4 måder Copilot i SharePoint skaber innovation i din organisation

Virksomheder står i dag midt i en digital omstilling, hvor ny teknologi ikke kun er et spørgsmål om effektiv drift, men også om innovation. Det handler om at udvikle nye idéer, koncepter, produkter og processer – hurtigere og mere pålideligt – end konkurrenterne. Copilot i SharePoint er et eksempel på en ny AI-baseret teknologi, der muliggør en helt ny tilgang til innovation i det daglige arbejde.

I denne artikel undersøger vi, hvad Copilot i SharePoint er, og vi fremhæver fire centrale måder, hvorpå denne løsning kan sætte skub i den innovative kraft i din organisation. Formålet er ikke kun at øge produktiviteten eller lette adgangen til viden, men at skabe en kultur, hvor kreative idéer opstår, udveksles og afprøves i praksis.

Ønsker du at bruge SharePoint som drivkraft for innovation med AI i centrum?
Kontakt Blue Dock og hør, hvordan vi kan hjælpe jer i gang med Copilot i SharePoint.

Hvad er Copilot i SharePoint?

En AI-assistent i virksomhedens DNA

Copilot er Microsofts bud på en AI-assistent, der understøtter hverdagsopgaver i fx Microsoft 365, herunder Word, Excel, Teams og PowerPoint. Når denne teknologi integreres i SharePoint, bliver den til “Copilot i SharePoint” – en AI-funktion, der trækker på virksomhedens data og dokumenter for at skabe merværdi i alt fra vidensøgning til dokumentgenerering. Copilot i SharePoint er således ikke blot en generisk chatbot, men en AI, der:

1. Forstår konteksten i virksomhedens eksisterende filer, lister og biblioteker.

2. Kan navigere i store mængder af data og dokumenter i SharePoint Online.

3. Genererer indhold, opsummerer dokumenter og kan give anbefalinger på baggrund af jeres faktiske organisationsdata.

Resultatet er en AI-assistent, der indgår i den daglige drift, men som også kan fungere som en katalysator for ideudvikling, hurtigere beslutninger og opbygning af nye standarder – kort sagt, en platform for innovation.

Læs også vores artikel om 3 gode råd til, hvordan Copilot Agents kan skabe innovation i din virksomhed. 

Hvorfor SharePoint?

SharePoint har i årevis været omdrejningspunktet for intranet, dokumenthåndtering og samarbejde i mange virksomheder. Det er en fleksibel platform, der både kan håndtere strukturerede data (lister) og ustruktureret data (dokumenter, billeder, videoer). Når man kobler AI (Copilot) på denne rige database af virksomhedens viden, skabes en dynamisk synergi:

• Brugerne behøver ikke flytte data til nye systemer, for SharePoint er ofte allerede en del af Microsoft 365-miljøet.

• AI’en får adgang til en virksomhedsspecifik “vidensbase”, som ikke bare er generiske tekster fra internettet, men reelt skræddersyede dokumenter, projektrapporter og retningslinjer.

• Innovation opstår, når AI’en hjælper med at forbinde prikker, der tidligere lå spredt i en masse filer og mapper.

Herunder dykker vi ned i de 4 måder, hvorpå Copilot i SharePoint kan løfte innovationen i en organisation.

1. Hurtigere idéudvikling og konceptualisering

Hvorfor idéudvikling kræver viden

Innovation starter ofte med, at nogen får en idé eller en udfordring, der skal løses. Men idéer opstår sjældent i et vakuum. De er påvirket af:

• Tidligere projekter og erfaringer.

• Markedsanalyser, kundeindsigter og data om trends.

• Interne policy-dokumenter, strategier og retningslinjer, der sætter rammer for, hvad virksomheden kan og må gøre.

I en verden, hvor 50–70 % af medarbejdernes tid kan gå med at søge efter information, opstår der et stort potentiale for at effektivisere idéudviklingen, hvis man kan opspore relevant viden hurtigere.

Copilot i SharePoint: Fra viden til handling

Copilot handler ikke blot om søgning. Det er en intelligent AI, der kan:

1. Opsummere store dokumenter og rapporter, så du sparer tid på at læse alt i dybden.

2. Foreslå relaterede emner eller dokumenter, du måske ikke selv var opmærksom på.

3. Generere nye dokumentudkast baseret på eksisterende materiale.

Eksempel: Lad os sige, at en projektgruppe skal idéudvikle omkring en ny produktlancering. Før i tiden ville en medarbejder bruge timer på at lede i filmapper, finde marketingrapporter fra tidligere kampagner, tjekke produktdokumentation, læse om strategiske målsætninger i SharePoint og sammenfatte det i en præsentation. Med Copilot i SharePoint kan vedkommende bede AI’en: “Opsummer vores produktkampagner fra sidste år og fremhæv, hvad der virkede bedst.” AI’en henter data fra rapporter i SharePoint, condencerer konklusionerne, og leverer en kort oversigt, der straks hjælper projektgruppen med at stå på et stærkere fundament for ny idéudvikling.

Hvorfor det løfter innovation

• Mindre tid på opsporing: Man får mere tid til at brainstorme og udtænke nye koncepter.

• Overblik: Ved at se, hvad der tidligere har været en succes eller fiasko, mindsker man risikoen for at gentage fejl.

• Kreativ impuls: AI’en kan “sætte skub i” nye vinkler. Ved at foreslå, hvilke elementer fra fortidens projekter man kunne genanvende, inspireres teamet til at eksperimentere videre.

Netop ved at gøre idéudvikling hurtigere og mere kontekstbaseret er Copilot i SharePoint med til at fremme innovationen i din organisation.

2. Videndeling og samarbejde i realtid

Udfordringen ved samarbejde

Selv i moderne organisationer er videndeling en udfordring. Man har SharePoint-biblioteker fyldt med dokumenter, men ofte ligger de spredt i forskellige mapper eller i underversioner. Samtidig bruger medarbejdere e-mail, Teams-chats og andre kanaler, hvor information nemt kan spredes eller glemmes. Dette hæmmer tværgående innovation, fordi vigtige idéer og data forbliver skjult i “arkiver.”

Hvordan Copilot løfter samarbejde

• Navigere i store dokumentmængder: Copilot i SharePoint kan gøre søgningen langt mere intuitiv, fordi den forstår meningen bag brugerspørgsmål, ikke blot nøgleord. Den kan påpege “filer relateret til projekt X,” vise “mødenoter om marketingstrategi Y,” eller opsummere “hvilke Teams-kanaler der har diskuteret emne Z.”

• Foreslå relateret indhold: Hvis man er i gang med at skrive en projektbeskrivelse, kan AI’en foreslå, at du kigger på lignende projektbeskrivelser fra en anden afdeling, der har løst en beslægtet udfordring. Dermed forhindrer man, at vigtige læringer går tabt.

• Context-aware: I Teams, Word, Excel eller SharePoint-webgrænsefladen forstår Copilot konteksten af, hvad du er i gang med. Den kan komme med input: “Jeg kan se, du skriver om ‘leverandørkvalitet.’ Du har en relevant procedure i SharePoint… vil du se den?”

Sammenhængende innovation

Når videndeling bliver mere real-time og relevant, baner det vejen for tværgående innovation. Produktudviklere kan drage nytte af marketings data, HR-afdelingen kan samarbejde med driftsledere om nye onboarding-idéer, og IT kan se, om en ny softwareløsning allerede er testet i en anden afdeling.

Eksempel: I en global koncern, hvor folk sidder fordelt på flere lokationer, har man ofte siloer. Med Copilot i SharePoint kan en medarbejder i Tyskland, der arbejder på en kampagne, straks finde de kampagner, der var succesfulde i Spanien, og se, hvordan folk i USA har håndteret et lignende marked. AI’en giver et “preview” eller opsummering, og man kan kontakte projektlederen bag en bestemt fil for yderligere input.

Samtidig vil AI’en kunne pege på interne diskussioner eller Teams-chats, der uddyber, hvad der gik galt (eller godt) i en tidligere kampagne – alt sammen i en “context-aware” søgeproces. Det fremmer nye ideer og bedre synergi på tværs af organisationen.

3. Forbedret beslutningsgrundlag

Hvorfor hurtige og velunderbyggede beslutninger er afgørende

Innovation handler også om at træffe de rigtige beslutninger hurtigere. I en foranderlig verden bliver ledelsen nødt til at reagere på markedsændringer, teknologiudviklinger og interne opdagelser. Men for at kunne gøre det kræver det data og indsigt – og netop her kan der opstå en flaskehals: lederne bruger ofte tid på at indhente rapporter fra forskellige systemer, skimme PDF-dokumenter eller bede om “bekræftelse” på faktiske tal i Teams.

Copilot i SharePoint: Beslutninger på solidt grundlag

• Data-sammenstilling: Copilot i SharePoint kan samle informationer på tværs af lister, filer og systemintegrationer. Den kan fx hente salgsdata fra en Excel-fil gemt i SharePoint, kombinere det med rapporter i Word, og give en koncis oversigt med de vigtigste KPI’er.

• Konklusionshjælp: I stedet for at ledelsen skal læse 30 siders strategirapport, kan AI’en opsummere de centrale pointer. Man sparer tid, men bevarer essensen.

• Foreslå næste skridt: Særligt avancerede opsætninger kan lade AI’en foreslå handlinger, fx “I har oplevet en stigning i reklamationer på produkt X. Tidligere har marketing løst lignende situationer ved at… Vil I se de rapporter?”

Resultat: Hurtigere og sikrere beslutninger

Det at kunne træffe beslutninger hurtigere, men stadig på velunderbyggede data, er en kernekomponent i innovation. Uden Copilot i SharePoint risikerer man, at vigtige informationer forbliver i et eller andet inaktivt hjørne af intranettet, utilgængeligt for dem, der skal bruge det.

Eksempel: En topledelse diskuterer muligheden for at åbne et nyt distributionscenter. De beder Copilot om at vise “udfordringer i logistikprocessen ifølge de seneste 2 års rapporter,” og AI’en giver en opsummering baseret på interne revisionsrapporter, kundefeedback og Lean-procesanalyser gemt i SharePoint. Ledelsen får på få minutter det fulde billede, som ellers ville kræve dage at indsamle manuelt.

4. Skabelse af nye standarder og bedste praksis

Innovation i en struktureret form

Innovation er ikke kun “vilde idéer” eller disruptiv teknologi – det handler også om at definere bedste praksis og standarder, der kan spredes i organisationen og skabe stabil vækst. Disse standarder bliver reelt innovation, når de løfter virksomhedens generelle kompetenceniveau og processer.

Copilot i SharePoint sætter standarden

• Dokumentgenerering: Hvis AI’en “lærer,” hvordan et vellykket projektdokument ser ud (eller en kundepræsentation, en ISO-procedure etc.), kan den hjælpe med at generere nye dokumenter efter samme standard. Dermed spreder man “best practice” på tværs af afdelinger.

• Forankring: Når Copilot i SharePoint understøtter en ændret procedure, sikrer man, at nye dokumenter eller nye versioner følger den nye metode. Det er en slags “digital konduite,” hvor AI-en aktivt fører folk hen til de nyeste guidelines.

• Distribuering: SharePoint kan på en nem måde “udgive” nye standarder, mens Copilot “markedsfører” dem til brugerne, fx “Jeg kan se, du opretter en retningslinje for datasikkerhed. Vil du bruge den nye skabelon for GDPR-procedurer?”

Eksempel: Kontinuerlig forbedring i produktion

I en produktionsvirksomhed, der regelmæssigt forbedrer arbejdsgange, har man hidtil haft svært ved at “oversætte” forbedringsprojekter til standardprocedurer, som medarbejderne faktisk bruger. Med Copilot i SharePoint kan man:

1. Dokumentere den nye proces og “lære” Copilot, hvordan man udfører de nye steps.

2. Generere opdaterede arbejdsinstrukser og publicere dem i SharePoint, hvor folk kan læse dem.

3. Følge op: Hvis en medarbejder forsøger at oprette en instruktion, der ligger i konflikt med den nye standard, kan AI’en spørge: “Vil du i stedet bruge den nye procedure X, der er godkendt af kvalitetsafdelingen?”

Dermed bliver innovation ikke en engangsforestilling, men en løbende proces, hvor nye standarder integreres i organisationens “digitale hukommelse.”

Fremtidens intranet understøtter innovation

Copilot i SharePoint er et tegn på en større udvikling: intranettet er ikke længere kun en passiv samling af filer og links, men bliver en interaktiv og AI-understøttet platform. Dette muliggør en ny måde at arbejde på:

1. Dynamisk: Indhold “lever” og justeres i realtid, alt efter brugernes behov.

2. Intelligent: AI hjælper med alt fra opsummering, oversættelse, relateret link-søgning, skabelse af nye dokumentudkast og generering af visuelle elementer som diagrammer.

3. Samarbejdende: SharePoint binder i forvejen Teams, Outlook, Power Apps og Power Automate sammen. Med Copilot i SharePoint bliver det endnu lettere at samarbejde på tværs af afdelinger.

Hvorfor dette fremmer innovation

• Hurtig adgang til viden: Mindre spildtid i at søge data, flere ressourcer til at udvikle koncepter.

• Forstærket tværgående interaktion: Med bedre søgning og AI-genererede forslag ser medarbejdere, at der kan være relevans i en helt anden afdeling eller en fil, de ikke selv ville tænke på.

• Automatisk forankring: Nye processer og dokumenter forbliver ikke blot lokalt i en enkelt teams “egen filmappe,” men løftes op i en organisationel standard, så de kan benyttes af andre projekter.

Den digitale arbejdsplads forandrer sig altså fra at være et passivt arkiv til at blive et aktivt og samskabende miljø – og netop dette er nøglen til, at innovation bliver en integreret del af virksomhedskulturen.

Hvad skal du overveje for at komme i gang med Copilot i SharePoint?

Teknisk forudsætning

For at udnytte Copilot i SharePoint kræves det typisk, at I har en Microsoft 365-licens, der tillader AI-funktioner som Copilot. Sørg for, at jeres SharePoint Online-miljø er konfigureret hensigtsmæssigt, og at jeres datasikkerhed og rettighedsstyring er på plads, da AI vil få adgang til en del af jeres interne informationer.

Governance og compliance

Når AI får adgang til jeres interne viden, er det vigtigt at definere retningslinjer for:

• Hvilke mapper eller biblioteker Copilot må tilgå.

• Hvordan logning af AI-forespørgsler håndteres, af hensyn til datasikkerhed.

• Hvem har tilladelse til at “lære” Copilot nye retningslinjer eller oplære den i nye emner.

Kulturforandring

Som med al ny teknologi er det afgørende at gøre medarbejderne trygge ved at bruge Copilot i SharePoint. De skal forstå, at AI-assistancen ikke erstatter dem, men giver dem “superkræfter” i form af hurtigere søgning, opsummeringer og dokumentgenerering. Overvej at:

• Lave workshops hvor kolleger introduceres til Copilot.

• Skabe “champions” i hver afdeling, som kan vise, hvordan AI’en bruges i praksis.

• Gennemføre en pilotfase: Start i en enkelt afdeling, og få feedback. Når I justerer opsætningen, rulles det bredt ud i organisationen.

4 måder Copilot i SharePoint skaber innovation

Lad os opsummere de 4 måder, hvorpå Copilot i SharePoint bidrager til en innovativ kultur i din virksomhed:

1. Hurtigere idéudvikling og konceptualisering
   AI’en kan opspore relevant viden på tværs af mange dokumenter, løfte essensen frem og give teams et stærkere udgangspunkt for at udvikle nye idéer.

2. Videndeling og samarbejde i realtid
   I stedet for at forsvinde i mapper, e-mails og chats, bringer Copilot kritisk information frem, når og hvor den skal bruges, og fremmer tværgående samarbejde.

3. Forbedret beslutningsgrundlag
   Ved at sammenstille data fra SharePoint og andre 365-apps kan ledere og projektgrupper træffe hurtige, men veldokumenterede beslutninger – en afgørende faktor for moderne innovation.

4. Skabelse af nye standarder og bedste praksis
   Copilot understøtter opbygningen af nye retningslinjer, dokumentstrukturer og deling af læring, så innovation ikke blot sker som enkeltstående forsøg, men forankres i organisationens rutiner og kultur.

Casen: Deling af viden i en global organisation

For at give et konkret eksempel kunne man forestille sig en global rådgivningsvirksomhed, der lever af at udvikle projekter og ydelser i samarbejde med kunder i mange brancher. Her er viden centralt, men man har hidtil oplevet:

• Manglende tværgående synergy: Konsulenter i Asien vidste ikke, hvad kolleger i Europa havde opnået.

• Gentagen opfindelse af “den dybe tallerken”: Man opdagede først efterfølgende, at et lignende projekt var gennemført i en anden region.

• Langsom responstid: Ledelsen skulle bruge tid på at indsamle rapporter fra filservere, Slack, e-mails.

Ved at implementere Copilot i SharePoint, centraliserede de hele deres “konsulentarkiv” i SharePoint Online, og AI’en blev oplært i at “forstå” de typiske opgavetyper, kundesegmenter og branchesprog. Så nu kan en konsulent i Sydamerika spørge:

“Find eksempler på projekter om digital transformation i detailhandlen, der har genereret mindst 10% ROI, og opsummér de vigtigste lessons learned.”

Resultatet er, at konsulenten på få sekunder får en liste over sager, opsummeret i max. 1 side. Det sparer tid, og man kan straks anvende de relevante erfaringer i den pågældende kundepræsentation. Dette katalyserer innovation, fordi man bygger nye løsninger på en videnbase af tidligere succeser (og fejl).

Fremtidsperspektiv: AI som fællesnævner for innovation

Copilot i SharePoint er kun begyndelsen på, hvad AI kan gøre for intranets og digitale arbejdspladser. Fremadrettet vil man se:

1. Mere avanceret sprogforståelse: AI vil kunne lave mere nuancerede konklusioner, generere komplette rapporter og endda dykke ned i interne datakilder for at lave “mini-analyser” på tværs af SharePoint-lister og eksterne systemer.

2. Integration med fysiske processer: Tænk IoT-data (Internet of Things) kombineret med de dokumenter i SharePoint, Copilot kunne bruge til at opsummere, om en bestemt produktionslinje lever op til standarder.

3. Større “kontekstualisering”: Copilot kan blive i stand til at vide, hvilke stakeholders typisk skal med i diskussionen, når man drøfter en bestemt type innovation, og foreslå at tilføje dem i en Teams-samtale.

4. Forudsigelse: I stedet for reaktiv innovation, begynder AI at spotte mønstre, der tyder på, at en bestemt teknologi eller metode er ved at blive “the next big thing.”

De virksomheder, der allerede nu integrerer Copilot i SharePoint i deres arbejdsprocesser, lægger grundlaget for at tage del i denne udvikling – og forblive konkurrencedygtige i en digital og innovationsdrevet fremtid.

Klar til næste skridt med Copilot i SharePoint?

Blue Dock er specialiseret i at hjælpe virksomheder med at integrere, konfigurere og skabe værdi med Microsoft 365-platformen. Vi kan støtte jer i:

• Strategisk rådgivning: Identificere, hvor Copilot i SharePoint vil give størst innovationsgevinst først.

• Teknisk opsætning: Sikre, at jeres SharePoint-miljø er klar til at køre Copilot optimalt, inkl. datasikkerhed og governance.

• Brugerkultur: Træningsworkshops, pilotprojekter og løbende optimering, så medarbejderne forstår og udnytter AI-funktioner.

• Udvidet integration: Tilslutte Copilot til jeres CRM, ERP eller tredjepartssystemer, hvis I ønsker et endnu rigere datagrundlag for AI.

1. Analyse: Vi gennemgår jeres eksisterende SharePoint-struktur, Teams-opsætning, datakilder og dokumentflow.

2. Design og tilpasning: Vi konfigurerer Copilot, så den bruger netop de datasæt, I ønsker. Tager højde for sprog, forretningsregler, klassificering af dokumenter og rettighedsstyring.

3. Implementering: Gennem pilot- og produktionsfaser, hvor I gradvist integrerer AI-assistancen i jeres arbejdsgange.

4. Forandringsledelse: Ingen teknologi er succesfuld uden menneskelig accept. Vi sikrer træning og kommunikation, så kollegerne omfavner Copilot.

5. Løbende support: Monitorering af performance, feedback og videreudvikling, så I hele tiden får mest muligt ud af AI’ens evner.

Hvorfor? Fordi Copilot i SharePoint er mere end bare en smart søgefunktion – den er en platform for innovation i jeres dokument- og samarbejdsmiljø.

Samlet konklusion

Innovation er i dag en forudsætning for at fastholde konkurrenceevne, udvikle nye produkter og styrke kunde- og medarbejdertilfredshed. Mange organisationer har allerede SharePoint som deres intranet og dokumentbase, men savner en intelligent, AI-baseret tilgang til at forbinde viden, fremhæve læringer og stimulere tværgående ideudvikling.

Copilot i SharePoint muliggør netop dette. Ved at kombinere AI’s naturlige sprogforståelse med organisationens eksisterende data og processer, fremmer Copilot innovation på mindst 4 måder:

1. Hurtigere idéudvikling gennem opsummering af eksisterende viden og hurtig adgang til relevant historik.

2. Bedre videndeling og samarbejde i realtid, hvor AI tilpasser forslag til den konkrete kontekst og forbinder siloer.

3. Forbedret beslutningsgrundlag, da man kan trække data frem og opsummere dem på få sekunder, i stedet for at lede i skjulte mapper.

4. Skabelse og vedligehold af nye standarder og bedste praksis, så innovation bliver forankret, ikke blot engangsprojekter.

Ønsker du at skabe en platform, hvor Copilot i SharePoint driver innovation løbende?
Kontakt Blue Dock for at få hjælp til at konfigurere, tilpasse og operationalisere Copilot i SharePoint, så I får mest muligt ud af jeres Microsoft 365-investering.