Sikkerhed er afgørende i kontraktstyring, fordi kontrakter ofte indeholder følsomme oplysninger om virksomhedens drift, kunder og samarbejdspartnere. SharePoint, der er en del af Microsoft 365, tilbyder en række avancerede sikkerhedsfunktioner, som beskytter disse data og sikrer, at kun de rette personer har adgang. I denne artikel dykker vi ned i SharePoints sikkerhedsfunktioner og gennemgår, hvordan de bedst implementeres for at sikre en betryggende og effektiv kontraktstyring.

Kontakt Blue Dock i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.

Styring af adgang

En af de mest essentielle sikkerhedsfunktioner i platformener muligheden for at styre, hvem der har adgang til specifikke kontrakter. Dette sker via brugerroller og rettigheder, hvor kun autoriserede personer kan se, redigere eller dele dokumenter.

• Brugerroller: Administratorer kan definere forskellige roller, fx ejer, redaktør og læser.
• Delingsindstillinger: Man kan begrænse, hvem der kan dele dokumenter, så følsomme kontrakter ikke utilsigtet sendes eksternt.

Resultatet er en stram adgangskontrol, som mindsker risikoen for, at uvedkommende får indblik i fortrolige aftaler.

Kryptering af data

Data, der opbevares på platformen, er krypteret for at undgå uautoriseret indsigt. Her benyttes både:

• Kryptering under overførsel: Når data transporteres mellem enhed og server, sikrer protokoller som SSL/TLS, at kontrakterne ikke kan opsnappes af tredjepart.
• Kryptering i hvile: Selv når data ligger lagret i SharePoint, forbliver de krypterede. Det er en vigtig foranstaltning, hvis fysiske enheder bliver stjålet eller kompromitteret.

Overvågning og logning

SharePoint’s revisionslog fungerer som et digitalt spor, der viser, hvem der har fået adgang til, ændret eller delt kontrakterne. Denne transparens:

• Registrerer aktiviteter: Alle væsentlige handlinger – herunder visning, redigering og deling – noteres.
• Afslører mistænkelig adfærd: Hvis der opstår uregelmæssigheder, kan loggen hjælpe med at identificere kilden.

Den løbende overvågning giver organisationen bedre indsigt i brugernes adfærd og muliggør hurtig reaktion på potentielle sikkerhedsbrud.

Opbevaring og sletning af kontrakter

For at opfylde både interne politikker og eksterne lovkrav, kan platformen administrere kontraktens livscyklus gennem retention policies (opbevaringspolitikker):

• Opbevaringsperioder: Der kan fastsættes specifikke tidsrum, som kontrakter skal gemmes i.
• Automatiske handlinger: Når en kontrakt har nået udløbsdatoen, kan SharePoint enten arkivere eller slette den efter organisationens regler.

Det sikrer, at kontrakter ikke bliver liggende unødvendigt længe og sparer samtidig plads og ressourcer.

Avancerede sikkerhedsværktøjer i Microsoft 365

Ud over platformens egne funktioner kan organisationer drage fordel af yderligere løsninger i Microsoft 365-pakken:

• Microsoft Information Protection (MIP): Gør det muligt at klassificere og beskytte kontrakter med etiketter og politikker, der fastlægger, hvordan de må bruges og deles.
• Multi-faktor-autentifikation (MFA): Tilføjer et ekstra sikkerhedslag ved login, så brugerne fx både skal angive adgangskode og bekræfte via telefon eller en app.

Disse værktøjer supplerer SharePoint’s indbyggede sikkerhed og højner den samlede beskyttelse.

Implementering af sikkerhedsforanstaltninger

For at drage fuld nytte af SharePoint’s sikkerhedsfunktioner anbefales det, at organisationer:

• Definerer adgangsregler: Dokumentér tydeligt, hvem der skal have adgang til hvilke kontrakter. Gennemfør jævnligt gennemgange for at sikre, at rollerne stadig passer.
• Træner medarbejdere: Sørg for, at alle ved, hvordan man deler dokumenter sikkert, genkender trusler (fx phishing) og bruger stærke adgangskoder.
• Overvåger og opdaterer løbende: Hold øje med SharePoint’s revisionslog og anvend nyeste sikkerhedsopdateringer, så systemet konstant er beskyttet mod aktuelle trusler.

Fordele ved sikker kontraktstyring

Når platformens sikkerhedsfunktioner kombineres med øvrige Microsoft 365-værktøjer, opnår organisationen:

• Reduceret risiko: Mindre sandsynlighed for uautoriseret adgang, datalæk eller misbrug.
• Compliance-sikring: Effektive funktioner og automatiserede politikker hjælper med at overholde lovmæssige krav, fx GDPR.
• Forbedret effektivitet: Medarbejderne kan trygt fokusere på kerneopgaver i stedet for at bekymre sig om datasikkerheden.

Konklusion

Sikkerhed er et afgørende element i en velfungerende kontraktstyringsproces. Med SharePoint som platform får organisationer adgang til avancerede funktioner, der både beskytter data, øger transparensen og letter overholdelsen af compliance-krav. Ved at kombinere adgangsstyring, kryptering, overvågning og avancerede værktøjer som MIP og MFA kan man sikre, at kontrakterne forbliver fortrolige og kun er tilgængelige for de rette personer. En professionel tilgang til sikkerhed skaber ikke blot ro i sindet, men bidrager også til en mere effektiv og smidig drift.