I en tid, hvor kvalitetskravene stiger, dokumentationsbyrden vokser, og konkurrencen intensiveres, er kvalitetsstyring ikke blot et spørgsmål om at have nogle opskrevne procedurer. Det handler om at have et levende, digitalt system, der aktivt understøtter organisationens arbejde med at sikre kvalitet, compliance og løbende forbedringer. Her kommer et Online QMS (Quality Management System) ind i billedet.

Men ikke alle QMS-løsninger er lige gode. Alt for mange virksomheder har enten et statisk, lokalt system, der nærmest fungerer som et digitalt ringbind, eller bruger en dyr specialløsning, som er svær at tilpasse. I denne artikel får du 10 centrale funktioner, du bør kræve af et moderne Online QMS, der skal fungere som en strategisk og agil platform. Samtidig viser vi, hvordan SharePoint (som en del af Microsoft 365) kan levere netop disse funktioner i praksis – ofte med stor fleksibilitet og til en overkommelig pris.

Hos Blue Dock bygger vi skræddersyede QMS-løsninger i SharePoint og Microsoft 365.
Kontakt os i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe dig i gang.

Hvad er et Online QMS – og hvorfor SharePoint?

Definition: Online QMS

Et Online QMS er et cloud-baseret kvalitetsstyringssystem, der er tilgængeligt via internettet. Det skal ikke forveksles med “on-premise” systemer, der typisk kræver lokale servere og drift. I stedet kører et Online QMS i skyen, hvilket betyder:

• Fleksibilitet: Adgang fra alle steder og enheder.

• Skalerbarhed: Nem at tilføje flere brugere og lokationer i takt med, at virksomheden vokser.

• Automatiske opdateringer: Ingen store migrationsprojekter, da leverandøren typisk vedligeholder systemet løbende.

• Integration: Mulighed for at koble til andre cloud-tjenester, fx Office 365, ERP-løsninger, CRM eller Business Intelligence-værktøjer.

Hvorfor SharePoint?

SharePoint (fra Microsoft) er en moden, alsidig og skalerbar platform, der er integreret i Microsoft 365-økosystemet. Den giver:

1. Dokumenthåndtering i topklasse: Med versionering, metadata, søgning og rettighedsstyring.

2. Nem opsætning af lister og biblioteker til fx afvigelser, CAPA-handlinger, auditplaner mv.

3. Power Automate-integration: For automatiske godkendelsesflows og påmindelser.

4. Mobiladgang: Mulighed for at anvende QMS’et fra en smartphone eller tablet.

5. Governance: Indbygget sikkerhed, administration og compliance-værktøjer, der kan konfigureres efter virksomhedens behov.

Dertil kommer, at pris og licensmodel ofte er fordelagtig, især hvis man i forvejen har Microsoft 365-licenser. Hvor special-QMS-løsninger kan være meget dyre og ufleksible, kan man i SharePoint ofte starte enkelt og udvide i takt med, at man vil inkludere flere processer.

Læs også vores artikel SharePoint kvalitetsstyring og innovation

1. Brugervenlig dokumentstyring

Hvorfor brugervenlighed er nøglen

I mange virksomheder er dokumentstyring selve kernen i et QMS. Det er her, man lægger politikker, procedurer, instruktioner, vejledninger og arbejdsgange, der sikrer, at kvaliteten bliver ensartet. Men hvis systemet er tungt og “uvenligt,” bruger folk det ikke. De gemmer i stedet filer lokalt eller sender dokumenter via e-mail – og så mister man hele pointen i at have et centralt QMS.

Sådan løser SharePoint det

1. Biblioteker og mapper: SharePoint giver mulighed for at skabe struktur med mapper – men endnu mere kraftfuldt er, at man kan bruge metadata og filtrerede visninger, så brugerne let finder det, de søger.

2. Visuelle visninger: Man kan definere brugerdefinerede visninger, som fx sorterer dokumenter efter afdelinger, emner, versioner, eller hvornår de sidst blev opdateret.

3. Avanceret søgning: I stedet for en flad filliste kan SharePoint indeksere dokumenternes indhold, så brugerne finder relevant info selv, hvis de kun kender nøgleord.

4. Rettighedsstyring: Systemet sikrer, at de rigtige personer kan redigere, mens andre kun har læserettighed.

Effekt for QMS

Brugervenlighed gør, at medarbejderne rent faktisk vil bruge QMS. Hvis det blot føles som en administrativ byrde, dør systemet langsomt. Med SharePoint’s intuitive interface og integration i Microsoft 365 oplever brugerne, at QMS’et er let tilgængeligt fra f.eks. Teams – en platform de i forvejen kender.

Eksempel: En produktionsvirksomhed har 200 procedure-dokumenter. Med SharePoint definerer de søgbare felter som “afdeling,” “dokumenttype,” “gyldighedsdato,” “ansvarlig.” Nu finder en operatør på gulvet hurtigt den relevante procedure ved at filtrere på sin afdeling + maskintype. Tid sparet og kvalitet løftet.

2. Automatisk versionsstyring

Hvorfor versionshistorik er afgørende

I et kvalitetsstyringssystem er det vigtigt at kunne bevise over for en auditor, hvornår en bestemt procedure blev ændret, hvem der godkendte den, og hvad der er tilføjet eller fjernet. Forældede dokumenter kan skabe fejl og forvirring. Desuden skal man kunne rulle tilbage til en tidligere version, hvis en ændring viste sig at være problematisk.

SharePoint’s indbyggede versionshistorik

SharePoint har natively en versionsfunktion, der automatisk gemmer en ny version, hver gang nogen redigerer et dokument. Man kan til hver en tid:

• Se hele versionslisten: hvem ændrede hvad hvornår, og eventuelle kommentarfelter.

• Gendanne en tidligere version, hvis man vil fortryde ændringer.

• Skelne mellem hovedversion (godkendt, officielt) og mindre versioner (kladder).

Effekt i QMS

• Audit-venlighed: Når en ekstern revisor eller en intern kvalitetschef vil se, hvornår og hvordan proceduren blev ændret, er det blot et spørgsmål om at åbne versionshistorikken.

• Undgå rod: Ingen behøver gemme “doc_v3_final” som filnavn. Alt håndteres automatisk i systemet.

• Sikkerhed: Mindre risiko for, at nogen utilsigtet overskriver en procedure. Hvis det sker, kan man rulle tilbage.

Eksempel: En bilfabrik har gennem de seneste to år opdateret sin samlingsinstruks for bremser fire gange for at inkorporere nye sikkerhedskrav. Under en ISO/TS 16949-audit beder revisoren om at se dokumentets historik. Med SharePoint versionshistorik fremviser man på få sekunder, hvornår de fire ændringer blev indført, hvem der godkendte dem, og man kan endda sammenligne versioner side-om-side.

Læs også vores artikel om de 10 største fordele ved Microsoft kvalitetsstyring. 

3. Rollebaseret adgangsstyring

Udfordringen med rettigheder i QMS

Kvalitetsstyring involverer ofte data, der ikke er for alles øjne. F.eks. konfidencielle leverandøraftaler, tekniske tegninger, personalepolitikker eller interne auditrapporter. Samtidig skal en stor del af QMS’et være tilgængeligt for medarbejdere, så de kan se retningslinjerne. Man skal derfor definere, hvem der kan læse, hvem der må redigere, og hvem der kan godkende dokumenter.

SharePoint’s adgangskontrol

SharePoint giver en fleksibel måde at styre rettigheder på:

1. Tilladelser på siteniveau: Hver QMS-side kan have sit eget sæt af grupper (f.eks. “Kvalitetsafdeling – fuld kontrol,” “Alle medarbejdere – visning,” etc.).

2. Specifikke biblioteker og mapper: Man kan definere, at f.eks. “Auditdokumenter” kun er synlige for ledelsen.

3. Arv vs. brud: Standard er, at mapper og filer arver rettigheder fra det overordnede niveau, men man kan “bryde” arven for en mappe med ekstra følsomt indhold.

4. Integration med Azure AD: Ved at bruge Microsoft Entra (tidl. Azure Active Directory) kan man tildele rettigheder baseret på brugernes rolle i organisationen – HR, ledelse, produktion osv.

Fordel for QMS

• Sikkerhed: Sensitive data er kun tilgængelige for de rette personer, men alle har stadig adgang til de procedurer, de har brug for i hverdagen.

• Sporbarhed: Man kan altid se, hvem der har oprettet eller ændret et dokument, og SharePoint logger om nogen har set filen.

• Kontrolleret godkendelsesflow: Man kan opstille en Power Automate-proces, der kun giver “godkendere” lov til at “låse” en procedureversion som officiel.

Eksempel: En medicinalvirksomhed bruger i QMS SharePoint-lister til CAPA-håndtering. Kun kvalitetsafdelingen og de involverede i den specifikke sag kan se CAPA-detaljerne, men ledelsen har læserettigheder for hele systemet for at kunne overvåge. Dette sikrer diskretion for fejl og klager, men også ledelsens fulde overblik.

4. Digital godkendelse og automatiske workflows

Hvorfor automatisering er vigtigt

Godkendelser kan være en flaskehals i en QMS-proces, hvis de foregår via manuel e-mailkorrespondance, print og underskrifter eller personlige møder. Det kan forsinke implementering af nye procedurer, compliance-opdateringer og CAPA-handlinger. I en moderne organisation forventer man digitale, autosporbare flows, der giver påmindelser og sikrer, at intet falder mellem to stole.

SharePoint og Power Automate

SharePoint tilbyder grundlaget, mens Power Automate (en del af Microsoft 365) muliggør automatiserede workflows:

1. Dokumentgodkendelse: Når en ny procedure er klar, sender systemet automatisk besked til de definerede “godkendere.” De kan via et klik i mail eller Teams give “OK” eller anmode om ændringer.

2. Afvigelseshåndtering: Hvis en medarbejder registrerer en afvigelse i en SharePoint-liste, starter Power Automate et flow, der involverer ansvarlig leder, kvalitetschef og eventuelt ekstern part, hvis relevant.

3. Automatisk arkivering: Når en sag er lukket, kan flowet arkivere dokumentet i en “historik”-mappe og sende en notifikation til det team, der opdaterer kvalitetshåndbogen.

Effekt for QMS

• Færre forsinkelser: Ingen venter på, at en chef tjekker sin e-mail om en godkendelse. Systemet kan fx sende sms eller Teams-påmindelser, hvis tidsfristen nærmer sig.

• Sporbarhed: Alt logges i workflowet – hvem godkendte hvad og hvornår. Perfekt til en audit, hvor revisoren spørger, hvordan procedurer reelt bliver vedtaget.

• Mindre papir: Papirløst, mere overskueligt, mindre risiko for menneskelige fejl og misforståelser.

Eksempel: En produktionsvirksomhed opretter en “CAPA-workflow” i Power Automate, knyttet til en “Afvigelsesliste” i SharePoint. Når en medarbejder melder en fejl på en maskine, modtager lederen en opgave om at vurdere kritikalitet inden for 24 timer. Derefter sendes sagen til en tekniker eller kvalitetsspecialist, der løser det og dokumenterer foranstaltninger. Til sidst skal QMS-lederen godkende for at lukke sagen. Alle trin styres digitalt, og status er altid synlig.

5. Formularer til afvigelser og forbedringer

Central rolle af afvigelseshåndtering og forbedringsforslag

Afvigelser er uundgåelige i enhver proces – det kan være en fejl i produktionen, en kundeklage, en brudt procedure osv. Samtidig ønsker en virksomhed løbende at modtage idéer til forbedringer fra medarbejderne. Et Online QMS bør gøre det let at indrapportere både afvigelser og forbedringsforslag, uden at man skal rode med papirskemaer eller komplicerede PDF’er.

SharePoint-lister og Power Apps

SharePoint giver mulighed for at oprette lister med feltdefinitioner (fx “Fejltype,” “Ansvarlig,” “Afdelingskode,” “Beskrivelse,” “Dato”). Ønsker man en mere avanceret eller mobilvenlig brugerflade, kan man bygge en Power App, der integrerer med SharePoint-listerne. Herved kan medarbejdere fra en smartphone vedhæfte billeder, skrive en kort tekst og klikke “Send.” Sagen oprettes, og systemet starter et workflow med f.eks. en e-mail til kvalitetsafdelingen.

Nytte i hverdagen

• Ingen barriere: Alle, uanset IT-færdigheder, kan udfylde en enkel formular. Det fremmer en kultur, hvor afvigelser og ideer ikke holdes tilbage.

• Fuld sporbarhed: Hver indsendelse får automatisk et ID. Man kan filtrere oversigten i lister ud fra status, ansvarlig, afdelinger og opretter.

• Hurtig behandling: Takket være workflows ved man, hvem der skal tage næste skridt. Systemet giver påmindelser og sikrer, at opgaver ikke ignoreres.

Eksempel: I et servicefirma, hvor teknikere kører rundt hos kunder, bruger de en Power App til at rapportere “afvigelser” på stedet. F.eks. hvis en kunde har klaget over en beskadiget vare, eller en reparation viser sig mere omfattende end forventet. Tekniker tager et billede, beskriver kort problemet, og trykker “Indsend.” Sagen gemmes i SharePoint, og lederen modtager en mail med link til sagen. Ingen papirforms, ingen manuelt copy-paste, alt digitalt og sporbart.

6. Dashboards og nøgletal i realtid

Hvorfor ledelsen har brug for løbende overblik

I en kvalitetsstyringskontekst ønsker ledere ofte at følge med i:

• Hvor mange afvigelser er åbne?

• Hvilke procedurer er under review?

• Hvor mange CAPA’er er forsinkede?

• Hvordan ser trenden ud for fejltyper de sidste tre måneder?

At vente på en månedlig rapport i Excel kan være for langsomt, hvis fejl eller kritiske afvigelser eskalerer. Man ønsker realtidsoverblik, så man kan agere proaktivt.

SharePoint + Power BI

SharePoint-lister er som regel strukturerede data (fx en kolonne “Fejltype,” en kolonne “Status,” en kolonne “Afdeling”). Ved at koble Power BI til disse lister, får man:

1. Live dashboards: En oversigt med grafer og tabeller, der opdaterer sig selv, når data ændrer sig i SharePoint.

2. Trendanalyse: I en periode kan man se udviklingen i antallet af nye afvigelser, lukkede sager, gennemsnitlig behandlingstid osv.

3. Alarmfunktioner: Ved kritiske stigninger kan man opsætte advarsler, så relevante ledere får besked.

Hvorfor det løfter kvalitet og innovation

Når ledelsen realtid kan se, hvordan kvaliteten udvikler sig, bliver reaktionstiden på mulige problemer meget kortere. Desuden kan man skabe en datadrevet kultur, hvor forbedringsprojekter prioriteres ud fra reelle nøgletal, ikke blot fornemmelse eller tilfældige klager.

Eksempel: En bilkomponentproducent bruger Power BI til at vise “Afvigelser pr. uge” og “Gennemsnitlig lukketid” i et public dashboard for teamledere. Hvis lukketiden stiger over en bestemt grænse, modtager kvalitetschefen en notifikation. Samtidig ser man, at en ny procedure i en montagelinje har halveret fejl: man kan dokumentere successen og overføre “best practice” til en anden linje. Dermed forvandles QMS-data fra en “arkivfunktion” til kontinuerligt forbedrings- og innovativt drive.

7. Understøttelse af audit og compliance

Krav til dokumentation og sporbarhed

Branchestandarder (ISO 9001, ISO 13485, ISO 14001 osv.) og lovkrav gør, at man skal kunne dokumentere processer, versioner og historik. En revisor eller myndighed vil ofte spørge: “Hvem godkendte denne procedure? Hvornår trådte den i kraft? Hvordan håndterer I afvigelser?” Uden et systematisk QMS-system er det en tidskrævende opgave at samle beviser, mens man risikerer at overse data.

Hvordan SharePoint sikrer klarhed

1. Audit-funktioner: SharePoint holder styr på versionsnumre, tjek-ind/tjek-ud, navne på redaktører osv.

2. Eksportfiler: Man kan let eksportere en liste over alle afvigelser, der er oprettet og lukket i en given periode, inkl. ansvarlig, dato osv.

3. Brugersporing: Hvem har set eller downloadet et bestemt dokument? Det kan være relevant i brancher med følsomme data, fx pharma.

4. Godkendelseslog: Kombineret med Power Automate gemmer systemet, hvem godkendte en ny procedure og hvornår.

Fremdrift i audits

Under interne eller eksterne audits (ISO eller kunder) har man alt parat i SharePoint:

• Man viser revisorer, hvordan systemet administrerer procedurer.

• Man demonstrerer CAPA-lister og lukkede sager i realtid.

• Ingen er nødt til at grave i e-mails eller papirarkiver for at bevise, hvornår en godkendelse foregik.

Eksempel: En medtech-virksomhed undergår jævnligt FDA-audits, der kræver detaljeret sporbarhed. Takket være SharePoint-baseret QMS har de en “audit-view,” hvor revisor med læserettighed kan se filer, versioner og dokumentgodkendelser. Auditor ser det hele digitalt, uden at virksomheden bruger tid på manuelle rapporter. Auditen bliver mere gnidningsfri og professionel.

8. Integration med Microsoft Teams og Outlook

Hvorfor integration i hverdagen er vigtig

Hvis QMS’et lever i et separat system, som medarbejdere sjældent åbner, ender de med at omgå det. For at QMS skal blive en aktiv del af arbejdsprocessen, skal det være lige dér, hvor brugerne i forvejen kommunikerer og organiserer opgaver. Hos mange virksomheder er Microsoft Teams og Outlook centrale værktøjer.

Sådan spiller SharePoint sammen med Teams og Outlook

1. Teams-faner: Man kan “indlejre” SharePoint-biblioteker eller lister i Teams-kanaler, så brugerne uden at forlade Teams kan opdatere QMS-processer eller dokumenter.

2. Teams notifikationer: Hvis en vigtig procedure er opdateret i QMS, kan systemet sende en besked i Teams til de relevante medarbejdere.

3. Outlook integration: Når en medarbejder modtager en kundemail, kan vedkommende gemme e-mailen eller vedhæftningen direkte i QMS-arkivet i SharePoint med et par klik.

4. Power Automate: Ud fra e-mail-indhold i Outlook kan der trigges flows, der opretter en ny “afvigelse” i QMS, hvis mailen indeholder bestemte nøgleord.

Hvorfor det løfter QMS-adoption

Når QMS’et er integreret, oplever medarbejdere ingen barriere. De behøver ikke hoppe til en “ekstra portal” med en ny login. De bruger Teams og Outlook, som de alligevel har åbent det meste af dagen. Dette giver:

• Færre fejl: Nemmere at sikre, at alt relevant info bliver lagt i QMS.

• Øget motivation: QMS føles ikke som en “byrde,” men som en naturlig del af workflows.

• Bedre samarbejde: Man kan diskutere en procedureændring i Teams-chat og samtidig vise versionen i SharePoint-biblioteket.

Eksempel: En distributionsvirksomhed beslutter at have en “QMS-kanal” i Teams, hvor SharePoint-lister for CAPA og forbedringsforslag er “pinnet” som faner. Nu kan man i chatten diskutere en bestemt fejl, klikke ind i CAPA-listen og se status, og eventuelt vedhæfte nye billeder eller beskrivelser. Alt uden at forlade Teams.

9. Mobil adgang og fleksibel brug

QMS i marken eller på lageret

For mange organisationer, særligt i produktion, logistik eller service, er mobiladgang afgørende. Medarbejdere på lageret, i produktionen eller i en servicebil skal kunne indrapportere hændelser, fejl, forbedringsforslag eller se en opdateret procedure – uden at returnere til en kontor-pc.

SharePoint og Power Apps på mobil

SharePoint har mobiloptimerede visninger, og man kan bygge Power Apps til mobile enheder, som er fuldt integreret med QMS-lister og biblioteker. Dette gør det:

1. Let at dokumentere: En tekniker kan tage et billede af en defekt maskindel og vedhæfte det i en “Afvigelsesformular.”

2. Tilgængeligt offline: Visse Power Apps kan fungere offline, så data synkroniseres senere, hvis man arbejder i et område uden netdækning.

3. Slut med papir: Der er ingen grund til at fylde papirformularer ud, der senere skal indtastes manuelt.

Fordel for kvalitet og innovation

• Realtidsrapportering: Så snart et problem spottes, kan man rapportere det. Ingen forsinkelse eller misforståelser i eftertidens mail.

• Styrk inddragelsen: Medarbejdere, der normalt ikke sidder ved en computer, kan stadig påvirke QMS ved at give forslag eller opdatere en procedure, hvis de ser en bedre måde at gøre tingene på.

Eksempel: En servicekonsulent i en teknisk virksomhed. Under et kundebesøg opdages en fejl ved installeringen af en maskine. Konsulenten åbner “Afvigelsesappen,” tager et billede, beskriver fejlen, vælger “kritisk” i prioritet og trykker “send.” Øjeblikket efter kører et flow i SharePoint, der giver besked til lederen, som sørger for opfølgning. Ingen papirforms, ingen forglemmelser, alt er tracket i QMS.

10. Mulighed for løbende udvikling

QMS skal følge virksomhedens udvikling

En væsentlig egenskab ved et Online QMS er, at det ikke blot skal bruges “her og nu,” men fungere i takt med at virksomheden vokser eller ændrer processer. Ændringer i produkter, nye standarder (ISO 27001, GDPR-lovgivning, nye kundekrav) kan kræve nye lister, workflowregler eller dashboards.

SharePoint: Fleksibel og tilpasningsdygtig

Fordi SharePoint er en platforms-løsning, kan man løbende:

1. Tilføje nye lister (fx en “Databeskyttelseshændelser” eller “Leverandørvurderinger”).

2. Definere ekstra flows i Power Automate, hvis man får en ny CAPA-proces eller en ny auditcyklus.

3. Opdatere eksisterende formularer (Power Apps) og dashboards (Power BI) i takt med nye KPI’er.

Denne fleksibilitet gør, at man kan starte med en simpel QMS-løsning (fx blot dokumentstyring + afvigelser) og senere udvide med moduler for risikoanalyse, leverandørstyring eller mødeprotokoller – alt sammen inden for samme platform. Man undgår at skulle investere i helt nye systemer eller store migreringsprojekter.

Agil QMS-livscyklus

Når QMS-løsningen er i drift, kan man i en agil årlig cyklus vurdere: Hvilke nye behov har vi for at overvåge kvalitet, og hvordan kan SharePoint-løsningen tilpasses? Derved bliver QMS’et et levende system, der følger virksomheden og understøtter nye innovative processer – snarere end at være en “stiv strukturel begrænsning.”

Eksempel: En produktionsvirksomhed starter med basal afvigelseshåndtering i QMS. Efter at have set succes med systemet, beslutter de at integrere leverandørkvalitetsmålinger. De opretter en “Leverandørscore-liste” i SharePoint, forbinder den med deres ERP-leverandørdata, og nu har de en oversigt over “hvilke leverandører skaber fleste fejl?” Kvalitetschefen præsenterer data i Power BI, og direktøren beslutter nye auditkrav for top 3 dårligst scorende leverandører. Takket være at QMS-løsningen var fleksibel, kunne den udvides uden at indkøbe et nyt software.

Konklusion: SharePoint som Online QMS – en moderne løsning til moderne virksomheder

Vi har gennemgået 10 nøglefunktioner, som et Online QMS bør rumme, og belyst, hvordan SharePoint i Microsoft 365 kan levere dem:

1. Brugervenlig dokumentstyring

2. Automatisk versionsstyring

3. Rollebaseret adgangsstyring

4. Digital godkendelse og automatiske workflows

5. Formularer til afvigelser og forbedringer

6. Dashboards og nøgletal i realtid

7. Understøttelse af audit og compliance

8. Integration med Microsoft Teams og Outlook

9. Mobil adgang og fleksibel brug

10. Mulighed for løbende udvikling

Et Online QMS er ikke længere blot et digitalt arkiv, men en aktiv platform for samarbejde, compliance og ikke mindst innovation. Når medarbejdere nemt kan rapportere afvigelser, forbedringsforslag og ideer, og når ledelsen hele tiden har realtime data på kvalitetssituationen, opstår et miljø, der er agilt og datadrevet.

Hvorfor SharePoint?

• Modenhed: SharePoint har været på markedet i mange år, er grundigt testet og bliver konstant udviklet videre af Microsoft.

• Fleksibilitet: Man kan starte med en enkel opsætning og senere tilføje moduler, lister, workflows og integrationer.

• Økosystem: Integration med Teams, Outlook, Power Automate, Power Apps, Power BI, Copilot m.fl. giver en 360-graders digital arbejdsplads.

• Brugervenlighed: Medarbejdere, der i forvejen er vant til Microsoft 365, finder det relativt nemt at lære.

• Skalerbarhed: Uanset om man er 50 eller 5000 medarbejdere, kan SharePoint tilpasses virksomhedens størrelse og kompleksitet.

Tag første skridt mod dit Online QMS

Hos Blue Dock har vi specialiseret os i at skabe QMS-løsninger i SharePoint og Microsoft 365. Vores tilgang er at skræddersy systemet efter virksomhedens processer og ambitioner – men stadig drage nytte af de standardfunktioner og best practices, SharePoint og Power Automate tilbyder.

1. Analyse: Først kortlægger vi jeres nuværende procedurer, dokumenter, data, standarder og compliancekrav.

2. Design og konfiguration: Vi opsætter en SharePoint-struktur med de rette biblioteker, lister, metadata, flows og dashboards.

3. Implementering og oplæring: Gennem workshops lærer medarbejderne at bruge systemet – fx indberette afvigelser med en Power App.

4. Løbende support og videreudvikling: Et QMS er dynamisk, og der vil ofte opstå behov for nye funktioner eller justeringer i takt med, at organisationen udvikler sig.

Eksempel: Fra papirprocesser til digital QMS

Forestil dig en mellemstor produktionsvirksomhed, der før havde papirbaseret afvigelseshåndtering. De oprettede en “Afvigelsesliste” i SharePoint, en Power App til at rapportere fejl, og et Power Automate-flow, der tildeler sager til kvalitetschefen og sender opgaver til relevant tekniker. Over 6 måneder oplevede de:

• 60 % reduktion i “tid fra registrering til afslutning” af en afvigelsessag

• Mindre forvirring ved audits, da revisionssporene allerede lå klar i systemet

• En stigning i medarbejderes forbedringsforslag, fordi indrapportering blev let og anerkendt

Samlet gav det højere kvalitet, mindre spild og en mere engageret kultur, hvor man ser QMS som en hjælp frem for en byrde.

Perspektiv: Online QMS som fundament for løbende forbedring og innovation

Kvalitetsstyring handler ikke blot om at opfylde ISO-standarder eller branchenormer. Det kan være en motor for nytænkning, dataanalyse og organisatorisk læring, hvis man har de rette værktøjer. Ved at digitalisere kvalitetsprocesser i et Online QMS får virksomheden:

• Datadrevet indsigt: Real-time dashboards, analyser af fejltyper og trends, koblet til relevant kontekst.

• Smidighed til at rulle nye procedurer ud eller justere dem i takt med markedets skift.

• Fokusering på værdiskabende aktiviteter, da rutineopgaver (fx versionsstyring, godkendelsesflow) klares digitalt.

• Mulighed for at integrere AI-løsninger (som Microsoft Copilot) i fremtiden, hvilket yderligere accelererer dokumenthåndtering, rodårsagsanalyser og idéudvikling.

Konklusion: Et Online QMS er ikke en dødkedelig mappestruktur, men en strategisk platform for at sikre kvalitet, compliance og en løbende forbedrings- og innovationskultur. Med SharePoint har man en fleksibel, sikker og brugervenlig base til at bygge nøjagtigt de 10 funktioner, som enhver moderne virksomhed bør kræve af et QMS.

Opsummering: 10 funktioner du bør kræve af et moderne Online QMS – og hvordan SharePoint kan levere dem

1. Brugervenlig dokumentstyring

   • Med SharePoint-biblioteker og metadata finder medarbejdere hurtigt det, de skal bruge.

2. Automatisk versionsstyring

   • SharePoints versionshistorik sikrer sporbarhed og muligheden for at gendanne ældre udgaver.

3. Rollebaseret adgangsstyring

   • Indbygget permission control, så fx kun godkendere kan ændre kritiske dokumenter.

4. Digital godkendelse og automatiske workflows

   • Kombinationen af SharePoint og Power Automate strømliner processer, så intet falder mellem to stole.

5. Formularer til afvigelser og forbedringer

   • Opret brugerdefinerede lister eller Power Apps, hvor medarbejdere kan rapportere fejl, forslag og “near-misses.”

6. Dashboards og nøgletal i realtid

   • Power BI kan vise KPI’er for kvalitet, afvigelser og CAPA-handlinger – live.

7. Understøttelse af audit og compliance

   • SharePoints logning og versionsstyring gør det let at fremvise dokumentation ved audits.

8. Integration med Microsoft Teams og Outlook

   • QMS er en naturlig del af medarbejdernes daglige værktøjer, så man undgår silotænkning.

9. Mobil adgang og fleksibel brug

   • Med Power Apps kan man rapportere fejl fra en smartphone, og ingenting går tabt.

10. Mulighed for løbende udvikling

• SharePoint kan vokse med organisationen, tilpasse nye branchestandarder og integrere nye teknologier (bl.a. AI).

Hvordan kommer du i gang?

Start med at definere jeres behov, ambitioner og kritiske processer. Tag derefter fat i en partner, der forstår både SharePoint og QMS, så I kan skabe en løsning, der passer nøjagtigt til jer.

Blue Dock har ekspertise i netop denne kombination. Vi kan skræddersy en løsning, der inkluderer de ti funktioner (og mere), og hjælpe med forandringsledelse, træning og governance. På den måde får I ikke blot en teknisk platform, men en reelt levende QMS-løsning, der forbedrer kvalitet, effektivitet og – i sidste ende – virksomhedens konkurrenceevne.

Kontakt Blue Dock i dag for en uforpligtende snak, demo eller analyse. Lad os hjælpe jer med at realisere det fulde potentiale af et Online QMS i SharePoint, så I kan møde fremtidens kvalitetskrav med ro i sindet – og samtidig skabe en kultur, hvor innovation og løbende forbedring er en naturlig del af hverdagen.