SharePoint 365 er en central del af Microsoft 365 og bruges af mange virksomheder som fundament for dokumenthåndtering, intranet, projektportaler, samarbejde og intern videndeling. Med den rette opsætning kan SharePoint samle virksomhedens informationer ét sted og gøre det lettere for medarbejdere at finde dokumenter, dele viden og samarbejde på tværs af afdelinger.
Mange virksomheder har allerede adgang til SharePoint 365 gennem deres Microsoft 365-licens, men udnytter kun en mindre del af mulighederne. Det betyder, at der ofte ligger et stort potentiale i at bruge platformen mere struktureret. SharePoint kan nemlig meget mere end blot at opbevare filer. Det kan danne grundlag for moderne intranet, digitale arbejdsrum, kvalitetshåndbøger, projektstyring, dokumentgodkendelser og automatiserede processer.
Hos Blue Dock har vi arbejdet med SharePoint siden 2003 og hjælper virksomheder med både rådgivning, konfiguration, udvikling, support og videreudvikling af SharePoint-løsninger. Vi bygger løsninger med respekt for Microsoft-platformen, så de er stabile, brugervenlige og lettere at vedligeholde over tid.
Hvad er SharePoint 365?
SharePoint 365 er en cloudbaseret platform i Microsoft 365, der gør det muligt at oprette websteder, dele dokumenter, samarbejde i teams og administrere viden på en struktureret måde. Platformen er tæt integreret med andre Microsoft 365-værktøjer som Teams, Outlook, OneDrive, Planner og Power Platform.
I praksis betyder det, at SharePoint 365 kan fungere som virksomhedens fælles digitale arbejdsområde. Her kan medarbejdere finde nyheder, politikker, vejledninger, projektdokumenter, skabeloner, procedurer og anden vigtig information.
SharePoint kan blandt andet bruges til:
SharePoint intranet
Dokumenthåndtering
Projektportaler
Teamsites
Kvalitetshåndbøger
Vidensdeling
Afdelingssider
Samarbejdsrum
Intern kommunikation
Opgave- og processtyring
Automatisering med Power Platform
Fordelen ved SharePoint 365 er, at platformen både kan bruges simpelt og avanceret. Nogle virksomheder bruger SharePoint til basale dokumentbiblioteker og afdelingssider, mens andre bruger platformen som fundament for større forretningskritiske løsninger.
SharePoint som samlingspunkt for virksomhedens viden
En af de største udfordringer i mange virksomheder er, at viden ligger spredt. Dokumenter findes i mails, på fællesdrev, i Teams-kanaler, på lokale drev eller i gamle systemer. Det gør det svært for medarbejdere at finde den nyeste information, og det øger risikoen for fejl, dobbeltarbejde og forældede dokumenter.
SharePoint kan hjælpe med at samle denne viden ét sted. Når dokumenter, skabeloner, nyheder og vejledninger placeres i en gennemtænkt struktur, bliver det lettere at finde og bruge den information, der allerede findes i organisationen.
En god SharePoint-løsning handler derfor ikke kun om teknologi. Den handler også om struktur, navigation, rettigheder, metadata og brugernes daglige arbejdsgange. Hvis løsningen bygges rigtigt fra starten, kan den blive et vigtigt fundament for samarbejde og videndeling i hele virksomheden.
SharePoint 365 til dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering er et af de områder, hvor SharePoint ofte skaber mest værdi. I stedet for at dokumenter ligger spredt på forskellige drev og i forskellige versioner, kan SharePoint samle dem i dokumentbiblioteker med versionshistorik, metadata, adgangsstyring og søgning.
Det giver virksomheden bedre styr på:
Hvor dokumenter ligger
Hvem der har adgang
Hvilken version der er den gældende
Hvornår et dokument er ændret
Hvem der har redigeret dokumentet
Hvordan dokumenter deles internt og eksternt
Hvordan dokumenter godkendes og publiceres
For virksomheder med krav til compliance, kvalitet eller dokumentation kan SharePoint være et stærkt alternativ til tunge specialsystemer. Det gælder særligt, hvis virksomheden allerede arbejder i Microsoft 365 og ønsker at samle dokumentstyring tættere på medarbejdernes daglige værktøjer.
SharePoint 365 kan også bruges til kontrollerede dokumenter, hvor bestemte procedurer, politikker eller instruktioner skal gennemgås, godkendes og opdateres med faste intervaller. Her kan SharePoint kombineres med Power Automate, så godkendelser, påmindelser og opfølgninger håndteres automatisk.
SharePoint intranet i Microsoft 365
Et SharePoint intranet kan være virksomhedens centrale sted for intern kommunikation, nyheder og viden. Her kan medarbejdere finde relevante informationer, læse nyheder, tilgå afdelingssider, finde politikker og få adgang til fælles værktøjer.
Et moderne SharePoint intranet kan eksempelvis indeholde:
Nyheder fra ledelsen
Afdelingssider
Medarbejderinformation
Politikker og vejledninger
Genveje til systemer
FAQ og vidensartikler
Kontaktinformation
Dokumentbiblioteker
Links til Teams, HR-systemer og projektområder
En af fordelene ved SharePoint intranet er, at mange virksomheder allerede betaler for platformen gennem Microsoft 365. Det betyder, at man ofte kan bygge et professionelt intranet uden at købe en ekstra intranetplatform med særskilt licens eller abonnement.
Det vigtigste er dog, at intranettet bliver bygget, så det passer til organisationens behov. Et intranet skal ikke bare være flot. Det skal være brugbart, let at navigere i og nemt at vedligeholde. Derfor bør design, informationsstruktur og governance tænkes sammen fra starten.
SharePoint 365 til projektportaler
SharePoint er også velegnet til projektstyring og projektportaler. En projektportal i SharePoint kan samle dokumenter, opgaver, beslutninger, tidsplaner, mødenoter og statusinformation ét sted.
Det giver projektledere og projektdeltagere et fælles arbejdsområde, hvor alle arbejder ud fra samme information. Det kan mindske behovet for lange mailtråde og gøre det lettere at holde styr på projektets fremdrift.
En projektportal i SharePoint kan indeholde:
Projektdokumenter
Opgavelister
Projektstatus
Beslutningslog
Mødereferater
Projektmodeller
Skabeloner
Milepæle
Risiko- og issue-lister
Adgang for interne og eksterne deltagere
Ved at kombinere SharePoint med Teams, Planner, Lists og Power Platform kan projektportalen udvides med flere funktioner. Det kan være automatiske påmindelser, godkendelsesflows, formularer, rapportering eller statusopdateringer.
For virksomheder, der arbejder med mange projekter, kan en standardiseret projektportal give en mere ensartet projektmodel og bedre overblik på tværs af organisationen.
SharePoint 365 og Microsoft Teams
SharePoint og Teams hænger tæt sammen. Når der oprettes et team i Microsoft Teams, oprettes der typisk også et tilhørende SharePoint-site til dokumenter. Det betyder, at SharePoint ofte ligger som fundamentet under dokumenthåndteringen i Teams.
Mange virksomheder bruger Teams aktivt, men uden at have en klar struktur for, hvordan dokumenter, rettigheder og sites skal organiseres. Det kan føre til for mange teams, uens navngivning, uklare rettigheder og dokumenter, der bliver svære at finde.
Her kan en gennemtænkt SharePoint-strategi hjælpe. Ved at definere struktur, governance og principper for Teams og SharePoint kan virksomheden skabe en mere stabil digital arbejdsplads.
Det kan eksempelvis handle om:
Hvornår der skal oprettes et team
Hvornår der skal oprettes et SharePoint-site
Hvordan dokumenter skal struktureres
Hvem der må dele eksternt
Hvordan adgangsstyring håndteres
Hvordan gamle projekter arkiveres
Hvordan søgning og metadata bruges
Når SharePoint 365 og Teams bruges rigtigt sammen, får virksomheden både fleksibelt samarbejde og en stærkere dokumentstruktur.
Sikkerhed og adgangsstyring i SharePoint
Sikkerhed er en vigtig del af enhver SharePoint-løsning. SharePoint 365 har indbygget adgangsstyring, versionshistorik og mulighed for at styre, hvem der må se, redigere og dele dokumenter.
Det er især vigtigt, når SharePoint bruges til følsomme oplysninger, ledelsesdokumenter, kundedata, projektdokumenter, HR-materiale eller kvalitetsdokumentation.
Med den rette opsætning kan SharePoint understøtte:
Adgangsstyring på site-, bibliotek- og dokumentniveau
Interne og eksterne brugere
Versionshistorik
Gendannelse af slettede dokumenter
Kontrolleret deling
Rettighedsgrupper
Governance og compliance
Sikker deling med kunder og samarbejdspartnere
Det er dog vigtigt, at rettighedsstrukturen ikke bliver unødvendigt kompleks. For mange særrettigheder kan gøre løsningen svær at vedligeholde. Derfor bør sikkerheden tænkes ind som en del af den samlede informationsarkitektur.
SharePoint 365 kræver den rigtige opsætning
Det er ikke svært at oprette et SharePoint-site, men det kræver erfaring at bygge en løsning, der fungerer godt over tid. Mange SharePoint-projekter fejler ikke på grund af teknologien, men fordi strukturen ikke er tænkt ordentligt igennem.
En god SharePoint-løsning bør tage højde for:
Informationsarkitektur
Navigation
Metadata
Søgning
Dokumentbiblioteker
Rettigheder
Governance
Vedligeholdelse
Design og brugeroplevelse
Fremtidige Microsoft-opdateringer
Brugernes reelle arbejdsgange
Hvis SharePoint bygges for teknisk eller for komplekst, kan brugerne få svært ved at tage løsningen til sig. Hvis løsningen derimod bygges med udgangspunkt i brugernes behov, kan den blive et stærkt værktøj i hverdagen.
Hos Blue Dock lægger vi vægt på at bygge SharePoint-løsninger, der er robuste og respekterer Microsofts standardfunktionalitet. Det betyder, at vi ikke specialudvikler mere end nødvendigt, og at løsningen ikke bliver sårbar over for almindelige Microsoft-opdateringer.
SharePoint 365 og Power Platform
SharePoint kan med fordel kombineres med Power Platform, når virksomheden har brug for mere end standardfunktionalitet. Power Platform består blandt andet af Power Apps, Power Automate og Power Pages, som kan bruges til at bygge apps, automatisere processer og skabe digitale løsninger oven på Microsoft 365.
I mange løsninger fungerer SharePoint 365 som datagrundlag, mens Power Platform bruges til at skabe brugerflader, formularer og automatiserede workflows.
Eksempler på løsninger kan være:
Godkendelse af dokumenter
Reminder flows
Registrering af afvigelser
Projektopfølgning
Kontraktstyring
Kvalitetsstyring
HR-processer
Onboarding
ESG-rapportering
Bestillingsflows
Interne ansøgningsprocesser
Power Automate kan eksempelvis sende påmindelser, starte godkendelsesflows eller opdatere statusfelter automatisk. Power Apps kan bruges til at give brugerne en mere målrettet formular eller app, hvor de kun ser de felter og handlinger, der er relevante for deres arbejde.
På den måde kan SharePoint 365 og Power Platform tilsammen skabe løsninger, der både er fleksible, integrerede og tæt forbundet med Microsoft 365.
SharePoint 365 til kvalitetsstyring og kvalitetshåndbog
SharePoint kan også bruges som platform for kvalitetsstyring og kvalitetshåndbøger. Mange virksomheder har behov for at styre politikker, procedurer, instruktioner, skemaer og andre kontrollerede dokumenter.
Med SharePoint 365 kan disse dokumenter samles i en struktur, hvor der er styr på versioner, ejerskab, godkendelser og adgang. Samtidig kan medarbejdere nemt finde de gældende dokumenter via søgning, navigation eller links fra intranettet.
En SharePoint-baseret kvalitetshåndbog kan blandt andet understøtte:
ISO-dokumentation
Procedurer og instruktioner
Godkendelsesflows
Versionsstyring
Dokumentejere
Review-datoer
Påmindelser
Afvigelser
CAPA-processer
Audit-forberedelse
Ved at kombinere SharePoint med Power Automate kan mange manuelle processer omkring kvalitetsstyring automatiseres. Det kan gøre kvalitetsarbejdet mere overskueligt og mindre afhængigt af manuelle opfølgninger.
SharePoint 365 og Copilot & AI
I takt med at Microsoft 365 får flere AI-funktioner, bliver struktur og kvalitet i SharePoint endnu vigtigere. AI og Copilot-løsninger fungerer bedst, når dokumenter, metadata, rettigheder og informationer er organiseret korrekt.
Hvis virksomhedens dokumenter ligger spredt, er forældede eller har uklare rettigheder, bliver det sværere at få værdi ud af AI. Hvis SharePoint derimod er struktureret ordentligt, kan AI-løsninger hjælpe medarbejdere med at finde viden, opsummere dokumenter og få hurtigere adgang til relevant information.
Derfor hænger SharePoint, dokumenthåndtering og AI tæt sammen. En god SharePoint-struktur kan være et vigtigt fundament for fremtidige AI-agenter, chatbots og Copilot-løsninger i Microsoft 365.
Typiske fejl i SharePoint-projekter
Selvom SharePoint er en stærk platform, ser vi ofte de samme udfordringer hos virksomheder, der selv er kommet i gang uden en klar plan.
Typiske fejl kan være:
For mange sites uden struktur
Uklare rettigheder
Manglende governance
For mange mapper og for lidt metadata
Svær navigation
Dårlig søgbarhed
Ingen fælles standard for dokumenter
Manglende ejerskab
For komplekse løsninger
Ingen plan for vedligeholdelse
Disse problemer opstår ofte gradvist. I starten virker løsningen enkel, men efterhånden som flere afdelinger, projekter og dokumenter kommer til, bliver strukturen sværere at styre.
Derfor er det vigtigt at tænke langsigtet, når man arbejder med SharePoint. Det gælder både for nye løsninger og for eksisterende miljøer, der skal ryddes op, moderniseres eller videreudvikles.
Derfor vælger virksomheder Blue Dock som SharePoint partner
Blue Dock har leveret SharePoint-løsninger siden 2003 og hjælper både med nye implementeringer, videreudvikling og support af eksisterende løsninger.
Vi arbejder med SharePoint Online, Microsoft 365, Power Platform og specialtilpassede løsninger, hvor standardfunktionalitet ikke er nok. Vores tilgang er at bygge løsninger, der er stabile, brugervenlige og tilpasset virksomhedens behov.
Med Blue Dock får I:
Erfaring med SharePoint siden 2003
Rådgivning om struktur og governance
Implementering af SharePoint-løsninger
Udvikling og tilpasning efter behov
Løsninger bygget på Microsoft 365-standarder
Mulighed for integration med Power Platform
Fast pris på leverancer
Ingen unødvendige bindinger eller abonnementer
En løsning, der er jeres, når den er implementeret
Vi tror på, at en god SharePoint-løsning skal være nem at bruge, nem at vedligeholde og bygget på en måde, der gør den holdbar over tid.
Konklusion
SharePoint 365 er en fleksibel platform til virksomheder, der vil samle dokumenter, viden, intranet, projekter og samarbejde i Microsoft 365. Med den rette opsætning kan SharePoint skabe bedre overblik, stærkere dokumenthåndtering og mere effektive arbejdsgange.
SharePoint 365 kan bruges alene, men bliver endnu stærkere, når det kombineres med Teams, Power Platform og en klar strategi for governance, dokumenthåndtering og informationsstruktur.
Blue Dock hjælper virksomheder med at designe, implementere og videreudvikle SharePoint-løsninger, der passer til organisationens behov og bygger på de muligheder, I allerede har i Microsoft 365.