I en forretningsverden, hvor dokumentation, sporbarhed og løbende forbedringer er altafgørende for succes, bliver behovet for effektiv kvalitetshåndtering mere påtrængende end nogensinde før. Mange organisationer oplever, at deres eksisterende kvalitetssystemer er spredte, manuelle og vanskelige at overskue. Mappehierarkier på fællesdrev, Excel-filer, der ingen versionering har, og papirbaserede procedurer, der hurtigt forældes, er ikke længere holdbare i en digital tidsalder.

Kontakt Blue Dock allerede i dag, og hør mere om, hvordan vi kan styrke din virksomheds kvalitetsstyring med SharePoint.

Her kommer SharePoint kvalitetsstyring ind i billedet som en robust, fleksibel og skalerbar løsning, der hjælper jer med at systematisere og automatisere kvalitetsarbejdet. Denne artikel dykker ned i, hvordan SharePoint kan anvendes til kvalitetshåndtering, hvilke fordele det giver, og hvordan I kommer sikkert i gang, så hele organisationen opnår et bedre overblik, højere kontrol og større sikkerhed for, at kvalitetskravene bliver overholdt.

Hvad er SharePoint kvalitetsstyring?

SharePoint kvalitetsstyring dækker over brugen af Microsoft SharePoint som platform til at lagre, organisere og håndtere alle former for kvalitetsdokumenter og kvalitetsprocesser. Det kan omfatte alt fra politikker, procedurer, instruktioner og kontrolskemaer til afvigelsesrapporter, risikovurderinger, rapporter for interne audits og meget mere. SharePoint giver en central indgang til alt kvalitetsrelateret arbejde og sikrer samtidig, at alle opgaver, dokumenter og workflows knyttet til kvalitet bliver sammenhængende og gennemsigtige.

Hvor mange ældre systemer kun fokuserer på at arkivere dokumenter, sætter SharePoint strøm til processerne. Det vil sige, at man kan styre hele livscyklussen for et dokument eller en proces: oprettelse, godkendelser, opdateringer, dokumenthistorik, distribution til relevante medarbejdere og endelig arkivering. Samtidig er SharePoint integreret i resten af Microsoft 365-porteføljen, hvilket gør det muligt at bruge Power Automate, Teams, Outlook, OneDrive og andre apps til at understøtte SharePoint kvalitetsstyringen. På den måde bliver kvalitetsarbejdet en naturlig del af virksomhedens digitale arbejdsplads frem for et afkoblet it-system, der lever sit eget liv.

Hvorfor vælge SharePoint til kvalitetshåndtering?

1. Centraliseret dokumentstyring

En af de mest åbenlyse fordele ved SharePoint er muligheden for at samle alle jeres kvalitetsdokumenter i én fælles, digital platform. Det er slut med at lede efter dokumenter i mapper, på netværksdrev eller i fysiske ringbind. I SharePoint kan I oprette biblioteker med en klar mappestruktur eller udnytte metadata, så dokumenterne er lette at finde. Uanset om du søger efter en bestemt procedure, et kontrolskema eller en historik over afvigelser, kan SharePoint give hurtige og præcise søgeresultater.

2. Versionsstyring og sporbarhed

Når man arbejder med SharePoint kvalitetsstyringen, er det essentielt at kunne dokumentere, hvad der er ændret, hvornår det er sket, og hvem der har godkendt ændringen. SharePoint tilbyder avanceret versionsstyring, hvor alle ændringer gemmes som nye versioner. Dermed er der fuld gennemsigtighed i, hvem der har foretaget hvilke justeringer i et dokument. Versionsstyring er især nyttig ved audits, hvor man skal kunne dokumentere, at kravene er overholdt gennem hele dokumentets levetid.

3. Automatiske workflows

I en travl organisation, hvor kvalitet ofte er et fælles ansvar, er automatisering af godkendelsesflows og andre arbejdsgange en stor hjælp. Ved at bruge Power Automate sammen med SharePoint kan man opsætte workflows, der automatisk sender et dokument videre til den relevante person for gennemlæsning eller godkendelse. Systemet kan også sende påmindelser, hvis deadlines nærmer sig, eller hvis en bestemt medarbejder er syg, så en anden bliver sat på opgaven. Dette højner effektiviteten og reducerer risikoen for fejl eller forsinkelser.

4. Rollestyring og adgangskontrol

I SharePoint kvalitetsstyringen kan nogle dokumenter være offentligt tilgængelige for hele virksomheden, mens andre er mere følsomme og kun skal kunne ses og redigeres af et begrænset antal personer. SharePoint giver mulighed for at styre rettigheder ned på dokumentniveau og dermed sikre, at fortrolige dokumenter ikke havner i de forkerte hænder. Det er samtidig med til at opfylde lovkrav og branchestandarder, fx inden for GDPR, hvor personfølsomme data kræver stramme adgangsbegrænsninger.

5. Compliance og audit trail

Et grundlæggende element i SharePoint kvalitetsstyringen er muligheden for at kunne dokumentere, at bestemte krav er opfyldt over tid. Med SharePoint gemmes en komplet historik over dokumentaktiviteter, så I nemt kan påvise, at fx en bestemt instruktion var gældende i en given periode, eller at en ændring var korrekt godkendt. Dette såkaldte “audit trail” er uvurderligt under både interne og eksterne audits og er en hjørnesten i alle seriøse kvalitetsstyringssystemer.

Fordelene ved en digital løsning frem for papir eller manuelle systemer

Mange virksomheder har traditionelt opbevaret deres kvalitetsdokumentation i fysiske mapper, manuelle regneark eller spredt i forskellige systemer. Overgangen til en digital løsning i SharePoint giver en række markante fordele:

Øget tilgængelighed med SharePoint kvalitetsstyringen

Med SharePoint kan medarbejdere få adgang til kvalitetsdokumenter når som helst og hvor som helst – forudsat at de har den rette adgang. Dette er særlig værdifuldt for teams, der arbejder geografisk spredt, eller som har brug for at tilgå dokumenter fra hjemmearbejdspladser eller mobiltelefoner.

Højere sikkerhed med SharePoint kvalitetsstyringen

Papirdokumenter kan blive væk, blive beskadiget eller ende i hænderne på folk, der ikke bør se dem. Med SharePoint kan I styre adgangsrettigheder på en detaljeret måde og drage nytte af de indbyggede sikkerheds- og compliance-funktioner i Microsoft 365. Det øger tilliden til, at ingen uautoriserede får adgang til kritiske data.

Effektiv søgning og navigation med SharePoint kvalitetsstyringen

Det er langt hurtigere at søge digitalt efter et dokument end at bladre gennem ringbind eller scrollen mellem ustrukturerede mapper. SharePoint gør det muligt at bruge metadata (f.eks. dokumenttype, afdeling, udgivelsesdato, version) til at kategorisere dokumenter, så de dukker op øjeblikkeligt, når brugerne søger.

Bedre samarbejde med SharePoint kvalitetsstyringen

Når dokumenter opbevares digitalt, kan flere medarbejdere arbejde i dem samtidig, komme med kommentarer i realtid og holde styr på hinandens ændringer. Det kan øge kvaliteten af indholdet, fordi man let kan samarbejde om at skrive, rette og opdatere dokumenter.

Lettere rapportering og analyse med SharePoint kvalitetsstyringen

Med en digital løsning får I adgang til data om, hvor ofte dokumenter åbnes, hvor lange godkendelsesflows varer, og hvilke dokumenter der mangler opdatering. Den slags indsigt er vanskelig eller umulig at opnå med manuelle systemer og kan være afgørende for løbende at forbedre jeres kvalitetsprocesser.

Lavere omkostninger på lang sigt med SharePoint kvalitetsstyringen

Selvom der er en investering forbundet med at opsætte et SharePoint-baseret kvalitetssystem, kan det på længere sigt være en stor besparelse i forhold til papir, print, arkivopbevaring og ikke mindst den tid, medarbejdere bruger på at finde og administrere dokumenter.

Sådan kommer I i gang med SharePoint kvalitetsstyring

Overgangen til en SharePoint-baseret løsning for kvalitetshåndtering kræver grundig planlægning, men processen kan deles op i overskuelige trin:

Behovsanalyse og målsætning for SharePoint kvalitetsstyring

Først bør I identificere, hvad der driver jeres behov for et kvalitetshåndteringssystem. Har I et krav fra en certificering, fx ISO 9001 eller ISO 27001? Ønsker I at forbedre interne processer og reducere fejl? Eller leder I efter en bedre måde at håndtere ændringsanmodninger på? Ved at afklare formål og succeskriterier får I et bedre grundlag for at træffe de rigtige valg undervejs.

Kortlægning af eksisterende dokumenter og processer i SharePoint kvalitetsstyringen

De fleste virksomheder har allerede en form for kvalitetsdokumentation og et sæt af eksisterende processer, om end de måske er spredte eller ikke særligt velfungerende. Brug tid på at kortlægge, hvilke dokumenttyper I har, hvem der har ansvaret for dem, og hvilke godkendelsesflows, der eksisterer. Det giver jer et klart billede af omfanget og hjælper med at designe den nye løsning.

 Informationsarkitektur i SharePoint

En god informationsarkitektur er nøglen til et velfungerende SharePoint-miljø. Overvej, hvordan biblioteker og mapper skal struktureres, hvilke metadata der skal knyttes til dokumenterne, og hvordan I vil skelne mellem dokumenter under udarbejdelse og endeligt godkendte versioner. I kan også oprette separate SharePoint-sites til forskellige afdelinger eller projekter, hvis det giver mening for jeres organisation.

Etablering af SharePoint kvalitetsstyringen med workflows og notifikationer

Brug Power Automate til at sætte automatiske godkendelsesflows op. For eksempel kan I specificere, at et dokument skal igennem en faglig godkendelse, før det sendes videre til en chef, der endeligt godkender det. Derefter bliver dokumentet automatisk publiceret i et “godkendt bibliotek”, og de relevante medarbejdere modtager en notifikation om, at dokumentet er klart. På den måde spares tid, og risikoen for, at et dokument sidder fast hos en travl godkender, mindskes.

Brug adgangsstyring og sikkerhed til SharePoint kvalitetsstyring

Fra start bør I definere, hvem der må redigere, hvem der kun må læse, og hvem der slet ikke skal se bestemte dokumenter. Det skal være tydeligt defineret, om der for eksempel er forskel på interne medarbejdere og eksterne partnere, eller om visse afdelinger har brug for ekstra stramme rettigheder. SharePoint og Microsoft 365 tilbyder omfattende muligheder for at konfigurere sikkerheds- og compliance-indstillinger på et detaljeret niveau.

Uddannelse i SharePoint kvalitetsstyringen og forandringsledelse

For at få det optimale udbytte af SharePoint kræver det, at medarbejderne tager værktøjet til sig. Det sker ikke automatisk. Overvej at tilbyde korte træningssessioner, e-læring eller webinarer, hvor brugerne introduceres til de nye arbejdsgange. På den måde mindskes modstanden mod forandringer, og I øger chancen for en hurtig og gnidningsløs overgang til det nye system. Det kan også være nyttigt at udnævne “superbrugere” i de enkelte afdelinger, der kan fungere som førstehjælp, hvis kolleger har spørgsmål.

Pilotfase og løbende forbedringer af SharePoint kvalitetsstyringen

Det er ofte en god idé at starte i det små – fx med én afdeling eller én type af dokumenter – for at teste, om arkitekturen og processerne fungerer i praksis. På baggrund af feedback kan I justere opsætningen, før I ruller løsningen ud i hele virksomheden. Husk også at planlægge løbende opdateringer og forbedringer, så SharePoint-miljøet bliver ved med at være relevant og brugervenligt i takt med, at organisationen udvikler sig.

Vedligeholdelse og videreudvikling af SharePoint kvalitetsstyring

Når først jeres SharePoint løsning til kvalitetshåndtering er oppe at køre, er der nogle centrale tiltag, der kan sikre, at systemet forbliver værdifuldt og opdateret:

Udnævn en kvalitetsansvarlig til SharePoint kvalitetsstyringen

Denne person (eller gruppe) har ansvar for at vedligeholde løsningens overordnede struktur, følge op på dokumentopdateringer og sikre, at politikker og processer bliver overholdt. Systemejeren er også kontaktpunkt, hvis brugerne har spørgsmål eller støder på problemer.

Planlæg regelmæssige revisioner for at opnå en bedre SharePoint kvalitetsstyring

Aftal et interval – fx kvartalsvist eller halvårligt – hvor I gennemgår SharePoint-miljøet. Er strukturen stadig hensigtsmæssig? Ligger der forældede dokumenter, der burde arkiveres eller slettes? Er der brug for nye metadatafelter eller nye workflows? Ved jævnligt at evaluere miljøet sikrer I, at det hele tiden følger virksomhedens udvikling og behov.

Monitorer performance og brug

Med de indbyggede analyser og rapporteringsfunktioner i SharePoint og Microsoft 365 kan I se, hvor mange dokumenter der uploades, hvor lange godkendelsesflowene er, og hvor ofte der søges efter bestemte emner. Disse data kan give indblik i, om arbejdsprocesserne fungerer godt, eller om der er behov for justeringer.

Integrer med andre Microsoft 365-værktøjer

SharePoint kan skabe endnu større værdi, hvis I aktivt udnytter integrationen med andre værktøjer. For eksempel kan I bruge Power BI til at lave visuelle dashboards over fejlrapporter eller afvigelser, Microsoft Forms til at indsamle feedback fra medarbejdere eller eksterne parter, og Teams til at have virtuelle arbejdsmøder og drøftelser om specifikke dokumenter. Dermed bliver kvalitetshåndteringen en del af en sammenhængende digital arbejdsplads.

Skalér SharePoint kvalitetsstyringen i takt med behov

Nogle organisationer starter i det små og vil efterhånden udvide SharePoint-løsningen med nye funktioner. Eksempelvis kunne det være integration af en læringsplatform, opsætning af automatiske påmindelser om re-certificering, eller integration med eksterne databaser. Fordelen ved SharePoint er, at platformen er skalerbar og kan vokse i takt med, at jeres kvalitetskrav og ambitioner stiger.

Eksempler på anvendelsesområder af SharePoint kvalitetsstyring

1. ISO-certificeringer
Mange virksomheder skal leve op til standarder som ISO 9001 (kvalitetsledelse), ISO 27001 (informationssikkerhed) eller ISO 14001 (miljøledelse). Disse standarder kræver typisk strenge procedurer for dokumentstyring, revision og sporbarhed. SharePoint kvalitetsstyring giver alle redskaberne til at håndtere disse krav, fx via versionsstyring, revisionslog og automatiske godkendelsesflows.

2. Produktionsvirksomheder
I en produktionsvirksomhed er det afgørende at kunne påvise, at produktionsprocesser og kvalitetskontroller følger bestemte specifikationer. Dokumenter som arbejdsinstruktioner, vedligeholdelsesplaner, LEAN-rapporter, auditchecklister og sikkerhedsanvisninger kan alle ligge i SharePoint, så produktionen har nem adgang til opdaterede procedurer.

3. Farmaceutisk industri
Her er compliance med GxP-regulativer (Good Manufacturing Practice, Good Clinical Practice osv.) afgørende. En gennemsigtig dokumenthistorik, hvor hver eneste lille ændring er registreret og godkendt, er en forudsætning for at opretholde myndighedsgodkendelser. SharePoint sikrer sporbarhed og giver mulighed for at integrere elektroniske signaturer, så proceskrav overholdes.

4. Service- og konsulentbranchen
Selvom der ikke nødvendigvis er et fysisk produkt involveret, er der ofte krav om kvalitet og dokumentation af leverancer til kunder. Det kan dreje sig om alt fra kontrakter, serviceaftaler, procesbeskrivelser og rapportering. Med SharePoint opnår servicevirksomheder bedre styring, transparens og effektivitet i deres leverancer.

Konklusion: Et stærkt fundament for fremtidens kvalitetsarbejde

SharePoint kvalitetsstyring er ikke blot en digital arkivløsning, men et centralt element i en moderne, effektiv og datadrevet tilgang til kvalitetsstyring. Ved at samle alle kvalitetsdokumenter på ét sted, automatisere godkendelsesflows, sikre versionsstyring og give detaljeret adgangsstyring, opnår I en struktur, der gør det lettere at leve op til krav fra kunder, certificeringsorganer og myndigheder.

Samtidig skaber I en kultur, hvor kvalitet bliver noget, alle arbejder aktivt med i hverdagen, frem for at det er et “administrativt onde”, der kun dukker op, når en audit banker på døren. Med SharePoint får I et system, der fleksibelt kan tilpasses jeres branchespecifikke behov og vokse i takt med, at organisationen udvikler sig.

For mange virksomheder er det netop kombinationen af overskuelighed, automatisering og integration med resten af Microsoft 365, der gør SharePoint kvalitetsstyringen attraktiv. Dokumenter, opgaver, rapportering og videndeling smelter sammen i én platform, hvor processer kører gnidningsfrit, og medarbejderne er opdaterede med de nyeste versioner og relevante informationer.

Klar til at tage næste skridt?

Er I parate til at løfte jeres kvalitetsarbejde til et nyt niveau? Eller har I brug for at drøfte, hvordan en SharePoint-løsning konkret kan se ud i jeres virksomhed? Et godt sted at begynde er en uforpligtende snak med en erfaren rådgiver, der kan kortlægge jeres behov og vise, hvordan SharePoint kan gøre en forskel.

Hos Blue Dock har vi specialiseret os i at designe og implementere SharePoint-baserede løsninger, der passer perfekt til den enkelte virksomheds nuværende situation og fremtidige ambitioner. Vi arbejder tæt sammen med vores kunder for at sikre, at systemet både bliver teknisk velfunderet og brugervenligt – og at det skaber reel værdi i hverdagen.

Kontakt os gerne for en samtale om, hvordan I kan opbygge eller forbedre jeres SharePoint kvalitetsstyringen. Med de rigtige værktøjer og en gennemtænkt implementeringsstrategi får I et system, der giver jer fuld kontrol, bedre beslutningsgrundlag og sikkerhed for, at I altid lever op til de krav, der stilles til netop jeres forretning.

Vælg SharePoint kvalitetsstyring som fundament for jeres kvalitetsarbejde, og oplev, hvordan struktur, sporbarhed og automatisering frigør tid og ressourcer – så I kan fokusere på at udvikle jeres kerneforretning og skabe de bedst mulige produkter og ydelser for jeres kunder. Med en solid og fremtidssikret løsning er I klar til at håndtere både nutidens og morgendagens krav til kvalitet, dokumentation og compliance.