Et ledelsessystem er en afgørende faktor for enhver virksomhed, der arbejder ud fra standarder såsom ISO 9001 eller ISO/TS 16949. Det kan imidlertid være udfordrende at håndtere dokumentation, godkendelsesprocedurer og opfølgning på kvalitetsopgaver, hvis alt foregår manuelt. Her kan man med fordel udnytte Microsofts værktøjer, særligt SharePoint og Power Automate, for at gøre processerne mere effektive og fejlfri.
Ved at automatisere styringen kan virksomheder mindske antallet af fejl, forbedre sporbarheden og sikre, at procedurer overholdes konsekvent. I denne artikel ser vi nærmere på, hvordan SharePoint kan danne grundlag for et kvalitetssystem, og hvordan Power Automate kan strømline de forskellige arbejdsgange.
Kontakt Blue Dock i dag, for at høre mere om hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med et ledelsessystem.
Digitalt ledelsessystem i Microsoft 365
Et digitalt ledelsessystem i Microsoft 365 giver virksomheder mulighed for at samle dokumenter, processer, opgaver og ansvar ét sted. I stedet for at kvalitetsarbejdet ligger spredt i mails, Excel-ark og mapper på fællesdrev, kan platformen fungere som det centrale fundament for styring af procedurer, instruktioner, politikker og kontrolrapporter.
Det gør det lettere for medarbejdere at finde de gældende dokumenter, samtidig med at kvalitetsansvarlige får bedre kontrol over versioner, godkendelser og opfølgning. Når den online platform kombineres med Power Automate, kan ledelsessystemet samtidig understøtte automatiserede arbejdsgange, hvor påmindelser, godkendelser og opgaver håndteres systematisk.
For virksomheder, der arbejder med ISO 9001, ISO/TS 16949 eller andre kvalitetsstandarder, kan et ledelsessystem i Microsoft 365 derfor være et fleksibelt alternativ til tunge specialsystemer. Løsningen kan tilpasses virksomhedens konkrete processer og udvides løbende, efterhånden som behovene ændrer sig.
SharePoint som fundament for et ledelsessystem
SharePoint fungerer som et fleksibelt dokumentstyringssystem og kan struktureres til at understøtte kvalitetsarbejdet i organisationer. Systemet giver mulighed for at lagre, organisere og administrere dokumenter med funktioner som versionering, adgangsstyring og metadata.
En af hovedfordelene ved platformen er muligheden for at oprette indholdstyper, der kategoriserer kvalitetsdokumenter i eksempelvis procedurer, instruktioner eller kontrolrapporter. Det gør det nemmere at holde styr på forskellige typer kvalitetsfiler.
Yderligere kan platformen konfigureres til at omfatte godkendelsesprocesser, så nye eller opdaterede dokumenter ikke gøres tilgængelige for alle, før de er gennemgået af de rette personer. Udfordringen er dog, at der ofte er behov for manuel opfølgning – og her kommer Power Automate ind i billedet.
Læs også om, hvordan kvalitetsstyring med audit- og afvigelseshåndtering fungerer.
Hvad er Power Automate, og hvordan kan det hjælpe?
Power Automate er et værktøj i Microsoft 365, der gør det muligt at automatisere processer på tværs af forskellige systemer og platforme. Med Power Automate kan du opsætte workflows (flows), der eksempelvis håndterer godkendelser, udsender påmindelser, opretter opgaver eller integrerer med eksterne systemer.
I forbindelse med denne styring kan Power Automate blandt andet bruges til at:
- Automatisere godkendelsesprocedurer for kvalitetsdokumenter
- Sikre regelmæssig dokumentrevision ved hjælp af påmindelser
- Logge, hvornår og af hvem et dokument er godkendt
- Oprette opgaver i Planner eller sende notifikationer i Teams
Ved at erstatte manuelle trin med automatiserede workflows kan du sikre, at de fastsatte kvalitetsprocesser altid efterleves.
Automatisering af dokumentgodkendelser i et ledelsessystem
En af de mest almindelige processer at automatisere inden for et ledelsessystem er godkendelsesflowet. Når et nyt kvalitetsdokument uploades til platformen, kræves der ofte en godkendelse fra en kvalitetsansvarlig eller leder, før dokumentet må benyttes.
Ved hjælp af Power Automate kan du opsætte et workflow, der:
- Registrerer, når et dokument tilføjes eller opdateres i SharePoint.
- Sender en anmodning om godkendelse til den relevante person.
- Forhindrer dokumentet i at blive offentligt tilgængeligt, indtil det er godkendt.
- Opdaterer status i SharePoint og dokumenterer tidspunktet for godkendelsen.
Dette eliminerer behovet for manuel e-mailkorrespondance og sikrer, at alle dokumenter gennemgår den nødvendige godkendelsesprocedure.
Automatiske påmindelser om dokumentrevision
Mange kvalitetsrelaterede dokumenter skal jævnligt revideres for at forblive aktuelle og gældende. Hvis denne proces udelukkende er manuel, kan det nemt ske, at nødvendige revisioner går i glemmebogen.
Power Automate kan her hjælpe ved at:
- Gennemgå et SharePoint-bibliotek for at identificere dokumenter, der nærmer sig deres revisionsdato.
- Sende en e-mail eller Teams-besked til den ansvarlige med et link til dokumentet.
- Oprette en opgave i Planner, hvis dokumentet ikke bliver revideret inden en given deadline.
Dermed sikrer du, at kvalitetsdokumentationen altid er opdateret i henhold til både interne og eksterne krav.
Automatiseret opfølgning på kvalitetsafvigelser
En vigtig del af ledelsessystemet er håndtering af afvigelser og eventuelle forbedringer. Når en afvigelse registreres, skal den analyseres og løses, så lignende problemer undgås fremover.
Med Power Automate kan du opsætte et workflow, der:
- Registrerer afvigelser i en SharePoint-liste eller via en Power Apps-formular.
- Tildeler en ansvarlig person og automatisk opretter en opgave i Planner.
- Sender påmindelser, indtil afvigelsen er løst.
- Samler og rapporterer om både igangværende og afsluttede afvigelser.
På den måde håndteres afvigelserne konsistent og gennemsigtigt, så kvalitetsforbedringer kan gennemføres effektivt.
Læs vores kundecase om kvalitetssikring hos Elmoprint, som bl.a også bruger Power Apps.
Integration med Microsoft Teams og Planner
For at sikre, at automatiseringen bliver en integreret del af det daglige arbejde, kan Power Automate kobles sammen med Microsoft Teams og Planner:
- Notifikationer i Teams: Ved godkendelsesanmodninger eller nye afvigelser kan relevante personer modtage en direkte Teams-besked med link til den konkrete opgave eller dokument.
- Opgavehåndtering i Planner: Godkendelser, dokumentrevisioner eller afvigelseshåndtering kan automatisk blive konverteret til opgaver i Planner, hvor de kan tildeles til bestemte medarbejdere.
- Samarbejde og sporbarhed: Teams kan bruges til diskussioner og vidensdeling om kvalitetsopgaver, mens platformen fungerer som det fælles repository for al dokumentation.
Ved at benytte disse værktøjer i samspil kan virksomheder skabe et fuldt digitalt kvalitetssystem, der er let at bruge og vedligeholde.
Fra manuelt kvalitetssystem til automatiseret QMS
Mange virksomheder starter med et manuelt kvalitetssystem, hvor dokumenter godkendes via e-mail, revisionsdatoer følges op i Excel, og afvigelser registreres i separate skemaer. Det kan fungere i mindre skala, men efterhånden som organisationen vokser, bliver det sværere at sikre overblik, sporbarhed og ensartet opfølgning.
Med et automatiseret QMS i SharePoint kan centrale dele af kvalitetsstyringen digitaliseres. Dokumenter kan få faste ejere, statusfelter, revisionsdatoer og godkendelsesflows. Afvigelser kan registreres i strukturerede lister eller formularer, og ansvarlige medarbejdere kan automatisk få besked, når der skal handles.
Det betyder ikke, at kvalitetsarbejdet bliver mindre fagligt. Tværtimod frigør automatiseringen tid fra manuel administration, så kvalitetsansvarlige kan bruge mere tid på analyse, forbedringer og opfølgning. Et digitalt ledelsessystem understøtter dermed både compliance og den løbende udvikling af virksomhedens processer.
Bedre overblik ved audit og certificering
Et af de steder, hvor et digitalt ledelsessystem skaber særlig stor værdi, er i forbindelse med audit og certificering. Når dokumentation, godkendelser, revisionshistorik og afvigelser er samlet i SharePoint, bliver det nemmere at dokumentere, hvordan virksomheden arbejder med kvalitet.
I stedet for at skulle finde dokumentation på tværs af mapper, mails og lokale filer kan relevante procedurer, rapporter og historik samles i én struktur. Det giver bedre sporbarhed og gør det lettere at vise, hvem der har godkendt et dokument, hvornår det er ændret, og hvilken version der er gældende.
Samtidig kan Power Automate hjælpe med at sikre, at vigtige opgaver ikke bliver glemt før en audit. Det kan være påmindelser om dokumentrevision, opfølgning på åbne afvigelser eller automatiske beskeder til dokumentejere. På den måde bliver ledelsessystemet ikke kun et arkiv, men et aktivt værktøj i det daglige kvalitetsarbejde.
Fordele ved automatisering i et ledelsessystem
Når virksomheder implementerer automatiserede workflows med Power Automate og SharePoint, kan de opnå en række fordele:
- Mindre manuel administration: Medarbejderne slipper for at spore og følge op på processer via e-mails og kalenderpåmindelser.
- Bedre sporbarhed: Alle godkendelser og opdateringer bliver automatisk logget, hvilket er uvurderligt ved revisioner eller inspektioner.
- Større overholdelse af standarder: Automatiserede processer reducerer risikoen for fejl, så fx ISO-krav efterleves konsekvent.
- Hurtigere beslutningsgange: Godkendelser og opfølgninger kan ske i realtid uden forsinkelser.
Alt i alt skaber automatisering en mere robust og effektivt ledelsessystem, der gør det muligt at levere høj kvalitet og efterleve relevante krav uden ekstra ressourcetræk.
Konklusion
Ved at kombinere SharePoints dokumenthåndtering og Power Automates automatiseringsmuligheder kan virksomheder markant forbedre deres ledelsessystem. Automatiserede godkendelsesprocedurer, påmindelser om dokumentrevision og en ensartet håndtering af afvigelser medvirker til, at man både opnår bedre kontrol og øget effektivitet i kvalitetssystemet.
For organisationer, der ønsker at tage skridtet ind i en mere digital og effektiv tilgang til ledelsessystemer, er Power Automate og SharePoint en særdeles stærk kombination.