struktur og metadata, så de afspejler jeres faktiske arbejdsgange

Integration – minimalistisk og abstrakt illustration med pile og former, der viser flow og sammenhæng, uden nogen form for tekst eller detaljerede ikoner.

Sammenfatning

Systemet er en alsidig og skalerbar platform fra Microsoft, der gør det muligt for virksomheder at organisere, dele og samarbejde om dokumenter effektivt. Den er velegnet til både små virksomheder med enkle arbejdsgange og store organisationer med komplekse processer, da systemet kan tilpasses specifikke behov og forretningsmål.

Nøglefunktioner i SharePoint omfatter dokumentbiblioteker, metadata og tagging, delte mapper, versionsstyring, kommentarfunktioner og adgangskontrol. Disse funktioner gør det enkelt at organisere og finde dokumenter, holde styr på ændringer og historik samt beskytte fortrolige oplysninger via adgangsrettigheder. Med integration af Power Automate kan arbejdsgange automatiseres, herunder dokumentgodkendelser og opgaveoprettelse i Planner, hvilket reducerer fejl og sparer tid.

Platformen integreres gnidningsfrit med Microsoft 365-værktøjer som Teams, Outlook og OneDrive, så I kan centralisere dokumenter ét sted, arbejde offline og få adgang til filer direkte fra Teams-kanaler.

Blandt fordelene ved SharePoint-dokumenthåndtering er centralisering af filer, effektiv versionskontrol, forbedret sikkerhed samt reduktion af fejl og dobbeltarbejde. For nye brugere kan platformens mange muligheder virke overvældende, men det kan løses med en solid implementeringsstrategi. Træning, workshops og løbende support hjælper medarbejderne med at bruge systemet effektivt, mens en tilpasset struktur og relevante metadata sikrer, at systemet understøtter virksomhedens arbejdsprocesser.

SharePoint er ikke kun et opbevaringsværktøj, men en helhedsorienteret løsning, der styrker samarbejde og effektivitet på tværs af organisationen. Med sin fleksibilitet og integration med andre værktøjer udgør det en stærk platform til moderne dokumenthåndtering. For mere information, kontakt Blue Dock i dag.