En kvalitetshåndbog er fundamentet i ethvert effektivt kvalitetsstyringssystem. For mange SMV’er (små og mellemstore virksomheder) kan det virke uoverskueligt at udarbejde og vedligeholde en kvalitetshåndbog, der lever op til ISO-standarder og andre kvalitetskrav. Her i artiklen får du et konkret kvalitetshåndbog eksempel på, hvordan en digital kvalitetshåndbog opbygget i SharePoint kan gøre det lettere at sikre overholdelse af ISO 9001 og lignende standarder. Vi gennemgår, hvordan en SharePoint-løsning understøtter central dokumentation, versionsstyring, tydelig ansvarsfordeling, løbende opfølgning og gør jer klar til audit. Kontakt os i dag for en uforpligtende demo eller rådgivning om, hvordan I kommer i gang med jeres digitale kvalitetshåndbog i SharePoint.

Læs vores guide til implementering af kvalitetsstyring.

Hvad er en kvalitetshåndbog, og hvorfor er den vigtig?

En kvalitetshåndbog er meget mere end blot en samling dokumenter på en hylde. Den repræsenterer virksomhedens grundlæggende vision og strategi for kvalitet. Kvalitetshåndbogen beskriver, hvordan I arbejder med kvalitetspolitik, målsætninger, processer og procedurer for at opfylde kundekrav og standarder som ISO 9001. For en SMV kan kvalitetshåndbogen fungere som en rød tråd, der hjælper alle medarbejdere med at forstå deres rolle i at opretholde høj kvalitet. Selvom ISO 9001:2015 ikke længere kræver en formel fysisk håndbog, er det stadig afgørende at have dokumenteret information, der forklarer kvalitetsstyringssystemet og sikrer, at kvalitetskrav overholdes i hele organisationen.

En traditionel kvalitetshåndbog kunne være et ringbind eller PDF-dokument, der indeholder virksomhedens kvalitetspolitik, organisationsdiagram, ansvarsområder, procedurer, arbejdsinstruktioner og skemaer til registrering af kvalitetsdata. Udfordringen ved disse statiske håndbøger er, at de hurtigt kan blive forældede, og det kan være besværligt at sikre, at alle sidder med den nyeste version. Her kommer den digitale kvalitetshåndbog ind i billedet: ved at bruge et værktøj som SharePoint kan man gøre kvalitetshåndbogen levende, altid opdateret og let tilgængelig for alle relevante medarbejdere.

kvalitetshåndbog eksempel: Hvorfor behøver SMV’er et digitalt kvalitetsstyringssystem?

Små og mellemstore virksomheder står ofte over for de samme kvalitetskrav som større virksomheder, men har begrænset tid og ressourcer til at administrere tungt bureaukrati. Et digitalt kvalitetsstyringssystem i SharePoint kan hjælpe med at automatisere og forenkle mange af de opgaver, der traditionelt kræver manuel indsats. For eksempel undgår I at skulle udsende opdaterede procedurer via e-mail eller udskifte sider i et ringbind, hver gang der sker en ændring – i stedet opdateres indholdet ét sted, og alle kan tilgå den seneste version online.

Desuden giver en digital løsning bedre overblik og kontrol. Ledelsen kan nemt følge med i, om kvalitetsdokumenterne er opdaterede, om medarbejderne har læst de seneste instruktioner, og om eventuelle afvigelser bliver behandlet rettidigt. For SMV’er, der måske ikke har dedikerede kvalitetsafdelinger, kan SharePoint fungere som en slags “ekstra medarbejder” der hjælper med at holde styr på det hele. Det øger effektiviteten og mindsker risikoen for fejl, der kan koste både tid og penge eller i værste fald føre til manglende overholdelse af kundekrav eller lovmæssige krav.

kvalitetshåndbog eksempel: SharePoint som fundament for jeres kvalitetshåndbog

Microsoft SharePoint er en platform, der i forvejen bruges af mange virksomheder som intranet eller dokumentstyringssystem. For SMV’er der har Microsoft 365, vil SharePoint oftest allerede være tilgængeligt, hvilket gør det til et oplagt valg til at bygge en digital kvalitetshåndbog uden at skulle investere i dyre specialiserede kvalitetsstyringssystemer. Men hvorfor er SharePoint så velegnet til en kvalitetshåndbog?

For det første tilbyder SharePoint en centraliseret lagringsplads for alle jeres kvalitetsdokumenter. Det betyder, at der kun er én “sandhedens kilde” – alle medarbejdere tilgår de samme opdaterede informationer. For det andet har SharePoint indbygget avanceret dokumenthåndtering med features som versionshistorik, rettighedsstyring og søgefunktion, der gør det let at finde frem til præcis det dokument eller den instruktion, man skal bruge. For det tredje kan SharePoint integreres med andre Microsoft 365-værktøjer som Teams, Outlook og Power Automate, hvilket giver mulighed for notifikationer, påmindelser og workflows, der kan understøtte jeres kvalitetsprocesser automatisk. Endelig er SharePoint webbaseret, så alle med de rette adgangsrettigheder kan komme til kvalitetshåndbogen uanset om de sidder på kontoret, arbejder hjemmefra eller er ude hos en kunde.

Når I opbygger jeres kvalitetshåndbog i SharePoint, kan det anbefales at tænke over en logisk struktur fra start. Typisk vil man oprette et dedikeret SharePoint-site (eller en site-kollektion) for kvalitetsstyringssystemet. Inden i dette site kan I have biblioteker og sider, der svarer til forskellige elementer af håndbogen. For eksempel kan der være et bibliotek til politikker og procedurer, et andet til arbejdsinstruktioner og skabeloner, og måske en liste til registrering af forbedringsforslag eller afvigelser. En klar struktur gør det lettere for brugerne at navigere i håndbogen – de kan hurtigt finde den information, de har brug for, uden at skulle lede i flere forskellige systemer eller mapper.

Konkret kvalitetshåndbog eksempel: Sådan understøtter SharePoint kvalitetshåndbogen

Dokumentation – central og opdateret lagring af kvalitetsdokumenter

En af de vigtigste funktioner i en kvalitetshåndbog er at have styr på dokumentationen. I SharePoint kan alle relevante kvalitetsdokumenter samles ét sted og organiseres på en måde, der giver mening for jeres forretning. Det kan for eksempel være efter emne, proces eller afdeling. Hver fil kan beriges med metadata – oplysninger som dokumenttype (politik, procedure, instruktion), gyldighedsområde, godkender og udgivelsesdato. Disse metadata gør det nemt at filtrere og søge efter dokumenter, hvilket er langt mere effektivt end at lede igennem drev eller mapper manuelt.

En central SharePoint-bibliotek for kvalitetsdokumenter sikrer, at medarbejderne altid har adgang til de nyeste godkendte versioner. Hvis en sælger fx står ude hos en kunde og skal vise virksomhedens kvalitetscertificering eller en bestemt procedure, kan vedkommende tilgå håndbogen online med få klik. Der er ingen tvivl om, hvorvidt dokumentet er opdateret – det er det, fordi alle ændringer styres centralt. Samtidig kan man beskytte visse dele af håndbogen, så kun relevante personer kan se fortrolige dokumenter (fx intern audit-rapporter eller ledelsesevalueringer), mens generelle politikker og instruktioner er synlige for alle medarbejdere.

Versionsstyring – kontrol med ændringer og historik i kvalitetshåndbog eksempelvis

I en ISO-certificeret virksomhed er det afgørende at have fuld kontrol over, hvilke versioner af dokumenter der er gyldige, og at kunne dokumentere, hvem der har lavet hvilke ændringer. SharePoint excellerer her ved automatisk at gemme versionshistorik for hvert dokument. Hver gang nogen opdaterer en procedure eller instruktion i kvalitetshåndbogen, gemmes en ny version, mens de gamle versioner arkiveres i historikken. Dette betyder, at I altid kan gå tilbage og se tidligere indhold, hvilket er uvurderligt, hvis der opstår tvivl om, hvornår en ændring blev foretaget, eller hvad dokumentet indeholdt før.

Versionsstyringen giver også mulighed for at spore ændringer over tid som en del af jeres auditspor. Under en intern eller ekstern audit kan I nemt fremvise versionshistorikken som bevis på, at dokumentstyringen fungerer efter hensigten. For eksempel kan en ISO-auditor spørge: “Hvordan sikrer I, at medarbejderne bruger den rigtige version af en arbejdsinstruktion?” Her kan I demonstrere i SharePoint, at når en ny version af instruksen udgives, bliver den gamle automatisk markeret som forældet, og kun den nyeste er synlig for almindelige brugere. Samtidig kan I fremvise historikken, der viser tidspunktet for ændringen, hvem der har godkendt den nye version, og hvilke ændringer der er lavet. Denne sporbarhed hjælper med at opfylde ISO 9001-krav om styring af dokumenteret information.

En anden fordel er, at SharePoint kan understøtte godkendelsesprocesser. I kan opsætte et workflow, så en ny eller opdateret procedure automatisk sendes til godkendelse hos en kvalitetsansvarlig eller leder, inden den gøres tilgængelig for alle. På den måde kombineres versionsstyring med en indbygget kontrolmekanisme, der sikrer, at intet dokument publiceres i håndbogen uden behørig godkendelse.

kvalitetshåndbog eksempel: Ansvar – tydelig rolle- og rettighedsfordeling

Et effektivt kvalitetsstyringssystem kræver klare ansvarsområder: Hvem ejer hvilket dokument? Hvem har lov at rette i procedurerne? Hvem skal følge op på kvalitetsmål? I en SharePoint-baseret kvalitetshåndbog kan ansvar og roller tydeligt fordeles og synliggøres. Hvert dokument kan have en angivet ejer eller forfatter (ofte vil dette være procesejeren eller den kvalitetsansvarlige for det område, dokumentet dækker). Denne information kan fremgå af metadata eller selve dokumentet, så det er tydeligt for alle, hvem der er ansvarlig for indholdet.

SharePoints adgangsrettigheder sikrer desuden, at kun de rette personer kan redigere kritiske dokumenter. For eksempel kan man sætte op, at kvalitetsafdelingen og procesejere har redigeringsadgang til håndbogens dokumenter, mens alle øvrige medarbejdere kun har læseadgang. Dette forhindrer utilsigtede ændringer af indholdet og sikrer, at opdateringer bliver kontrolleret. Det giver også ro i sindet hos ledelsen at vide, at dokumentationen ikke kan blive ændret eller slettet af uautoriserede personer.

Derudover hjælper SharePoint med at definere ansvar ved hjælp af opgavestyring og notifikationer. Hvis en bestemt medarbejder er ansvarlig for at revidere en procedure årligt, kan systemet automatisk minde vedkommende om dette (fx via en Outlook-påmindelse eller en opgave i Planner koblet til SharePoint). Ansvarsfølelsen styrkes, når alle ved, at deres opgaver er synlige og følges op i systemet.

kvalitetshåndbog eksempel: Opfølgning – workflows og kontinuerlig forbedring

Kvalitetsstyring er en løbende proces, hvor man ikke blot dokumenterer, men også følger op og forbedrer. SharePoint kan her fungere som det centrale nav for opfølgningsaktiviteter. Ved hjælp af SharePoint-lister og Power Automate (workflow) kan mange manuelle opfølgningsopgaver automatiseres.

Forestil jer, at I gennemfører en intern audit eller modtager en kundeklage, som resulterer i nogle afvigelser eller forbedringsforslag. I stedet for at notere disse i et regneark gemt lokalt, kan I registrere dem direkte i en SharePoint-liste kaldet fx “Afvigelser og forbedringsforslag”. Hver registrering kan indeholde en beskrivelse af problemet, dato, ansvarlig person for opfølgning, og en deadline. Så snart en ny afvigelse registreres, kan SharePoint workflow automatisk sende en notifikation til den ansvarlige og eventuelt eskalere til ledelsen, hvis deadlinen nærmer sig uden at der er lukket. På den måde sikrer I, at intet falder mellem to stole, og at der er kontinuerlig fremdrift i kvalitetsforbedringsarbejdet.

En anden vigtig form for opfølgning er at sikre, at jeres kvalitetsprocedurer og politikker gennemgås og opdateres regelmæssigt. I SharePoint kan man angive en gennemgangs- eller udløbsdato på dokumenter. Når datoen nærmer sig, kan den ansvarlige automatisk få en påmindelse om at foretage review og opdatere dokumentet hvis nødvendigt. Dokumenter der overskrider deres gennemgangsdato kan markeres tydeligt, så alle kan se, at indholdet skal valideres på ny. Dette forhindrer, at forældede instruktioner eller politikker forbliver i brug ved en fejl.

Opfølgning handler også om at overvåge kvalitetsmål og nøgletal. Også her kan SharePoint og tilhørende værktøjer hjælpe. I kan indsamle data (fx via SharePoint-lister eller Forms) og visualisere dem med Power BI for at få et overblik over, om I lever op til jeres kvalitetsmålsætninger. For eksempel kan et mål være at reducere antallet af kundeklager med 20% på ét år. Ved at registrere alle kundeklager digitalt og føre statistik over dem, kan I løbende følge udviklingen og iværksætte tiltag, hvis målet er i fare. SharePoint bliver dermed ikke kun et sted at opbevare dokumenter, men et aktivt værktøj i kvalitetsstyringen.

Kvalitetshåndbog eksempel: Audit – altid klar til intern og ekstern audit

Når certificeringsaudit eller kundeaudit nærmer sig, kan stressniveauet i organisationen ofte stige. Der skal findes dokumentation frem, medarbejdere skal interviewes, og systemer skal granskes. Med en velfungerende digital kvalitetshåndbog i SharePoint er I altid et skridt foran og audit-klar. Alt det, auditorerne kan tænkes at ville se, ligger allerede velorganiseret og opdateret. I stedet for panik og sidste-øjebliks gennemgange kan I tage imod auditor med ro og selvtillid.

Under selve auditen kan I let navigere rundt i SharePoint for at demonstrere, hvordan jeres kvalitetsstyringssystem fungerer i praksis. Hvis en auditor eksempelvis beder om at se dokumentation for en bestemt proces, kan I åbne den relevante side eller dokumentbibliotek i håndbogen inden for sekunder. I kan vise, hvordan hver procedure har en ejer, når den sidst blev revideret, og hvordan versionhistorikken ser ud. Dette viser en gennemsigtighed og en styr på processerne, som auditorer sætter pris på.

For interne audits gør SharePoint det også nemmere at gennemføre selve auditten. Interne auditorer kan få tildelt læseadgang til områder af håndbogen, så de selv kan finde den information, de skal bruge for at verificere overholdelse. De kan også registrere deres auditresultater og eventuelle afvigelser direkte i systemet (som nævnt under opfølgning), hvilket gør opfølgningsarbejdet efter audit mere strømlinet.

Endelig giver SharePoint jer mulighed for at opretholde et auditspor (audit trail). Ud over versionshistorikken på dokumenter kan SharePoints indbyggede revisionslog registrere, hvem der har tilgået eller ændret bestemte filer, hvornår de gjorde det osv. Dette kan være en fordel, hvis I senere skal undersøge en hændelse eller bevise, at kun autoriserede brugere har haft adgang til et givent dokument. Auditsporet er en ekstra sikkerhed, der understøtter tilliden til systemets integritet.

Digital kvalitetshåndbog eksempel: Overholdelse af ISO-standarder og andre krav

Som tidligere nævnt er en af de helt store fordele ved at opbygge kvalitetshåndbogen i SharePoint, at det hjælper jer med at overholde ISO-standarder som ISO 9001. ISO 9001 stiller krav om, at virksomheden har styr på dokumenteret information: dokumenter skal godkendes før ibrugtagning, gennemgås og opdateres efter behov, og forældede versioner skal kontrolleres, så de ikke forveksles med gyldige dokumenter. Alt dette bliver nemmere med SharePoint, fordi systemet i sig selv understøtter disse principper. I har indbyggede funktioner til godkendelse og versionsstyring, og I kan begrænse adgangen til redigering, så kun autoriserede opdaterer indholdet.

Udover ISO 9001 kan en SharePoint-baseret kvalitetshåndbog tilpasses til andre standarder og krav. Hvis jeres virksomhed f.eks. også er underlagt ISO 14001 (miljøledelse) eller ISO 45001 (arbejdsmiljø), kan I integrere de relevante procedurer og instruktioner i samme system, eventuelt på separate sites eller sektioner men stadig inden for SharePoint-platformen. Dette giver et integreret ledelsessystem, hvor kvalitet, miljø og arbejdsmiljø kan hænge sammen. Også branchespecifikke krav eller kundespecifikationer kan inkluderes. Fordi SharePoint er så fleksibelt, kan I oprette ekstra biblioteker eller lister efter behov, så alt dokumentation omkring compliance er samlet.

En anden vigtig faktor er GDPR og generel informationssikkerhed: når kvalitetsdokumenter og registreringer opbevares digitalt, skal de beskyttes forsvarligt. Her drager I nytte af Microsofts sikkerhedsforanstaltninger, som er indbygget i SharePoint Online, herunder adgangskontrol, kryptering og muligheden for at konfigurere opbevaringspolitikker. I kan altså opfylde ikke kun kvalitetsstandarder, men også databeskyttelseskrav ved at anvende platformen korrekt.

Konklusion på digital kvalitetshåndbog eksempel

For SMV’er, der ønsker at styrke deres kvalitetsstyring og samtidig gøre det nemmere at leve op til ISO-standarder, er en digital kvalitetshåndbog i SharePoint et oplagt valg. I får en central og brugervenlig platform, hvor al kvalitetsrelateret information er samlet og styret. Det giver overblik, sparer tid og reducerer risikoen for fejl. Med SharePoint kan I trygt sige farvel til forældede ringbind og usikre filmapper og i stedet byde velkommen til et dynamisk system, der vokser med jeres virksomhed og de krav, I møder.

Ved at følge de principper og eksempler, vi har gennemgået her, kan I komme godt i gang med at opbygge jeres egen kvalitetshåndbog i SharePoint. Resultatet vil være et mere strømlinet kvalitetsstyringssystem, hvor det er tydeligt, hvem der har ansvar for hvad, hvor alle dokumenter er let tilgængelige og ajourførte, og hvor opfølgning og forbedringer sker proaktivt.

En digital kvalitetshåndbog handler kort sagt om at skabe en kultur og en struktur, hvor kvalitet ikke er noget, der ligger i en skuffe, men noget, der leves i hverdagen med hjælp af de rette værktøjer. Med SharePoint som platform står I stærkt rustet til at imødekomme nutidens og fremtidens kvalitetskrav.

Er I klar til at tage jeres kvalitetsstyring til næste niveau? Kontakt os og hør mere om, hvordan vi kan hjælpe jer med at implementere en skræddersyet digital kvalitetshåndbog, der matcher jeres behov.