Dokumenthåndteringssystem: sådan vælger I det rigtige

Et dokumenthåndteringssystem er den software, der holder styr på en virksomheds dokumenter: hvor de ligger, hvem der må se dem, hvilken version der gælder, og hvad der er sket med dem undervejs. Så langt er de fleste enige. Uenigheden begynder, når man skal beslutte, hvor avanceret et system man egentlig har brug for, og her er det vores konsulenters erfaring efter mere end 20 år med implementeringer, at de fleste organisationer overvurderer behovet for funktioner og undervurderer, hvor meget arbejde der ligger i at beslutte, hvordan dokumenterne skal struktureres.

Vi bygger selv dokumenthåndtering på SharePoint, så man skal læse det følgende med det in mente. Vi har alligevel forsøgt at skrive det sådan, at det også kan bruges af dem, der ender med at vælge noget helt andet.

Hvad et dokumenthåndteringssystem skal kunne

Der findes en lang liste af funktioner, leverandører kan finde på at fremhæve, men i praksis er der fem ting, som næsten altid er dem, det køber sig ind på. Resten er som regel noget, man opdager, man ikke havde brug for.

Det er værd at bemærke, at samtlige fem findes i SharePoint som standardfunktioner. Man skal ikke købe noget ekstra for at få dem. Microsoft dokumenterer selv, hvordan versionshistorik styres på bibliotek-, site- og organisationsniveau, og hvordan opbevarings- og sletteregler sættes op med opbevaringspolitikker i Microsoft Purview. Man skal derimod tage stilling til, hvordan de skal sættes op, og det er den del, der tager tid.

Hvornår er SharePoint nok — og hvornår er det ikke?

Vores erfaring er, at SharePoint dækker behovet for langt de fleste danske virksomheder, når det kommer til dokumenthåndeteringssystem. Har man brug for at finde dokumenter, styre versioner, sende til godkendelse og kunne dokumentere over for en auditor, hvem der har ændret hvad hvornår, så er det hele der allerede i den Microsoft 365-aftale, man betaler for i forvejen.

Der er dog tilfælde, hvor vi vil sige noget andet, og de er værd at kende, inden man går i gang:

• Store mængder scannede bilag. Skal man håndtere hundredtusindvis af indscannede fakturaer med OCR og automatisk datafangst, er et dedikeret ECM- eller scanningssystem bedre til netop den opgave.
• Valideret software efter faste protokoller. Har man brancheregulering, der kræver formelt valideret software, kan et hyldesystem med færdig valideringsdokumentation være hurtigere end at validere en løsning, man selv har bygget.
• Man har allerede noget, der virker. Bruger folk rent faktisk det system, I har, er der sjældent en god forretningsmæssig grund til at skifte. At et system er gammelt, er ikke i sig selv et argument.

Omvendt er der også en fejl, vi ser gå igen den anden vej: at man køber en dedikeret platform til en opgave, SharePoint kunne have løst, og så betaler pr. bruger pr. måned i årevis for funktioner, ingen bruger.

Hvad koster et dokumenthåndteringssystem?

Vi bliver spurgt om det ofte, og svaret er kedeligt: det afhænger. Men et spænd er bedre end ingenting, så lad os sige det, som det er. En dokumenthåndteringsløsning bygget på SharePoint ligger hos os typisk mellem 100.000 og 150.000 kroner.

I den lave ende af spændet er der tale om struktur, metadata, versionsstyring og et par automatiseringer. I den høje ende kommer godkendelsesflows, integration til andre systemer og en opsætning, der skal kunne holde til et eksternt audit.

Det er en engangsudgift. Der kommer ikke en licens pr. bruger pr. måned oveni, fordi løsningen kører på den Microsoft 365-aftale, man har i forvejen. Det er værd at regne efter: en dedikeret platform til hundrede brugere kan nemt koste et tilsvarende beløb hvert år, hvor SharePoint-løsningen er betalt én gang.

Man skal dog være ærlig om, at prisen ikke er hele regnestykket. Der skal bruges intern tid på at beslutte, hvordan dokumenterne egentlig skal struktureres, hvilke metadata der giver mening, og hvem der må godkende hvad. Den beslutning kan vi ikke tage for nogen, og den er ofte den sværeste del af projektet.

Sådan vælger man i praksis

Når vi sidder med en kunde, der skal vælge dokumenthåndteringssystem, plejer vi at starte med tre spørgsmål frem for en funktionsliste.

Hvad gør ondt lige nu? Er problemet, at man ikke kan finde dokumenter, at man ikke ved hvilken version der gælder, eller at man ikke kan dokumentere over for en auditor? De tre problemer løses forskelligt, og de første to kræver som regel ikke, at man køber noget.

Hvad skal kunne bevises udadtil? Skal løsningen holde til en ISO-certificering eller et myndighedstilsyn, ændrer det kravene til godkendelse og sporbarhed markant. Skal den ikke det, kan man ofte nøjes med langt mindre.

Hvem skal vedligeholde det om tre år? Et system, ingen internt kan ændre på, bliver et problem, når forretningen ændrer sig. Vi bygger derfor på standardkomponenter, så kundens egne folk kan justere løbende, men pointen gælder uanset hvilken platform man vælger.

Først derefter giver det mening at se på funktioner, og så er listen som regel kortere, end man troede.

Konklusion

Med den platform Microsoft leverer lige nu, er vi ikke i tvivl om, at de fleste får mest ud af at bygge et dokumenthåndteringssystem på SharePoint og Microsoft 365, fordi funktionerne er der i forvejen, og fordi der ikke løber en brugerlicens videre i al fremtid.

Men det er lige så klart, at har man et meget specifikt behov — store scanningsvoluminer, formel softwarevalidering, eller et velfungerende system man allerede bruger — så er det rigtige svar et andet, og så skal man ikke bygge et mere custom dokumenthåndeteringssystem. Vi siger det også, når det er tilfældet.

Vil man vende det med nogen, er en workshop på et par timer som regel nok til at afgøre, hvilken af delene man står med.