Når SharePoint og Power Automate forenes, kan virksomheder forenkle alt fra simple arbejdsgange til mere komplicerede forretningsprocesser. Et workflow kan i sin enkleste form blot sende en notifikation, når en fil uploades, men det kan også involvere automatiske godkendelser, tildeling af opgaver og integration med eksterne systemer, bl.a. ved integration af workflows i SharePoint med Power Automate. De manuelle opgaver reduceres, fejlrisikoen mindskes, og medarbejderne får frigjort tid til mere værdiskabende arbejde.

Hvorfor bruge SharePoint og Power Automate sammen?

Power Automate giver mulighed for at opsætte en lang række “triggere” og “handlinger” (actions), der tilsammen udgør et workflow. Triggere kan være stort set alt, hvad der sker i SharePoint: oprettelse eller sletning af filer, ændringer i listeelementer eller nye versioner af dokumenter. Handlingerne kan på tilsvarende vis være lige fra at sende en mail, opdatere en kolonneværdi eller tilføje et dokument til en anden mappe, til at køre integrationer på tværs af hele Microsoft 365 eller eksterne systemer.

Brugen af Power Automate kan derfor løfte produktiviteten markant ved at ensarte processer og frigøre medarbejderne fra en stor del af de gentagne, manuelle opgaver. Samtidig kan man opnå bedre datakvalitet, fordi automatiserede flows mindsker risikoen for menneskelige fejl.

Eksempel: Automatiseret godkendelsesproces for dokumenter

Forestil dig, at en organisation har behov for, at enhver ny politik, vejledning eller procesbeskrivelse skal gennem en bestemt godkendelsesprocedure. Før i tiden ville man måske sende e-mails frem og tilbage og forsøge at holde styr på, hvem der har godkendt hvad. Med SharePoint og Power Automate kan man:

1. Oprette et dedikeret dokumentbibliotek
   Alle filer, der tilføjes her, anses for at være i “udkast”-fasen.
2. Definere en trigger i Power Automate
   Triggeren aktiveres, hver gang en fil uploades eller ændres i det pågældende bibliotek.
3. Vælge en handling “start godkendelse”
   Power Automate kan sende en godkendelsesanmodning til de relevante personer, hvor de via mail eller Microsoft Teams kan vælge at “godkende” eller “afvise”.
4. Angive betinget logik
   Hvis dokumentet godkendes, sættes et felt til “Godkendt”. Hvis det afvises, markeres det som “Kræver revidering”, og der sendes en besked til forfatteren.
5. Give besked videre
   Når dokumentet er endeligt godkendt, kan flowet automatisk flytte filen til et nyt, offentligt bibliotek og sende en notifikation til organisationen om, at en ny politik eller vejledning er tilgængelig.

På denne måde sikrer man en ensartet proces, hvor ingen trin bliver glemt, og hvor alle ændringer i dokumenternes status registreres. Det giver både bedre overblik og sporbarhed.

Trin-for-trin: Udvidet opsætning af et workflow

Lad os sige, at du vil lave en lidt mere avanceret proces end blot at sende en mail ved filupload. Udover mailen ønsker du at oprette en opgave i Planner og skrive information om filen i en SharePoint-liste.

1. Åbn Power Automate
   Gå til make.powerautomate.com og sørg for at være logget ind med en konto, der har de nødvendige rettigheder i SharePoint og Planner.

2. Opret et nyt flow
   Vælg “Automatiseret cloudflow” (Automated Cloud Flow). Giv det et beskrivende navn, for eksempel “Upload-baseret notifikation og opgaveoprettelse”.

3. Vælg en trigger
   Peg på det SharePoint-site og dokumentbibliotek, der skal overvåges. Definér eventuelt en bestemt mappe, hvis det kun er filer heri, du vil reagere på.

4. Tilføj betingelser
   Hvis der skal skelnes mellem forskellige filtyper eller størrelse, kan du bruge en “Condition”, hvor flowet kun fortsætter, hvis filen opfylder bestemte kriterier.

5. Konfigurer handlinger

   • Opret en e-mail, der sendes til en projektleder med informationer om den nye fil.
   • Tilføj en Planner-action, der opretter en ny opgave i en bestemt “Plan” med oplysninger om filen, eventuel deadline og ansvarlig person.
   • Tilføj en SharePoint-handling, som opdaterer eller indsætter et listeelement i en “Filer modtaget” liste med filnavn, upload-tidspunkt og eventuel ekstra metadata.

6. Gem og test
   Upload en fil og se i “Run History”, om flowet kører som ønsket. Kontrollér, at e-mailen bliver afsendt, at opgaven oprettes i Planner, og at din SharePoint-liste opdateres korrekt.

7. Del flowet
   Hvis flere skal kunne administrere eller vedligeholde flowet, kan du tilføje dem som medejer(e). Husk at de også skal have passende rettigheder i SharePoint og Planner.

Med disse trin har du nu et workflow, der håndterer flere systemer parallelt, uden at du eller dine kolleger skal klikke rundt i forskellige vinduer for at sikre, at alle opgaver bliver fulgt til dørs.

Kontakt os for at få en gratis introduktion, og se hvordan power automate kan bruges sammen med f.eks. en Kvalitetshåndbog på SharePoint

Bedste praksis og tips

• Simpel struktur først: Overvej at starte med en lille del af processen, test den, og udvid derefter gradvist med flere handlinger og betingelser.
• Involver brugerne tidligt: De, som skal modtage mails, godkendelser eller notifikationer, bør have indflydelse på workflowets opbygning. På den måde sikrer du, at procesforløbet rent faktisk matcher deres arbejdsrutiner.
• Dokumentér: Selvom Power Automates brugerflade er intuitiv, kan et workflow hurtigt blive komplekst. Giv trin og handlinger klare navne og overvej at føre en kortfattet beskrivelse i et dokument eller i notefeltet i selve flowet.
• Fejlhåndtering: Brug “Run After”-funktioner til at opfange fejl. For eksempel kan du sende en mail til en administrator, hvis et bestemt trin mislykkes, eller hvis flowet ikke kan få adgang til en tjeneste.
• Undgå unødige notifikationer: For mange mails kan skabe “mailstøj” og irritere brugerne. Send kun beskeder, når det er nødvendigt, og gerne med en meningsfuld beskrivelse, så modtageren ved, hvad der forventes af dem.

Udfordringer ved implementering og integration af workflows

Rettighedsstyring

Flowet kører som udgangspunkt under den konto, der har oprettet det. Hvis denne konto mister adgang til SharePoint eller forlader organisationen, kan flowet holde op med at virke. En god løsning kan være at bruge en dedikeret “servicekonto” eller dele flowejerskab.

Throttling og performance

online har indbyggede mekanismer, der begrænser (throttler) for mange ensartede kald over kort tid. Design dine workflows, så de ikke kører i alt for mange loops, og overvej at bruge parallelle handlinger, hvis du skal udføre flere opgaver samtidig.

Kompleks dataintegration

Hvis du vil synkronisere store mængder data mellem SharePoint og eksterne systemer, kan du støde på connector-begrænsninger. Overvej i så fald at bruge batch-processer eller planlagte flows, der kun kører på bestemte tidspunkter.

Brugeraccept ved integration af workflows 

Nogle medarbejdere kan være skeptiske over for automatiserede løsninger. Gennemsigtig kommunikation om, hvad workflowet laver, og hvordan man eventuelt kan overrule det, er ofte nøglen til accept.

Eksempler på videreudvikling

• Helpdesk og supportsager: Hvis du har en helpdesk-liste i SharePoint, kan Power Automate automatisk oprette en sag i et eksternt supportsystem og give besked til en tekniker, når et nyt listeelement oprettes.
• Arkivering og versionering: Et flow kan automatisk arkivere gamle dokumenter eller oprette nye versioner, når en bestemt tidsperiode er gået. Det forenkler arkivhåndtering og holder SharePoint opdateret uden manuel indsats.
• Ugentlige statusmails: I stedet for at sende en mail for hver eneste lille ændring, kan du opsætte et planlagt flow, der én gang om ugen samler alle nye eller ændrede listeelementer i SharePoint og sender en samlet oversigt til relevante teammedlemmer.

Brug af miljøer i Power Platform: UDV, TST og PRD

Når man arbejder professionelt med Power Automate, kan det være en stor fordel at udnytte Power Platforms miljøstruktur. Et miljø er en afgrænset “container” til dine flows, apps, databaser og connectors – og det giver dig mulighed for at adskille udvikling, test og produktion i UDV (udvikling), TST (test) og PRD (produktion).

Ved at opdele workflows i disse miljøer opnår man blandt andet:

• Bedre kontrol og governance: UDV og TST kan bruges til at eksperimentere og teste uden at påvirke brugerne i det daglige arbejde.

• Versionsstyring og kvalitetssikring: Inden nye eller ændrede flows flyttes til PRD, kan de testes grundigt i TST-miljøet.

• Reduceret risiko for fejl i produktion: Ændringer udrulles først, når de er godkendt og valideret i testmiljøet.

• Større fleksibilitet: Forskellige teams eller projekter kan have hver deres miljø, uden at de påvirker hinanden.

Du kan bruge Power Platform Admin Center til at oprette og administrere miljøer. Derudover kan Solutions i Power Automate anvendes til at pakke flows og relaterede komponenter, så de nemt kan eksporteres fra UDV og importeres i TST og derefter i PRD. Dette sikrer, at strukturen og funktionaliteten bevares, og at eventuelle tilpasninger kan følge en formaliseret release-proces.

Ved at arbejde med miljøopdeling får man et mere professionelt og skalerbart setup, særligt når automatisering bliver en integreret del af virksomhedens digitale infrastruktur.

Kort opsamling af integration af Power Automate i forbindelse med SharePoint

Integration af workflows i SharePoint med Power Automate åbner for en verden af muligheder for at optimere og effektivisere interne arbejdsgange. Uanset om det drejer sig om en simpel notifikation ved filupload eller om en kompleks, forgrenet godkendelses- og integrationsproces, giver Power Automate de nødvendige byggesten til at skræddersy workflows efter netop din virksomheds behov.

Ved at planlægge workflows grundigt, inddrage de berørte brugere og løbende overvåge og vedligeholde dem, kan du skabe en robust automatiseringsløsning, der gavner både produktiviteten og kvaliteten af arbejdsopgaverne. Når man først har fået smag for de fordele, automatisering kan give, er det ofte nærliggende at udbrede tankegangen til flere dele af forretningen – og med de mange connectors i Power Automate er der næsten ingen grænser for, hvad du kan koble SharePoint op imod.

Sørg dog for at fastholde en vis styring over, hvor mange flows der oprettes, og at ingen af dem bliver så komplekse, at de ikke kan vedligeholdes på sigt. Del ansvaret for vigtige workflows, så de ikke stopper, hvis en enkelt medarbejder holder op. Og husk altid at teste flows grundigt i en mindre skala, inden de rulles helt ud. På den måde kan I høste fordelene ved en strømlinet, digital arbejdsplads, hvor SharePoint og Power Automate bidrager til, at processer kører gnidningsfrit, og at alle har adgang til de rette informationer på det rette tidspunkt.