Forstå kontraktstyring på SharePoint

En kontrakt skrives og er organiseret, som skal vise kontraktstyring på SharePoint. Farverne er blå og hvide.

Kontraktstyring er en afgørende proces for organisationer, der ønsker at overholde juridiske krav, minimere risici og forbedre deres operationelle effektivitet. I en forretningsverden, hvor aftaler udgør fundamentet for relationer og forpligtelser, er et solidt system til at håndtere kontrakter derfor essentielt. Her kan SharePoint, som en del af Microsoft 365, være en yderst værdifuld platform. I denne artikel vil vi se nærmere på, hvordan SharePoint understøtter kontraktstyring, og hvordan man bedst implementerer det i praksis.

Kontakt Blue Dock i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring dækker hele livscyklussen for en kontrakt – fra oprettelse og godkendelse til arkivering, overvågning og eventuel fornyelse. Målet er at sikre:

Overholdelse af lovgivning og aftalevilkår

Ved løbende at kontrollere, om kontrakter stemmer overens med gældende lovgivning og interne retningslinjer, mindskes risikoen for juridiske problemer.

Minimering af risici

Grundig dokumentation og løbende overvågning gør det lettere at opdage og forhindre potentielle brud på aftaler.

Forbedret gennemsigtighed og kontrol

Et centralt system, der giver et hurtigt overblik over alle aftaler, hjælper med at forhindre, at kontrakter bliver glemt eller håndteres forkert.

Automatisering af gentagne processer

Ved hjælp af digitale værktøjer kan arbejdsgange som godkendelser, fornyelser og påmindelser automatiseres, hvilket frigør ressourcer til andre opgaver.

SharePoint som platform til kontraktstyring

Som en fleksibel og skalerbar løsning i Microsoft 365 egner platformen sig særdeles godt til at understøtte kontraktstyring. Her er nogle af de vigtigste årsager:

Centraliseret opbevaring

En af SharePoints klare styrker er muligheden for at samle alle kontrakter i et fælles dokumentbibliotek. Det gør dokumenter let tilgængelige for relevante medarbejdere, minimerer risikoen for dubletter og sikrer, at alle arbejder på de nyeste versioner.

Tilpassede metadata

Platformen giver mulighed for at oprette metadatafelter til klassificering og søgning. Eksempler på metadata kan være:

Kontraktkategori (fx købsaftale, partneraftale) Udløbsdato Ansvarlig afdeling Kontraktstatus (aktiv, under forhandling, udløbet) Ved at bruge metadata opnår organisationen et bedre overblik og kan nemt filtrere og prioritere sine kontrakter.

Arbejdsgange og automatisering

Gennem integration med Power Automate (tidligere Microsoft Flow) kan du oprette avancerede arbejdsgange, så gentagne opgaver håndteres automatisk. For eksempel kan man konfigurere:

Godkendelsesprocesser for nye eller reviderede kontrakter Påmindelser om snarlige udløbsdatoer Notifikationer ved kritiske ændringer i en kontrakt 4. Sikkerhed og adgangsstyring Platformen tilbyder omfattende funktioner til roller og rettigheder, så du kan styre, hvem der har adgang til hvilke dokumenter. Det giver en høj grad af sikkerhed, så kun autoriserede personer kan redigere eller læse følsomme aftaler.

Implementering af kontraktstyring på SharePoint

For at få mest muligt ud af platformen bør man planlægge og gennemføre implementeringen i flere trin:

Afdæk behovene

Start med at klarlægge, hvilke krav og ønsker organisationen har. Eksempler kan være:

Hvilke typer kontrakter skal håndteres? Hvilken form for metadata er nødvendig for at kunne søge og filtrere? Skal der oprettes automatiserede processer for godkendelse, påmindelser mv.? 2. Opsætning af dokumentbiblioteker Organisér kontrakter i dedikerede biblioteker – fx et bibliotek for leverandørkontrakter og et for kundeaftaler. Udstyr dokumenterne med de nødvendige metadatafelter. På den måde bliver søgning, kategorisering og rapportering betydeligt nemmere.

Design af arbejdsgange

Udnyt Power Automate til at bygge arbejdsgange, der understøtter jeres forretningsprocesser. Det kan være:

Automatisk godkendelsesproces: Et notifikationsflow, der sender kontrakter til relevante personer for gennemgang. Påmindelser og opgavetildeling: Oprettelse af opgaver i Planner eller Teams, når en kontrakt nærmer sig udløb. 4. Træning af medarbejdere Brugervenlighed og effektiv udnyttelse af platformen afhænger af, hvor godt medarbejderne forstår platformen. Sørg for at tilbyde relevant undervisning og løbende support.

Løbende overvågning og forbedring

Evaluer regelmæssigt, om systemet lever op til organisationens behov. Indsaml feedback og justér opsætningen løbende for at optimere processerne.

Fordele ved bruge SharePoint til kontraktstyring

Effektivitet: Automatiserede arbejdsgange reducerer manuel indsats og mindsker fejl.

Samarbejde: Platformen gør det muligt for flere teams at arbejde på kontrakter samtidig i realtid.

Gennemsigtighed: En centraliseret løsning kombineret med metadata giver hurtigt overblik over kontrakternes status.

Skalerbarhed: Platformen kan justeres og udvides i takt med, at organisationen vokser eller får nye behov.

Konklusion

Kontraktstyring er en forretningskritisk aktivitet, og SharePoint tilbyder en effektiv ramme for at håndtere hele livscyklussen for en kontrakt. Ved at samle dokumenter ét sted, automatisere gentagne opgaver og sikre korrekt adgangsstyring kan man opnå betydelige fordele: reduceret risiko, bedre overholdelse af lovgivning og forbedret samarbejde på tværs af organisationen. For at få størst muligt udbytte er det dog afgørende at investere i en grundig implementering, fastlægge klare processer og sikre, at medarbejderne er godt klædt på til opgaven. Med den rette tilgang kan SharePoint blive et værdifuldt værktøj i enhver organisations kontraktstyringsproces.