Sådan tilpasser du søgefunktionen i SharePoint Online

En person trykker på søgefunktionen. Personen er i gang med at tilpasse sin søgefunktion på SharePoint online.

I denne artikel finder du en trinvis vejledning til, hvordan du kan oprette og optimere en tilpasset søgefunktion i SharePoint. En special søgeside giver dig fuld kontrol over, hvordan data indekseres, søges og præsenteres, så du kan levere mere relevante og målrettede søgeresultater til dine brugere.

Kontakt Blue Dock i dag, for at høre hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med SharePoint Online.

Læs vores artikel om, hvordan Blue Dock optimerer din SharePoint Online oplevelse.

Overblik: Hvad er en tilpasset søgefunktion?

En tilpasset søgefunktion i SharePoint giver dig mulighed for at:

  • Justere metadata (f.eks. tilføje eller ændre felter, der skal kunne søges efter).
  • Oprette brugerdefinerede søgesider med eget layout og specifikke webdele.
  • Optimere søgeresultater for bedre relevans baseret på din organisations behov.

Trin 1: Forstå dine søgebehov

Identificer nøgleområder

Før du går i gang med at tilpasse søgefunktionen, bør du afdække følgende:

  • Hvilken type data skal kunne søges? (Dokumenter, lister, biblioteker osv.)
  • Hvem er målgruppen for søgeresultaterne?
  • Hvilke metadata er nødvendige for at filtrere og sortere resultater?

Analyser eksisterende søgeproblemer

  • Er søgeresultaterne ofte irrelevante?
  • Savner brugerne bestemte filtre eller kategorier?

En grundig behovs- og problemanalyse sikrer, at du fokuserer på de vigtigste områder og får mest muligt ud af tilpasningen.

Læs også vores artikel om, hvordan du kan få dine egne farver og skrifttyper på SharePoint intranet.

eksempel på opsætning af special søgeside i SharePoint.

Trin 2: Opret en brugerdefineret søgeside

Hvad er en brugerdefineret søgeside?

En brugerdefineret søgeside giver mulighed for at ændre layoutet og funktionaliteten af søgeresultaterne, så de passer til din organisations krav.

Sådan opretter du siden

  1. Opret en ny side
    Gå til Site ContentsSite Pages, og opret en ny side.
    Giv siden et sigende navn, f.eks. “CustomSearch”.
  2. Tilføj søge-webdele
    • Søgeboks: Til brugerens forespørgsler.
    • Søgeresultater: Viser resultater baseret på forespørgslen.
    • Raffinering: Muliggør filtrering efter metadata (filtype, dato, afdeling mv.).
  3. Angiv resultatsiden
    Gå til Site SettingsSearch Settings, og angiv URL’en til din nye side under Results Page URL.

Denne opsætning giver dig fuld kontrol over, hvordan søgeresultaterne vises og fungerer.

Trin 3: Optimer metadata og søgeskema

Hvad er metadata og søgeskema?

  • Metadata: Beskrivende information om dit indhold (f.eks. forfatter, afdeling, dokumenttype).
  • Søgeskema: Definerer, hvordan metadata indekseres og gøres tilgængelige i søgningen.

Tilpasning af søgeskemaet

  1. Naviger til SharePoint Admin Center
    Vælg SearchManage Search Schema.
  2. Tilføj administrerede egenskaber
    • Opret nye administrerede egenskaber, hvis nødvendige metadata ikke allerede findes.
    • Kortlæg administrerede egenskaber til gennemgåede egenskaber, så de bliver søgbare.

Eksempler på nyttige metadata

  • Afdeling: Gør det let at sortere eller filtrere efter ansvarligt team.
  • Dato for opdatering: Vis de nyeste dokumenter først.
  • Godkendt status: Gør det muligt at filtrere udkast fra godkendte dokumenter.

Når dine metadata og søgeskemaet er optimeret, bliver det betydeligt lettere for brugerne at finde præcist det, de leder efter.

Trin 4: Forbedr søgeforslag

Hvorfor er søgeforslag vigtige?

Søgeforslag hjælper brugerne med at finde information hurtigt ved at foreslå relevante termer, mens de skriver.

Sådan tilføjer du søgeforslag

  1. Opret en tekstfil med søgeord
    • Indsaml de mest almindelige eller vigtige søgetermer.
    • Gem filen i UTF-8-format.
  2. Upload søgeforslagene
    Gå til Search AdministrationQuery Suggestions.
    Importér filen under Always suggest these queries.

Ekskludér irrelevante forslag

  • Lav en liste over uønskede termer, og importér den under Never suggest these queries.

Denne funktion sikrer, at brugerne får mest muligt ud af søgningen, uden at blive distraheret af irrelevante forslag.

Trin 5: Tilføj målrettede resultatkilder

Hvad er resultatkilder?

Resultatkilder definerer, hvor SharePoint skal hente data fra, f.eks. eksterne systemer, specifikke SharePoint-lister eller bestemte biblioteker.

Sådan konfigureres målrettede kilder

  1. Åbn Search Administration
    Vælg Result SourcesNew Result Source.
  2. Definér en ny kilde
    • Angiv, hvilke data der skal inkluderes i søgningen (f.eks. dokumenter fra en specifik mappe eller en ekstern database).

På den måde kan du inkludere relevante data og ekskludere kilder, der ikke er relevante for brugerne.

Trin 6: Test og optimer din søgefunktion

Test dine ændringer

  • Lav forskellige søgninger for at sikre, at resultaterne er præcise og opdateres, når data ændres.

Indhent feedback fra brugerne

  • Spørg brugerne, om de finder den ønskede information.
  • Justér søgeindstillingerne baseret på deres input.

Overvåg søgeanalyser

  • Gå til Search Analytics i SharePoint Admin Center for at se, hvordan brugerne søger.
  • Identificér søgeord med dårlige resultater, og optimer metadata eller søgeskemaet tilsvarende.

Afslutning

At tilpasse søgefunktionen i SharePoint kræver både planlægning og løbende vedligeholdelse, men gevinsterne er store: En bedre brugeroplevelse, mere præcise søgeresultater og øget effektivitet i din organisation. Følg disse trin for at skabe en skræddersyet søgeoplevelse, der matcher dine specifikke behov og gør det nemmere for brugerne at finde det, de søger efter.