Guide til kvalitetsstyring i SharePoint

16. May 2025
Billedet er et nærbillede af en hånd der holder en guide med et tjektegn uden på. Det skal vise at dette er en guide til god kvalitetsstyring i SharePoint. Farverne er grønne og gule.
16. May 2025 , Marie Schildt

Introduktion

Kvalitetsstyring er vigtig for enhver virksomhed, der vil sikre, at produkter, ydelser og interne processer lever op til fastsatte standarder. Ved hjælp af SharePoint, som er en del af Microsoft 365, kan du opbygge et solidt kvalitetsstyringssystem. Platformen rummer både dokumenthåndtering, processtyring og automatisering, hvilket gør det til et ideelt værktøj for virksomheder, der ønsker bedre kontrol over deres kvalitetssystem.

Kontakt Blue Dock i dag, for at høre om hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med kvalitetsstyring.

I denne guide ser vi på, hvordan du kan anvende SharePoint til QMS. Vi gennemgår bl.a. dokumentstyring, godkendelsesflows, versionering, rapportering og compliance – alt sammen præsenteret i et letforståeligt overblik.

Læs også vores artikel om kvalitetsstyring med på audit- og afvigelseshåndtering.

Hvorfor bruge SharePoint til kvalitetsstyring?

  • Effektiv dokumenthåndtering
    Du får et centralt sted til alle kvalitetsdokumenter, med versionsstyring og nem organisering.
  • Strømlinede godkendelsesprocesser
    Automatiske workflows i Power Automate gør det lettere at få dokumenter godkendt og holde styr på ændringer.
  • Compliance og audit trail
    Overhold standarder som ISO 9001 ved at bruge revisionshistorik og adgangsstyring.
  • Forbedret samarbejde
    Systemet kan integreres med Teams, Planner og Power BI, så du får en samlet platform til kommunikation og opgavestyring.
  • Automatisk planlagt gennemgang
    Gennemgangsflows sikrer, at vigtige dokumenter løbende revideres og opdateres.
  • Avanceret sikkerhed
    Rollebaseret adgang og databeskyttelse beskytter følsomme informationer.

Hvordan implementere man det?

1. Opsæt et dokumentbibliotek

  1. Opret et nyt dokumentbibliotek på platformen, fx kaldet “Kvalitetsstyring”.
  2. Definér indholdstyper (fx “Procedure”, “Instruktion”, “Arbejdsgang”) for at kategorisere dokumenterne korrekt.
  3. Tilføj metadata-kolonner, såsom “ISO-sektion” eller “Ansvarlig”, så du nemt kan filtrere og finde relevante dokumenter.
  4. Aktivér versionskontrol (både større og mindre versioner) for at holde styr på ændringer over tid.

2. Brug Power Automate til godkendelsesflows

  • Opret et flow i Power Automate: Start, når et nyt dokument uploades til platformen.
  • Tilføj en godkendelseshandling: Send en anmodning til den ansvarlige person.
  • Håndter dokumentstatus: Er dokumentet godkendt, flyttes det fx til en mappe med “Godkendte dokumenter”. Afvises det, går det retur til forfatteren med besked.
  • Informer via Teams/E-mail: Underret de relevante medarbejdere, så de ved, at et dokument er opdateret eller godkendt.

3. Adgangskontrol og sikkerhed

  • SharePoint-grupper: Opret fx grupper for “Kvalitetsafdeling”, “Ledelse” og “Revisorer” og giv dem tilpassede rettigheder.
  • Unikke tilladelser: Beskyt fortrolige dokumenter ved at begrænse adgangen på mappe- eller dokumentniveau.
  • IRM og DLP: Aktiver Information Rights Management (IRM) og Data Loss Prevention (DLP) for at undgå uautoriseret deling eller kopiering af dokumenter.

4. Audit Logs og Compliance

  • Revisionshistorik: Gør det muligt at se, hvem der har ændret et dokument, og hvornår det skete.
  • Microsoft Purview Compliance Center: Central administration af databeskyttelse og overholdelse af forskellige standarder.
  • Power BI-rapporter: Få overblik over dokumentstatus og compliance-niveau via visuelle dashboards.

5. Automatisk planlægning af dokumentgennemgang

  • Power Automate-flow: Planlæg at sende en påmindelse og oprette en Planner-opgave fx hver 12. måned.
  • E-mail til den ansvarlige: Giver direkte besked om, at et dokument skal gennemgås.
  • Logning i SharePoint-liste: Hold styr på, hvornår gennemgangen blev udført, og hvilke ændringer der blev foretaget.

6. Integration med Microsoft Teams for bedre samarbejde

  • Teams-kanal til styringen: Del og diskuter nye dokumenter med kolleger i realtid.
  • SharePoint-bibliotek i Teams: Tilføj biblioteket som en fane, så alle hurtigt kan få adgang til de nyeste kvalitetsdokumenter.
  • Planner og To-Do: Opret og fordel opgaver relateret til kvalitetsstyring direkte i Teams.

7. Registrering af afvigelser i SharePoint-lister

  • Opret en “Afvigelser”-liste: Felter kan fx være “Afvigelsesnummer”, “Beskrivelse”, “Ansvarlig” og “Deadline”.
  • Power Automate-notifikationer: Send automatisk besked til de relevante personer, når der registreres en ny afvigelse.
  • Power BI-integration: Analyser data om afvigelser og træk mønstre ud, så du kan se, hvor og hvordan der kan optimeres.

Afslutning

Ved at bruge denne platform for kvalitetsstyring kan virksomheder reducere fejl, sikre overholdelse af standarder og få fuldt overblik over alle kvalitetsrelaterede dokumenter og processer. Ved at kombinere SharePoint med Power Automate, Power BI og Teams kan du skabe et dynamisk og transparent kvalitetssystem, der er let at administrere og tilgængeligt for alle relevante medarbejdere.

Hvis du vil digitalisere og effektivisere denne form for styring, giver denne tilgang en solid ramme for succes. Følg trinene i guiden, tilpas dem efter dine egne behov, og oplev selv fordelene ved en strømlinet og fuldt dokumenteret kvalitetsproces.