En kvalitetshåndbog er kernen i enhver virksomheds kvalitetsstyringssystem. Den beskriver, hvordan I arbejder med kvalitetspolitikker, procedurer, instruktioner og andre retningslinjer, som både medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere skal kunne stole på. Men i en tid med stigende dokumentationskrav og øget digitalisering kan det være en udfordring at holde kvalitetshåndbogen opdateret og let tilgængelig i hverdagen.

SharePoint, en central del af Microsoft 365-platformen, tilbyder en stærk og fleksibel løsning til at digitalisere og organisere virksomhedens kvalitetshåndbog. I denne artikel gennemgår vi 10 fordele ved at placere din kvalitetshåndbog i SharePoint – og hvordan det kan blive fundamentet for en mere moderne, effektiv og tilgængelig kvalitetsstyring.

Kontakt Blue Dock allerede i dag, og hør mere om, hvordan vi kan styrke din virksomheds kvalitetsstyring med SharePoint.

1. Ét samlet sted for hele din kvalitetshåndbog

Problem: I mange organisationer ligger kvalitetshåndbogen spredt i forskellige mapper på filservere, i e-mail-korrespondancer eller som udprintede ringbind i forskellige afdelinger. Det skaber forvirring og forøger risikoen for, at medarbejdere anvender gamle eller forkerte versioner af dokumenter.

Løsning med SharePoint:

• Ved at samle alle dokumenter, procedurer og instruktioner i ét SharePoint-site får I en central, struktureret platform.

• Med dokumentbiblioteker og metadata kan I opbygge en overskuelig taksonomi, hvor det tydeligt fremgår, hvilke filer der hører under hvilke procedurer, processer eller afdelinger.

• Alle relevante medarbejdere har adgang til det samme sted, hvilket eliminerer usikkerhed om, hvor det nyeste dokument ligger.

Eksempel:
En produktionsvirksomhed i Midtjylland havde tidligere en kvalitetshåndbog som PDF på et fællesdrev. Efter overgangen til SharePoint blev håndbogen delt op i sektioner som “Kvalitetspolitik,” “Procedurer for produktion,” “Skabeloner” osv. Hver sektion fik sit eget bibliotek, hvor dokumenter lå let tilgængelige og kunne blive opdateret uden at generere forvirring om versioner.

2. Nem adgang – altid og overalt

Problem: I en travl hverdag arbejder medarbejdere ikke kun fra kontoret. De kan være på kundebesøg, i produktionen, til hjemmearbejde eller på farten. Hvis kvalitetshåndbogen kun findes på en lokal filserver, kan det være besværligt at få adgang til den rette information i tide.

Løsning med SharePoint:

• Da SharePoint er en cloud-baseret løsning, kan man tilgå det fra både computer, tablet og mobil – bare der er internetforbindelse.

• Dette gør det muligt for medarbejdere i marken at slå op i de gældende procedurer, nøjagtigt når behovet opstår, uden først at skulle returnere til kontoret.

• Offline-funktioner via OneDrive kan endda gøre det muligt at have visse filer tilgængelige uden internet.

Eksempel:
En servicetekniker, der er ude hos kunder, kan tjekke en instruktion direkte i SharePoint via sin smartphone, før han foretager en reparation. Det minimerer fejl, fordi han arbejder med opdaterede procedurer. Tidligere skulle han bede en kollega om at sende en mail med filen, eller arbejde efter en forældet printversion.

Læs også vores artikel kvalitetsstyring med Power Automate og SharePoint 

3. Versionsstyring med fuld sporbarhed

Problem: Når dokumenter om kvalitet ændrer sig, er det afgørende at vide, hvem der har opdateret det, hvornår, og hvad ændringerne består i. Uden versionsstyring kan det være svært at afgøre, hvilken udgave der er gældende, og det kan føre til rod under audits.

Løsning med SharePoint:

• SharePoint har indbygget versionshistorik, hvilket gør det muligt for både medarbejdere og auditorer at se alle tidligere versioner af et dokument.

• Man kan se tidsstempler, ændringskommentarer og redigeringshistorik, så ansvarsfordelingen er klar.

• Ved fejl kan man hurtigt rulle tilbage til en tidligere version.

Eksempel:
En medarbejder i en ISO 9001-certificeret virksomhed opdaterer en arbejdsgang. Under et audit-besøg spørger auditor, hvornår ændringen blev implementeret. Kvalitetschefen åbner versionshistorikken og viser, at ændringen blev udført for tre uger siden, godkendt af den kvalitetsansvarlige og kommunikeret ud til teamet. Auditor godkender dokumentationen uden anmærkninger.

4. Automatisk godkendelsesflow

Problem: Håndtering af godkendelser via e-mail eller papir kan skabe flaskehalse og risiko for, at ændringer aldrig får den nødvendige autorisation. Manglende eller forsinkede godkendelser kan føre til, at forkerte procedurer tages i brug.

Løsning med SharePoint og Power Automate:

• Via Power Automate (tidl. Microsoft Flow) kan du oprette et digitalt workflow, hvor et opdateret dokument automatisk sendes til den relevante godkender.

• Godkenderen modtager en notifikation (f.eks. i Teams eller Outlook), kan læse ændringen og enten godkende eller afvise med en kommentarfelt.

• Ved godkendelse kan dokumentet automatisk frigives som nyeste version, og relevante brugere kan modtage en notifikation om, at dokumentet er opdateret.

Eksempel:
En HR-afdeling opdaterer personalepolitikken. Når dokumentet checkes ind i SharePoint, udløser det et Power Automate-flow. Kvalitetschefen får en besked: “Der er en ny version af Personalepolitik.docx – vil du godkende den?” Ved accept opdateres håndbogen, og en mail sendes til alle afdelingsledere om, at der er nye retningslinjer.

5. Brugervenlig navigation og struktur

Problem: Mange kvalitetshåndbøger er “teksttunge,” og medarbejdere kan finde det svært at navigere rundt eller at søge i dem. Hvis strukturen ikke er gennemtænkt, kan vigtige informationer ligge gemt i et kompleks af mapper.

Løsning med SharePoint:

• Brug metadata og søgefunktion proaktivt. Kategorisér dokumenter efter type, afdeling eller formål.

• Opsæt en overskuelig startside eller “hub-site,” hvor du har genveje til de mest populære procedurer, interne nyheder og topmenuer.

• Benyt SharePoints webparts til at vise lister over nyligt ændrede dokumenter, ofte sete instruktioner osv.

Eksempel:
En fødevarevirksomhed, der er ISO 22000-certificeret, organiserer sin kvalitetshåndbog i fem kategorier: “Fødevarehygiejne,” “Personlige hygiejnestandarder,” “Produktionsmaskiner,” “Rengøringsinstrukser” og “Allergenmærkning.” Hver kategori har sit eget dokumentbibliotek. På forsiden er en “mest besøgte dokumenter”-liste, så medarbejderne hurtigt finder de mest anvendte instrukser. De har også en fremtrædende søgefunktion, der er filtreret til kun at søge i kvalitetshåndbogen.

6. Adgangs- og rettighedsstyring

Problem: Ikke alle dokumenter i kvalitetshåndbogen skal være tilgængelige for alle. Nogle dele kan indeholde forretningshemmeligheder, eller være på et niveau, hvor kun topledelsen eller bestemte nøglepersoner har brug for redigeringsadgang.

Løsning med SharePoint:

• Du kan definere adgangsniveauer (læse, redigere, godkende, etc.) for grupper eller enkeltpersoner.

• Underkonfigurationen kan du oprette bestemte mapper eller biblioteker, der kun er synlige for en bestemt afdeling eller ledelse.

• Rettigheder kan nedarves fra overordnede niveauer, men du kan også lave undtagelser, hvor bestemte filer har særskilte regler.

Eksempel:
En rederivirksomhed har en sektion “Økonomiske retningslinjer” i sin kvalitetshåndbog, som kun regnskabschefen og kvalitetschefen må redigere. Andre medarbejdere har læserettigheder, så de ved, hvordan man håndterer økonomiske dokumenter korrekt. SharePoint sikrer, at ingen andre ved et uheld kan ændre retningslinjerne.

7. Integration med Teams og Outlook

Problem: Kvalitetsarbejde foregår ikke kun i et isoleret system. Ofte sender medarbejdere e-mails om nye procedurer, diskuterer forbedringer i chatgrupper eller holder videomøder, hvor de gennemgår eventuelle ændringer.

Løsning med SharePoint:

• SharePoint er tæt integreret med Teams. Du kan vælge at tilknytte et SharePoint-bibliotek til en Teams-kanal, hvor medarbejdere får besked, når dokumenter opdateres.

• Via Outlook kan du også modtage notifikationer om godkendelsesflows, ændringer og reminders for review.

• Eventuelt kan du oprette faneblade i Teams, så hele kvalitetshåndbogen er let tilgængelig uden at forlade Teams-grænsefladen.

Eksempel:
I en stor detailhandelskæde anvender butiksledere Teams til at kommunikere om daglige udfordringer. De har oprettet en kanal “Kvalitet & Procedure,” der er linket til SharePoint-biblioteket “Kvalitetshåndbog.” Når en procedure ændres, poster systemet automatisk en besked i kanalen, og butikslederne kan stille spørgsmål eller kommentere, alt sammen i én overskuelig samtale.

8. Klar til audit – hele tiden

Problem: Virksomheder, der er underlagt ISO-standarder eller lignende, ved, at audit kan komme på planlagte eller stikprøvevis. Det kræver en del dokumentation at vise, hvilke procedurer der gælder, og hvordan ændringer er gennemført.

Løsning med SharePoint:

• Versionshistorik og sporbarhed er indbygget, så man kan dokumentere, hvornår en retningslinje sidst blev opdateret og af hvem.

• Har I et godkendelsesflow (se punkt 4), vil der ligge digitalt bevis for, at kvalitetschefen eller en anden ansvarlig har godkendt nye dokumenter.

• Ved et audit kan I hurtigt give auditor adgang til et “læs-only” udtræk af de relevante procedurer eller rapporter, så de kan se dokumentationen uden at kunne rette i den.

Eksempel:
Et medicinalfirma, der jævnligt får besøg af eksterne auditorer, opretter en “Audit-view” i SharePoint, hvor de samler de mest relevante dokumenter og rapporter i en læsevenlig oversigt. Auditoren kan dermed nemt bladre igennem procedurer, se versionshistorik og godkendelser. Det reducerer forberedelsestiden for kvalitetsteamet betydeligt.

9. Skalerbar og fremtidssikret løsning

Problem: Mange virksomheders kvalitetsarbejde udvikler sig over tid – man får flere produkter, nye certificeringer eller vokser på tværs af landegrænser. Et rigidt system kan blive en klods om benet.

Løsning med SharePoint:

• SharePoint (og hele Microsoft 365-platformen) er skalerbar. Start evt. med et simpelt set-up, og når virksomheden vokser eller får behov for mere avancerede funktioner, kan løsningen udvides.

• Microsofts cloud-infrastruktur betyder, at I ikke selv skal vedligeholde servere eller tænke på sikkerhedsopdateringer. Systemet er “fremtidssikret” ved løbende forbedringer.

• Nye værktøjer, fx Microsoft Copilot 365, kan på sigt integreres, hvilket kan gøre kvalitetshåndbogen endnu mere intelligent og brugervenlig.

Eksempel:
En lille designvirksomhed på 20 ansatte begynder med en enkel SharePoint-løsning, hvor de blot holder en kvalitetshåndbog. Efter et par år ekspanderer de til 200 ansatte i tre lande. De udvider SharePoint med flere sprogversioner, indholdsbeskyttelse og mere avancerede Power Automate-flows. Ingen “systemskifte” var nødvendigt – de udnyttede blot muligheden for at tilkoble nye moduler.

10. Understøtter løbende forbedring

Problem: Kvalitetsarbejde er ikke en engangsopgave, men en kontinuerlig proces. Mange organisationer mangler et let system til at indsamle forbedringsforslag, følge op på handlinger og måle effekten over tid.

Løsning med SharePoint:

• Opsæt lister eller små apps i SharePoint/Power Apps, hvor medarbejdere kan registrere idéer til forbedring eller melde afvigelser.

• Power Automate kan håndtere opfølgning, planlægning af review-møder, eskalation ved manglende respons osv.

• Data kan analyseres i Power BI, så ledelsen løbende får indblik i, hvor flaskehalsene er, eller om visse processer har brug for ekstra fokus.

Eksempel:
En servicevirksomhed bruger en “Forbedringsliste” i SharePoint. Medarbejdere kan tilføje nye forslag, rangere dem efter prioritet, og en Power Automate-workflow sender beskeder til de ansvarlige. Hver måned samles kvalitetsteamet og tjekker status i listen. Efter forbedringsinitiativer er gennemført, måles effekten på fejlprocenten i serviceopgaver. Dette giver en struktureret “Plan-Do-Check-Act”-cyklus, som er let at dokumentere, fx ved ekstern audit.

Konklusion

At have en kvalitetshåndbog i SharePoint betyder ikke blot bedre struktur – det betyder også en mere fleksibel, effektiv og fremtidssikret platform for kvalitetsarbejde. De 10 fordele vi har gennemgået, viser, hvordan SharePoint tackler alle de typiske udfordringer i forbindelse med traditionelle kvalitetshåndbøger:

1. Ét samlet sted for hele din kvalitetshåndbog

2. Nem adgang – altid og overalt

3. Versionsstyring med fuld sporbarhed

4. Automatisk godkendelsesflow

5. Brugervenlig navigation og struktur

6. Adgangs- og rettighedsstyring

7. Integration med Teams og Outlook

8. Klar til audit – hele tiden

9. Skalerbar og fremtidssikret løsning

10. Understøtter løbende forbedring

I stedet for at kvalitetshåndbogen er et statisk, lidt glemt dokument, bliver den et levende system, der er fuldt integreret med virksomhedens daglige værktøjer og processer. Med Microsoft 365 får I en cloud-baseret platform, der reducerer papirarbejde, sikkerhedstrusler og manuelle fejl. Samtidig kan I hele tiden udvide funktionaliteten, integrere med Power BI til data-analyser eller Power Apps til specialtilpassede registreringsløsninger.

Hos Blue Dock har vi erfaring med at tage jeres eksisterende kvalitetshåndbog, digitalisere den i SharePoint og opsætte de nødvendige workflows. Vi sikrer, at løsningen ikke bare er teknisk velfungerende, men også designes med fokus på brugervenlighed og medarbejderaccept. Vores proces omfatter typisk:

• Analyse af nuværende dokumentstruktur og kvalitetsprocedurer

• Design af SharePoint-site og metadata, så navigation og søgefunktioner er intuitive

• Opsætning af Power Automate-workflows for godkendelser og review

• Træning af medarbejderne i, hvordan de opretter og vedligeholder dokumenter

• Løbende support, så systemet forbliver up-to-date og udbygges efter behov

Ønsker du en demonstration eller har spørgsmål til, hvordan netop jeres organisation kan drage fordel af en digital kvalitetshåndbog i SharePoint? Kontakt os i dag, og lad os sammen tage det næste skridt mod en mere moderne, effektiv og tilgængelig kvalitetsstyring.