Effektiv kvalitetsstyring kræver mere end blot retningslinjer og procedurer – det kræver også moderne digitale værktøjer, som understøtter struktur, dokumentation og løbende forbedringer. Med Copilot i SharePoint får virksomheder en AI-assistent, der kan øge kvaliteten af dokumentstyring, sikre overholdelse af procedurer og muliggøre bedre sporbarhed. Resultatet er et langt mere datadrevet og automatiseret kvalitetsarbejde, uden at man går på kompromis med kontrol og overblik.

Formålet med denne artikel er at gennemgå 6 fordele ved at bruge Copilot i SharePoint til at understøtte kvalitetsstyringen i virksomheder, og at forklare, hvordan denne AI-assistent kan løfte organisationens processer, fra dokumentoprettelse og compliance, til review-processer og audit-forberedelse.

Vil du styrke din kvalitetsstyring med intelligente værktøjer?
Kontakt Blue Dock og hør, hvordan Copilot i SharePoint kan understøtte jeres kvalitetsmål.

Hvad er Copilot i SharePoint?

Copilot i SharePoint er en udvidelse af Microsofts Copilot-koncept, der bringer en AI-assistent ind i SharePoint Online-universet. Denne AI-assistent kan:

• Analysere dine virksomhedsdata og dokumenter.

• Foreslå indhold eller opsummeringer i realtid.

• Generere tekst og hjælpe med at opdatere eller skabe dokumenter.

• Understøtte den daglige drift og forbedringskultur ved at gøre viden mere tilgængelig.

I praksis betyder det, at når kvalitetsansvarlige eller andre medarbejdere bruger SharePoint, vil Copilot kunne assistere dem med ting som at:

• Opsummere en lang procedure for hurtig forståelse.

• Generere et udkast til en ny instruktion baseret på tidligere dokumenter.

• Finde relaterede dokumenter og standarder, der passer til en specifik opgave.

• Koordinere review- og godkendelsesprocesser.

Dette gør Copilot i SharePoint særligt interessant for kvalitetsstyringsopgaver, da kvalitetsafdelingen normalt håndterer store mængder dokumenter – politikker, standarder, instrukser, procedurer – og processer, der involverer flere review- og godkendelsestrin. AI-assistenten kan forenkle og accellere meget af dette arbejde.

Læs også vores artikel om 3 gode råd til, hvordan Copilot Agents kan skabe innovation i din virksomhed. 

1. Hurtigere dokumentoprettelse og vedligeholdelse med Copilot i SharePoint

Hvorfor er dokumentationsarbejde ofte tungt?

Kvalitetsstyring involverer typisk et væld af dokumenter:

• Politikker og målsætninger (f.eks. kvalitetspolitik, arbejdsmiljøpolitik osv.).

• Procedurer (hvordan forskellige processer skal udføres).

• Instrukser (detaljerede trin-for-trin-anvisninger).

• Skabeloner (standardformularer, rapporter, CAPA-dokumenter).

Disse dokumenter bliver jævnligt revideret, udskiftet og versioneret, hvilket er ressourcekrævende. Mange kvalitetsansvarlige spilder tid på gentagne tekststykker, kopieringsfejl og layout. Det kan forsinke godkendelser og medføre en risiko for fejl.

Hvordan Copilot i SharePoint hjælper

• Generere udkast baseret på eksisterende dokumenter: I stedet for at starte fra en blank side, kan AI’en gennemgå lignende procedure- eller instruktionsfiler, og dernæst generere et forslag til en ny, opdateret version.

• Ensartede skabeloner: Copilot kan foreslå bestemte skabeloner (f.eks. ISO 9001-venlige strukturer) afhængigt af, hvilken type dokument man er i gang med at skrive.

• Assistere i opdateringer: Hvis man vil revidere en eksisterende procedure, kan Copilot markere, hvilke sektioner der har ændret sig siden sidste version, og opsummere forbedringer.

Resultatet

Når dokumentoprettelsen og den løbende vedligeholdelse bliver strømlinet og delvist automatiseret, gavner det både kvaliteten og effektiviteten. Kvalitetsafdelingen får frigjort tid fra trivielle skriveopgaver og kan i stedet fokusere på rodårsagsanalyse, auditforberedelse eller at inspirere til forbedringskultur.

2. Bedre overblik over versionshistorik og compliance med Copilot i SharePoint

Versionskontrol og sporbarhed i kvalitetsstyring

Versionshistorik er centralt i kvalitetsstyring. Hvorfor? Fordi en ISO-audit ofte involverer spørgsmål om, hvornår en procedure blev ændret, hvem der godkendte den, og hvilke ændringer, der blev foretaget. Uden et tydeligt sporingssystem kan virksomheden få svært ved at bevise, at den overholder standarder som ISO 9001 eller ISO/TS 16949.

SharePoint er allerede kendt for at have robust versionsstyring af dokumenter. Men sammen med Copilot:

1. Opsummeres ændringer: I stedet for at kvalitetschefen selv skal gennemgå en difference, kan AI’en give en kort forklaring på, hvilke sektioner er ændret, og hvilket formål de tjener.

2. Foreslår compliance-relaterede tiltag: Hvis en procedure nu er kritisk i forhold til lovkrav, kan Copilot markere, at “du bør indhente godkendelse fra juridisk afdeling.”

Hvad opnår man?

• Klarhed ved audits: Man fremviser en digital log, der tydeligt viser version 1, 2, 3 osv., med anmærkninger fra Copilot om væsentlige ændringer.

• Minimal manuel læsning: Revisor eller kvalitetsansvarlig behøver ikke læse 30 sider for at se, at kun afsnit 2.3 og 5.2 er opdateret. Copilot opsummerer det på få linjer.

• Ensartet compliance: Ved at sikre, at nye ændringer ikke glemmer at opdatere bestemte standardafsnit, mindsker man risiko for “compliance-huller.”

Eksempel: I en bilproduktion skal man hyppigt opdatere procedurer for sikkerhedstest og dokumentation. Copilot i SharePoint sikrer, at hver ændring logges og opsummeres, samt at man ikke utilsigtet sletter henvisningen til TS 16949-kravet i en procedure. Resultatet er mere stabil dokumenthåndtering.

3. Strømlinet review og godkendelsesproces med Copilot i SharePoint

Kompleksiteten i godkendelsesflows

I et kvalitetsstyringsmiljø skal typisk flere parter godkende eller reviewe nye eller reviderede procedurer, inden de må træde i kraft. F.eks. kan et dokument kræve godkendelse af:

• En teknisk ekspert

• En juridisk eller compliance-ansvarlig

• Kvalitetschefen

• En afdelingsleder

• Eventuelt en ekstern partner

Hvis denne proces håndteres manuelt, kan det medføre forsinkelser, dobbeltarbejde, e-mails frem og tilbage og usikkerhed om, hvem der sidst har kommenteret hvad.

Copilot i SharePoint: Koordinering og strukturering

SharePoint i kombination med Power Automate tilbyder automatiske godkendelsesflows, men Copilot kan tage det et skridt videre ved:

1. Identificere mangler: Hvis et review er overskredet deadline, kan AI’en stille spørgsmål: “Skal jeg minde godkenderen om at gennemgå dokumentet?”

2. Foreslå forbedringer: Hvis Copilot ser, at et bestemt afsnit ofte får kommentarer, kan den foreslå at omstrukturere eller integrere bestemte standardformuleringer for at skabe hurtigere godkendelse.

3. Minde om deadlines: Undervejs i review-processen kan AI’en holde øje med, om man er på sporet ift. eksterne milepæle, f.eks. en ISO-audit.

Resultatet er, at godkendelser bliver mere gnidningsfrie og sikre. Dokumenter lander sjældent i “afventende” tilstand i en mailboks, fordi systemet proaktivt holder processen i gang.

Eksempel: I en medicinalvirksomhed kræver en lille ændring i en SOP (Standard Operating Procedure) godkendelse fra både QA, drift og en ekstern valideringspartner. Copilot i SharePoint kan automatisk generere flowet, notere hvem der skal inddrages i hvilken rækkefølge og opsummere hver parts feedback i et overblik, inden kvalitetchefen endeligt lukker sagen.

4. Let adgang til gældende dokumentation med Copilot i SharePoint

Problemet med “Den nyeste version?”

Hvis en virksomhed har 1.000+ dokumenter i sin kvalitetshåndbog, opstår der ofte forvirring: “Er 2023_Procedure_v2_final.docx den gældende fil, eller er det nyeste 2023_Procedure_v3_finalfinal.docx?” Hvis medarbejdere i en travl hverdag ikke kan finde den nyeste version, risikerer de at bruge en forældet instruks, hvilket kan kompromittere både kvalitet og compliance.

Copilot i SharePoint: En naturlig sprogassistent

SharePoint indeholder versionsstyring, men med Copilot kan man gå skridtet videre. Fx kan en medarbejder spørge AI’en på Teams– eller SharePoint-siden: “Hvilken procedure gælder for kalibrering af udstyr i QA-lab?” I stedet for en generel søgning, der viser 10 resultater, vil Copilot:

1. Genkende de mest relevante dokumenter (baseret på metadata, senest godkendte versioner).

2. Linke til netop den gældende version.

3. Korte opsummere, hvad proceduren omhandler.

Dette sparer tid og forhindrer fejl, fordi man minimerer den manuelle søgningsproces.

Effekt: Overholdelse af standarder og ensartede processer med Copilot i SharePoint

Når organisationen let kan finde og bruge den rigtige dokumentation, følger man mere konsekvent sine interne og eksterne standarder. Det opretholder kvaliteten og mindsker variationsfejl. For en ISO 9001-audit er dette element afgørende – revisorerne vil typisk tjekke, om man arbejder efter de nyeste, godkendte procedurer.

Eksempel: En medarbejder i vedligehold af maskiner spørger: “Hvordan kalibrerer jeg maskine type B for at overholde TS 16949?” Copilot finder “Kalibrering af type B, version 2.1, godkendt 2 uger siden,” opsummerer hovedtrinene og giver et link til hele dokumentet i SharePoint. Medarbejderen slipper for at gennemtrawle op til 5 kladdeversioner.

5. Øget brug af standarder og bedste praksis med Copilot i SharePoint

Hvorfor standarder ikke altid bliver brugt

Selvom mange virksomheder udarbejder gennemarbejdede standarder og best practices, er der ingen garanti for, at medarbejderne kender til dem eller arbejder efter dem. Især i større organisationer, hvor dokumenter kan ligge spredt eller gemt under ulogiske filstier, er standarder “usynlige” for daglig drift. Dermed opstår inkonsistens, fejl og spild.

Copilot i SharePoint: Foreslå koncernens bedste praksis

Copilot kan løbende gøre opmærksom på:

1. Skabeloner: Har en medarbejder startet et nyt projekt-dokument, kan AI foreslå en officiel projektplan-skabelon, der følger interne standarder.

2. Relevante retningslinjer: Skriver en bruger om “test-procedurer,” kan Copilot vise den “standard testmetode for X,” som ligger i den centrale kvalitetshåndbog.

3. Ensretning: I stedet for at ansatte frit opfinder nye formater, hjælper AI med at sikre, at man genbruger tidligere, godkendte løsninger.

Fra intern standard til reel praksis med Copilot i SharePoint

Ved at opbygge en kultur, hvor Copilot i SharePoint faktisk tilbyder netop de standarder, som organisationen har besluttet, forankres disse standarder i hverdagen. Medarbejdere oplever, at det nemmeste er at følge standarden, fordi AI’en guider dem med konkrete links, layout, metadata og eksempler. Over tid vil man se en mere ensartet kvalitet på tværs af teams og lokationer.

Eksempel: Et konsulentfirma har en “best practice” for at skrive leverancerapporter til kunder (layout, sprog, tjekliste for disclaimere osv.). Når en juniorspecialist begynder at lave en rapport i Word, vil Copilot foreslå at bruge denne “Rapport_skabelon_v5,” samt tage sektioner fra andre lignende, tidligere vellykkede rapporter. Resultatet er en bedre og mere professionel leverance, uden at juniorspecialisten skal læse 50 sider i en brandmanual.

6. Klar til audit – når som helst

Audits er ofte en stressfaktor

For mange organisationer bliver en ISO- eller kunde-audit en hektisk tid, hvor man i sidste øjeblik samler dokumenter, opdaterer forældede filer, og prøver at genvinde overblik over procedurer og godkendelser. Uden en “digital rygsøjle” kan dette blive et mareridt af e-mails og manuelle tjeklister.

Copilot i SharePoint gør jer audit-klar

Når hele kvalitetsstyringssystemet og de tilhørende dokumenter ligger i SharePoint, er I allerede tættere på at være audit-klar. Og med Copilot:

1. Dokumentation: AI’en kan opsummere, hvilke ændringer der er sket i specifikke procedurer, hvem der godkendte dem og hvornår. Perfekt til en auditor, der spørger: “Kan I vise, hvornår I senest reviderede jeres kalibreringsinstruks?”

2. Samling af relevante filer: Under en audit vil man kunne bede Copilot finde “alle dokumenter relateret til procedure X, rodårsagsanalyser fra de sidste 12 måneder og CAPA-oversigter.” AI’en vil konstruere en oversigt over, hvordan jeres system løbende håndterer fejl og forbedrer processer.

3. Konformitet med krav: ISO 9001 og andre standarder pålægger krav om kontinuerlig sporbarhed og opfølgning. Med Copilot og SharePoint bliver det nemmere at vise eksempler frem på, at jeres processer faktisk følges i praksis.

Mindre “audit-panik,” mere løbende forbedring med Copilot i SharePoint

Den største fordel er måske, at man ikke udfører kvalitetsstyring kun i ugerne op til en audit. I stedet hjælper Copilot i SharePoint virksomheden med at dagligt holde dokumenterne ajour og overblik over ændringslog, ansvarspersoner og status for korrigerende handlinger. Så når en audit kommer, er alt på plads – ingen panik, og man kan roligt vise, at man har orden i sagerne.

Eksempel: Under en TS 16949-audit i en bilindustri-virksomhed spørger auditoren: “Kan I vise eksempler på korrigerende handlinger det seneste halvår for fejlinstallation af komponent X?” Med Copilot kan kvalitetschefen bede AI’en om at hente “seneste 6 måneders CAPA-dokumenter for komponent X i SharePoint,” og AI’en præsenterer en oversigt med links. Auditor kan få en hurtig gennemgang, og alt sker på få minutter, frem for en daglang søgning i arkiver.

En ny æra for kvalitetsstyring

At kvalitet handler om kontrol, struktur og løbende forbedring, er velkendt. Men med Copilot i SharePoint bliver det muligt at gøre dokumenthåndtering og compliance mere intelligent. I stedet for at stole på manuelle søgninger, versioneringer og review-forløb, sørger AI-en for at assistere, summere og forudse behov undervejs i arbejdet.

Kvalitetsafdelingens nye rolle

Når man har en AI-assistent i SharePoint, frigøres kvalitetsafdelingen fra en del administrativt arbejde. De kan mere fokusere på at:

• Udbrede en forbedringskultur i hele organisationen.

• Gennemføre dybere analyser og audits på tværs af data.

• Strategisk samarbejde med ledere og afdelinger om, hvordan man integrerer kvalitet og risikostyring i nye initiativer.

Samtidig

• Medarbejdere uden for kvalitetsafdelingen arbejder lettere med kvalitet, fordi systemet understøtter dem.

• Ledelsen får et bedre realtidsoverblik over, hvor kvaliteten står, og hvilke områder, der har behov for en indsats.

6 fordele ved at bruge Copilot i SharePoint til kvalitetsstyring

Lad os samle trådene. Her er en oversigt over de seks fordele:

1. Hurtigere dokumentoprettelse og vedligeholdelse

   • Copilot genererer udkast og mindsker fejl, så kvalitetsansvarlige sparer tid.

2. Bedre overblik over versionshistorik og compliance

   • AI’en kan opsummere ændringer og vise, hvem der godkendte hvad og hvornår. Ideelt ved audits.

3. Strømlinet review og godkendelsesproces

   • Copilot koordinerer deadlines, følger op på reviewer og minder om opgaver, så flowet ikke sander til.

4. Let adgang til gældende dokumentation

   • Med naturlig sprogforståelse finder Copilot den nyeste version af en procedure på få sekunder.

5. Øget brug af standarder og bedste praksis

   • Når AI hele tiden foreslår skabeloner og standarder, bliver det nemmere at arbejde konsistent.

6. Klar til audit – når som helst

   • Med realtidsoversigter over dokumenter og historik bliver I løbende audit-klar, uden panik i sidste øjeblik.

Perspektiver: Sammenhæng med andre Microsoft 365-værktøjer

Copilot i SharePoint er ikke en enkeltstående funktion; den arbejder sammen med hele Microsoft 365:

• Teams: Copilot kan foreslå at bringe specifikke SharePoint-dokumenter op i en Teams-kanal, hvis samtalen kræver det.

• Power Automate: Automatiser kapacitetskrævende workflows, som fx CAPA- eller auditprocesser, og lad Copilot hjælpe med “næste skridt.”

• Power Apps: Medarbejdere kan rapportere en afvigelse via en Power App på mobil, som gemmer data i SharePoint. Copilot kan derefter “læse” data, foreslå rodårsagsmetoder eller linke til tidligere lignende sager.

• Power BI: For at skabe et overblik kan man visualisere fejltyper, tidsforbrug, fremdrift osv. Copilot kan i fremtiden hjælpe med at generere rapporter i Power BI direkte ud fra søgeordsforespørgsler.

Hermed får man en komplet digital infrastruktur, hvor kvalitetsstyring forankres i hverdagen, i stedet for at være et separat projekt.

Hvad skal der til for at komme i gang?

For at nyde godt af Copilot i SharePoint kræves normalt:

1. Microsoft 365-licenser, som inkluderer de nødvendige Copilot-funktioner.

2. SharePoint Online, hvor jeres dokumenter og kvalitetssystem er (eller kan blive) lagret.

3. Konfiguration: Definér, hvilke biblioteker, lister og sites Copilot må interagere med, og fastlæg governance.

4. Brugerkultur: Lær medarbejderne at interagere med AI’en. Væn dem til at søge på en “naturlig” måde, så Copilot giver de bedste forslag.

Blue Dock kan bistå med:

• Analyse af jeres nuværende systemer og behov.

• Opsætning af Copilot i SharePoint, herunder integration med Power Automate eller Power BI.

• Governance: Fastlægge rettigheder, datasikkerhed, compliance og brugsregler.

• Træning af medarbejdere i at anvende AI-funktionerne for at sikre, at alle får mest muligt udbytte.

Opsummering og konklusion

Kvalitetsstyring er kernen i at levere stabile, pålidelige og sikre produkter/services. Men kvalitetsstyring kan være tidskrævende, dokumenttungt og kræve koordination mellem mange interessenter. Med Copilot i SharePoint kan organisationer løfte processen til et nyt niveau. AI-assistenten hjælper med alt fra dokumentskrivning til review-flow, versionskontrol, og at sikre brug af best practice. Især i brancher med skrappe compliance- og auditkrav er denne form for intelligent automatisering en stor fordel.

Her er de 6 fordele i en nøddeskal:

1. Hurtigere dokumentoprettelse og vedligeholdelse: AI fjerner trivielle skriveopgaver, genbruger tekster og ensarter struktur.

2. Bedre overblik over versionshistorik og compliance: Alt spores og opsummeres let, hvilket er guld værd ved audits.

3. Strømlinet review og godkendelsesproces: Copilot holder styr på deadlines, sender remindere og laver koncise oversigter over feedback.

4. Let adgang til gældende dokumentation: Med et spørgsmål finder man den nyeste version af en procedure på sekunder, i stedet for at lede manuelt.

5. Øget brug af standarder og bedste praksis: AI foreslår relevante skabeloner og dokumenter, så man naturligt følger ensartede metoder.

6. Klar til audit – når som helst: Fordi systemet løbende dokumenterer og opsummerer, er man kontinuert parat til ekstern eller intern revision.

Kvalitetsstyring behøver ikke længere at være en langstrakt, manuel opgave, men kan i stedet blive et naturligt samspil mellem mennesker og AI i en digital platform, hvor kvalitet og effektivitet går hånd i hånd. Har I lyst til at transformere jeres kvalitetssystem med Copilot i SharePoint, er Blue Dock klar til at hjælpe med rådgivning, implementering og træning, så I får mest muligt ud af jeres Microsoft 365-investering.