En projektportal i SharePoint Online er meget mere end blot et sted at gemme dokumenter. Når den bliver tilpasset og brugt optimalt, kan den transformere projektstyringen i din organisation og forbedre samarbejdet på tværs af teams. Nedenfor finder du en række strategier til at maksimere fordelene ved din portal.

Kontakt Blue Dock i dag for at høre, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.

Skræddersy din portal til projektspecifikke behov

En god projektportal bør være tilpasset netop jeres unikke arbejdsprocesser og krav.

Tilpasninger der giver mening:

• Content Types: Opret specifikke indholdstyper (fx kontrakter, rapporter, mødenotater) med egne metadata, så I kan organisere filerne bedre.
• Skræddersyede workflows: Design automatiske arbejdsgange, der matcher projektets forløb (godkendelser, notifikationer m.v.).
• Subsites til hvert projekt: Hvis I håndterer flere projekter, kan I oprette et særskilt subsite med egen struktur og særlige tilladelser.

Eksempel: En byggevirksomhed kan lave Content Types til tegninger, sikkerhedsrapporter og tilladelser. Hver dokumenttype har egen metadata, hvilket gør det lettere at søge og holde overblik.

Integrér med andre Microsoft 365-værktøjer

SharePoint Online spiller bedst sammen med de øvrige værktøjer i Microsoft 365. Denne synergi giver en mere effektiv og sammenhængende arbejdsdag.

Nøgleværktøjer at overveje:

• Microsoft Teams: Centralisér kommunikationen, så chat, dokumenter og portal er tæt forbundet.
• Planner: Hold styr på opgaver, deadlines og ansvarlige med et visuelt overblik.
• Power Automate: Automatisér manuelle opgaver som oprettelse af opgaver, statusopdateringer og godkendelsesflows.
• Power BI: Skab visuelle dashboards for at få et klart indblik i projektets status og fremdrift.

Eksempel: Et marketingteam kan bruge Planner til at styre kampagneopgaver, mens Power BI giver et realtidsbillede af kampagneresultaterne.

Fokus på brugeroplevelse

Denne form for portal skaber kun værdi, hvis den bliver brugt aktivt. Det kræver, at den er let at finde rundt i og giver mening for alle involverede.

Tips til forbedring af brugeroplevelsen:

• Brugervenligt design: Hold det enkelt og intuitivt. Sørg for klare labels og en logisk navigation.
• Mobiloptimering: Gør portalen tilgængelig fra mobile enheder, så folk kan arbejde, uanset hvor de er.
• Træn brugerne: Introducér platformen via workshops eller korte vejledninger, så alle ved, hvordan de forskellige funktioner anvendes.

Centraliser viden og samarbejde

Ved at samle projektinformation ét sted på platformen kan teams nemt dele viden og sikre, at alle altid har adgang til den nyeste information.

Strategier for centralisering:

• Del dokumenter i realtid: Benyt co-authoring, så flere kan arbejde i samme dokument samtidig.
• Opret en vidensbase: Brug fx en Wiki-side til at samle FAQ’er, bedste praksis og retningslinjer for projekter.
• Teamkalendere: Del og synkronisér kalendere, så alle kender til deadlines og vigtige møder.

Gør brug af sikkerheds- og compliancefunktioner

Platformen tilbyder solide sikkerhedsfunktioner, der hjælper dig med at beskytte følsomme projektdata og opfylde eventuelle lovkrav.

Sikkerhedsfunktioner at implementere:

• Adgangskontrol: Definér brugergrupper og roller, så kun relevante personer har adgang til bestemte filer.
• Databeskyttelse: Opsæt DLP (Data Loss Prevention) for at forhindre utilsigtet deling af fortroligt indhold.
• Revisionslog: Hold øje med ændringer og aktivitet på portalen for at sikre ansvarlighed.
• Sensitivitetslabels: Klassificér og beskyt vigtige data ved at bruge sensitivitetstags.

Udnyt analyseværktøjer til at forbedre portalen

Løbende analyse af, hvordan brugerne anvender portalen, giver værdifuld indsigt i, hvor der er plads til optimering.

Nøgleværktøjer og metoder:

• SharePoint-brugerstatistik: Følg trafik og brugsmønstre for at se, hvilke dele af portalen der er mest populære, og hvor der mangler fokus.
• Feedbackmekanismer: Lav spørgeskemaer eller forms for at få direkte feedback fra brugerne.
• Power BI-rapporter: Generér rapporter over brugsmønstre, så du kan optimere indholdet og funktionerne.

Planlæg for fremtidig skalering

En projektportal bør kunne vokse med organisationens behov – både mht. indhold, antal brugere og funktioner.

Tips til skalering:

• Modulær opbygning: Design portalens struktur, så I let kan tilføje nye projekter og funktioner.
• Automatiserede processer: Udvid brugen af Power Automate og andre automatiseringer for at lette arbejdsbyrden ved stigende projekter.
• Løbende opdateringer: Følg med i nye SharePoint-funktioner og tilpas portalen i takt med organisationens udvikling.

Kom i gang – en handlingsplan

1. Definér projektbehov: Afklar, hvilke opgaver og processer portalen skal understøtte.
2. Tilpas strukturen: Opret subsites, Content Types og metadata, der passer til jeres hverdag.
3. Integrér Microsoft 365-værktøjer: Skab en gnidningsfri oplevelse ved at linke til Teams, Planner, Power BI m.v.
4. Implementer sikkerhed og compliance: Beskyt vigtige data, og sørg for at overholde gældende regler.
5. Mål og optimer: Anvend analyser til løbende at forbedre portalens funktionalitet og brugeroplevelse.

Konklusion

En projektportal i SharePoint Online kan blive omdrejningspunktet for vellykket projektstyring og effektivt samarbejde i din organisation. Ved at skræddersy portalen til jeres behov, integrere den med relevante Microsoft 365-værktøjer og sætte fokus på brugeroplevelse og sikkerhed, får I et værktøj, der understøtter både de daglige opgaver og det strategiske arbejde.

Med en kontinuerlig forbedringsproces – hvor feedback, analyse og nye funktioner løbende tages i brug – kan projektportalen udvikle sig sammen med organisationen og forblive en værdifuld ressource.