For mange organisationer er det en vedvarende udfordring at administrere kontrakter på en effektiv og overskuelig måde. Uden et velfungerende system kan man nemt ende med uigennemsigtige manuelle arbejdsgange og dokumentation, der er spredt på forskellige platforme. Microsoft SharePoint, en kernekomponent i Microsoft 365-systemet, rummer imidlertid de nødvendige værktøjer til at strømline og optimere kontraktstyringsprocessen. I denne guide ser vi nærmere på, hvordan SharePoint kan bruges til at reducere tidsforbrug, forbedre samarbejdet og nedbringe risici i kontrakthåndteringen.

Kontakt Blue Dock i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med kontraktstyring.

Hvordan SharePoint optimerer kontraktstyring

Platformen tilbyder en bred palette af funktioner og integrationer, som kan løfte kontraktstyringen til et nyt niveau. Her er nogle af de vigtigste metoder og fordele:

Automatisering af arbejdsgange

Manuelle opgaver som godkendelser, påmindelser og opfølgning kan hurtigt blive tidskrævende. Ved at kombinere SharePoint med Power Automate (tidligere Microsoft Flow) kan disse processer automatiseres:

• Godkendelsesflow: Når en kontrakt uploades, kan der automatisk udsendes anmodninger til relevante medarbejdere for vurdering og godkendelse. Notifikationer sikrer, at der ikke opstår unødige forsinkelser.
• Påmindelser om udløb: Systemet kan konfigureres til at sende e-mails, når kontrakter nærmer sig udløb. Dette forhindrer uønskede overraskelser og giver tid til at overveje fornyelse eller opsigelse.

Forbedret synlighed og rapportering

Platformen gør det let at organisere, filtrere og søge i kontrakter. Suppleret med Power BI får du mulighed for at opbygge visuelle  dashboards, som kan give et tydeligt overblik over:

• Status på igangværende kontrakter.
• Kontrakter, der snart skal fornyes.
• Nøgletal som gennemsnitlig behandlingstid og overholdelse af interne og eksterne deadlines.

Med bedre indblik i processerne kan ledere og medarbejdere træffe hurtigere og mere velinformerede beslutninger.

Effektivt samarbejde i realtid

Platformen fungerer gnidningsfrit med Microsoft Teams, hvilket understøtter samarbejde i realtid. I Teams-kanaler kan relevante grupper diskuterer kontraktændringer direkte, dele filer og spore samtalerne ét sted. Det eliminerer behovet for lange mailkæder og sikrer, at alle er opdateret med seneste information.

Standardisering af dokumenter og processer

Organisationer kan oprette skabeloner i SharePoint, som overholder både juridiske krav og interne kvalitetsstandarder. Det sikrer ensartethed i alle kontrakter og reducerer fejl. Ved at bruge fælles skabeloner bliver det også nemmere at integrere nye medarbejdere i kontraktoprettelsen.

Konkrete eksempler på optimering

Her er nogle praktiske eksempler på, hvordan platformen kan transformere kontraktstyring:

• Automatiske påmindelser: Opret en Power Automate-arbejdsgang, der automatisk sender en mail 30 dage før en kontrakt udløber. Det giver tid til en eventuel genforhandling eller opsigelse.
• KPI-overvågning: Ved at tilknytte relevante metadata til kontrakter (fx udløbsdato, ansvarlig afdeling osv.) kan du oprette rapporter og dashboards i Power BI. Dermed får du et løbende indblik i kontraktporteføljens udvikling og kan spotte flaskehalse.
• Tydelig revisionshistorik: SharePoint har indbygget versionsstyring, som gør det muligt at spore alle ændringer i et dokument. Det sikrer overblik over, hvem der har foretaget hvilke tilretninger, samt hvornår de er foretaget.

Brug systemet mest effektivt

For at maksimere udbyttet af SharePoint bør man holde sig følgende anbefalinger for øje:

• Brug versioneringsfunktionen: Sørg for at aktivere versionsstyring i de biblioteker, hvor kontrakterne ligger. På den måde kan man altid genskabe tidligere dokumentversioner ved behov.
• Definér tydelige metadata: Indsæt vigtige informationer som udløbsdato, kontrakttype, ansvarlig person osv. i platformen som metadata. Det gør det lettere at filtrere, søge og rapportere på kontrakter.
• Udarbejd en governance-plan: En klart defineret governance-struktur hjælper med at sikre, at alle ved, hvem der er ansvarlig for at opdatere og godkende kontrakter. Rollen og ansvaret for vedligeholdelse af systemet bør også være klart beskrevet.
• Investér i medarbejdertræning: Det bedste system er kun så effektivt som de mennesker, der bruger det. Sørg derfor for, at medarbejderne forstår SharePoint’s funktioner, arbejdsgange og integrationsmuligheder med Power Automate og Power BI.

Fordele ved en SharePoint-baseret løsning

Når SharePoint er implementeret korrekt, kan organisationer se en række fordele:

• Mindre tidsforbrug: Automatiserede arbejdsgange frigør tid, som ellers bruges på manuelle processer, og lader medarbejderne fokusere på mere værdiskabende opgaver.
• Stærkere compliance: Standardiserede dokumenter, tydelige arbejdsgange og fuld versionssporing gør det nemmere at leve op til juridiske og interne retningslinjer.
• Bedre beslutningsgrundlag: Gennemsigtigheden i realtid gør det lettere for ledere at reagere på problemstillinger eller kritiske deadlines.
• Øget samarbejde: Teams-integration og deling i realtid gør det intuitivt for flere afdelinger at koordinere og bidrage til en kontrakt uden at skabe dubletter.

Konklusion

SharePoint er en yderst værdifuld platform til at optimere kontraktstyring. Ved at udnytte automatiserede arbejdsgange, versionering og skarpe governance-regler kan organisationer skabe en mere effektiv, sikker og transparent håndtering af deres aftaler. Nøglen til succes ligger i at investere i den rette opsætning, sikre brugertilpasning og løbende evaluere processerne. Med en velplanlagt implementering af SharePoint står din organisation stærkere – både i forhold til at minimere risici, spare tid og skabe grundlag for vedvarende vækst og succes.