Et online QMS giver virksomheder mulighed for at samle kvalitetsstyring, kvalitetshåndbog, dokumenter, godkendelser, afvigelser og audit i én digital løsning. I stedet for at kvalitetsarbejdet ligger spredt i mapper, mails, Excel-ark og lokale dokumenter, kan et online QMS skabe struktur, overblik og sporbarhed i hele organisationen.
Hos Blue Dock hjælper vi virksomheder med at implementere online QMS-løsninger på SharePoint og Microsoft 365. Løsningen tilpasses jeres processer og krav, så I får et fleksibelt kvalitetsstyringssystem, der er nemt at bruge og let at videreudvikle.
Hvad er et QMS?
QMS står for et digitalt Quality Management System, hvor virksomhedens kvalitetsstyring håndteres online i en samlet platform. Det betyder, at dokumenter, procedurer, instruktioner, afvigelser, godkendelser og opfølgning kan håndteres digitalt og tilgås af relevante medarbejdere.
Et online QMS kan blandt andet bruges til:
Kvalitetshåndbog
Procedurer og instruktioner
Dokumentstyring
Versionsstyring
Godkendelsesflows
Afvigelseshåndtering
Audit og opfølgning
Compliance
ISO-dokumentation
Opgaver og påmindelser
Rapportering og overblik
Formålet er at gøre kvalitetsarbejdet mere effektivt, mere gennemsigtigt og lettere at dokumentere. Når processerne samles digitalt, bliver det nemmere at sikre, at medarbejderne bruger de rigtige dokumenter, følger de korrekte procedurer og kan dokumentere arbejdet ved audit eller certificering.
online QMS i Microsoft 365
Mange virksomheder har allerede adgang til Microsoft 365 og SharePoint. Derfor giver det god mening at bygge et online QMS på en platform, medarbejderne allerede kender.
Med et QMS i Microsoft 365 kan kvalitetsstyringen integreres med de værktøjer, der allerede bruges i hverdagen. SharePoint kan fungere som fundament for dokumenter, metadata, rettigheder og versionshistorik, mens Power Automate kan bruges til at automatisere godkendelser, påmindelser og opfølgning.
Det betyder, at jeres QMS ikke bliver et isoleret system, men en naturlig del af den digitale arbejdsplads.
Læs mere om vores løsning til kvalitetsstyring i Microsoft 365.
Hvorfor vælge SharePoint som platform for online QMS?
SharePoint er en stærk platform til QMS, fordi den kombinerer dokumenthåndtering, adgangsstyring, søgning, metadata og samarbejde i én samlet løsning.
Med SharePoint som fundament kan I samle jeres kvalitetsdokumenter og processer ét sted og samtidig bevare fleksibiliteten til at tilpasse løsningen til jeres egne behov.
Et online QMS på SharePoint kan blandt andet give jer:
Fuld kontrol over kvalitetsdokumenter
Versionshistorik på procedurer og instruktioner
Adgangsstyring på dokumenter og områder
Bedre søgning i kvalitetshåndbogen
Struktur på dokumentejere og revisionsdatoer
Digital godkendelse af nye og ændrede dokumenter
Mulighed for integration med Power Automate
Bedre overblik ved audit og certificering
For mange virksomheder er SharePoint et oplagt valg, fordi platformen allerede er en del af Microsoft 365. Det betyder, at I kan bygge et digitalt kvalitetssystem uden nødvendigvis at investere i et tungt specialsystem.
Fordele ved et online QMS
Et digitalt QMS kan skabe stor værdi for virksomheder, der ønsker bedre kontrol med kvalitetsarbejdet. Når dokumenter, processer og opfølgning samles digitalt, bliver det nemmere at sikre ensartethed og sporbarhed.
De vigtigste fordele er:
Bedre overblik over kvalitetsdokumentation
Mindre manuel administration
Hurtigere godkendelser
Mere sikker versionsstyring
Bedre dokumentation ved audit
Lettere adgang til gældende procedurer
Mere struktureret afvigelseshåndtering
Bedre mulighed for løbende forbedringer
Større ejerskab over systemet
Mulighed for tilpasning efter virksomhedens behov
Et digitalt QMS skal ikke kun være et arkiv for dokumenter. Det skal være et aktivt værktøj, der understøtter kvalitetsarbejdet i hverdagen.
Online kvalitetshåndbog
En vigtig del af et online QMS er den digitale kvalitetshåndbog. Her kan virksomheden samle politikker, procedurer, instruktioner, skabeloner og andre centrale kvalitetsdokumenter.
En online kvalitetshåndbog i SharePoint gør det lettere for medarbejderne at finde de gældende dokumenter. Samtidig får kvalitetsansvarlige bedre styr på ejerskab, revisionsdatoer, versioner og godkendelser.
Det kan blandt andet bruges til:
ISO-procedurer
Arbejdsinstruktioner
Politikker
Skabeloner
Kontrolskemaer
Procesbeskrivelser
Ledelsesdokumentation
Auditmateriale
Når kvalitetshåndbogen ligger online, bliver det nemmere at opdatere dokumenter og sikre, at medarbejderne altid har adgang til den nyeste version.
Automatisering af QMS med Power Platform
Det kan udvides med automatisering, så manuelle opgaver bliver håndteret mere effektivt. Her kan Power Platform spille en vigtig rolle.
Med Power Platform kan Blue Dock automatisere processer omkring dokumentgodkendelse, revisionsdatoer, afvigelser og opfølgning.
Eksempler på automatisering i etonline QMS:
Automatisk godkendelse af kvalitetsdokumenter
Påmindelser om dokumentrevision
Opgaver til dokumentejere
Registrering af afvigelser
Notifikationer i Teams
Statusopdateringer på åbne kvalitetsopgaver
Eskalering ved manglende opfølgning
Rapportering på audit og afvigelser
Det gør løsningen mere aktiv og reducerer behovet for manuel opfølgning.
Afvigelseshåndtering i et online QMS
Afvigelseshåndtering er en central del af mange QMS-løsninger. Når afvigelser registreres digitalt, bliver det lettere at følge dem fra registrering til afslutning.
Systemet kan understøtte en struktureret proces, hvor afvigelser registreres, kategoriseres, tildeles ansvarlige personer og følges op med handlinger.
Det giver bedre overblik over:
Hvilke afvigelser der er åbne
Hvem der er ansvarlig
Hvilke handlinger der er sat i gang
Hvornår der skal følges op
Om lignende afvigelser gentager sig
Hvilke forbedringer der er gennemført
På den måde bliver afvigelseshåndtering ikke bare en registrering, men en aktiv del af virksomhedens løbende forbedringer.
Online QMS og audit
Systemet kan gøre audit og certificering mere overskueligt. Når dokumenter, godkendelser, versioner, afvigelser og opfølgning er samlet digitalt, bliver det lettere at dokumentere, hvordan virksomheden arbejder med kvalitet.
Ved audit kan I hurtigt finde relevante procedurer, revisionshistorik, godkendelser og dokumentation. Det giver bedre sporbarhed og reducerer den tid, der ellers bruges på at finde materiale i mapper, mails og lokale filer.
Systemet kan derfor hjælpe med at skabe bedre forberedelse, mere struktur og større tryghed i forbindelse med interne og eksterne audits.
Et fleksibelt alternativ til tunge QMS-systemer
Mange traditionelle QMS-systemer kan være dyre, komplekse og svære at tilpasse. QMS på SharePoint kan være et mere fleksibelt alternativ for virksomheder, der ønsker et kvalitetssystem, som passer til deres egne arbejdsgange.
Med SharePoint og Microsoft 365 som fundament kan løsningen bygges i et miljø, virksomheden allerede bruger. Samtidig kan den udvides med Power Apps, Power Automate, rapportering og eventuelt AI-baseret søgning, hvis behovet opstår.
Det betyder, at I kan starte med de vigtigste funktioner og udbygge løsningen løbende.
Et Online QMS I selv ejer
Når Blue Dock implementerer et Online QMS hos jer, er løsningen jeres. I får en løsning, der bygger på jeres Microsoft 365-platform og kan tilpasses over tid.
Det giver jer større kontrol og fleksibilitet end mange eksterne standardsystemer, hvor I betaler løbende licenser eller er bundet af leverandørens platform.
Blue Dock leverer løsninger til fast pris, så I undgår overraskelser og får bedre styr på budgettet.
Erfaring med QMS-løsninger til danske virksomheder
Blue Dock har mange års erfaring med SharePoint og QMS-løsninger til danske virksomheder og organisationer. Vi har blandt andet arbejdet med løsninger til virksomheder, hvor dokumentstyring, kvalitetshåndbog, audit, afvigelser og compliance er en vigtig del af hverdagen.
Vi har eksempelvis leveret et kvalitetssystem til Dansk Standard.
Læs mere om kvalitetssystemet hos Dansk Standard.
Derfor vælger virksomheder Blue Dock til Online QMS
Med Blue Dock får I en teknisk Microsoft-partner, der både forstår SharePoint, Microsoft 365, Power Platform og kvalitetsstyring.
Vi hjælper med:
Rådgivning om Online QMS
Struktur for kvalitetshåndbog
Implementering i SharePoint
Automatisering med Power Automate
Tilpasning til jeres processer
Dokumentstyring og versionskontrol
Afvigelseshåndtering
Audit og opfølgning
Videreudvikling efter behov
Vores mål er at skabe et Online QMS, der er nemt at bruge, nemt at vedligeholde og bygget på de værktøjer, I allerede har i Microsoft 365.
Konklusion
Et Online QMS på SharePoint giver virksomheder en fleksibel og digital løsning til kvalitetsstyring i Microsoft 365. Ved at samle kvalitetshåndbog, dokumentstyring, godkendelser, afvigelser og audit ét sted kan I skabe bedre overblik, stærkere sporbarhed og mere effektive kvalitetsprocesser.
Blue Dock hjælper virksomheder med at designe, implementere og videreudvikle Online QMS-løsninger, der passer til jeres behov og bygger på Microsoft 365.