Effektiv kvalitetsstyring er afgørende for virksomheder, der arbejder med standarder som ISO 9001, ISO/TS 16949 og ECE Regulation 148. En digital kvalitetshåndbog sikrer, at medarbejdere altid har adgang til de nyeste procedurer, instruktioner og retningslinjer.

Kontakt Blue Dock i dag for at høre, hvodan vi kan hjælpe din virksomhed med digitale løsninger.

SharePoint er en ideel platform til at opbygge et kvalitetshåndbogssystem, fordi det tilbyder struktur, sikkerhed, versionering og nem integration med øvrige Microsoft 365-værktøjer. Men for at systemet rent faktisk bliver brugt i praksis, skal opsætningen være gennemtænkt og brugervenlig. I denne artikel får du en guide til, hvordan du bygger et godt system på platformen, der er intuitivt, let at vedligeholde og lever op til gældende kvalitetsstandarder.

Læs også vores artikel om, hvordan SharePoint QMS er en brugervenlig løsning til kvalitetssikring.

Hvorfor vælge SharePoint til en kvalitetshåndbog?

SharePoint er et godt værktøj til dokumentstyring og har en række fordele, der gør det oplagt til en digital kvalitetshåndbog:

• Centraliseret lagring: Alle dokumenter samles ét sted, så medarbejdere altid kan finde den nyeste version.
• Sporbarhed og versionering: Alle ændringer registreres, så man kan se, hvem der har opdateret et dokument, og hvornår.
• Rettighedsstyring: Adgang kan styres baseret på roller, så kun de rette medarbejdere kan redigere dokumenter.
• Automatisering: Med Power Automate kan du opsætte godkendelsesflows, påmindelser om revisioner og opgaver i Planner.

Selvom det er en stærk platform, kræver det en god struktur og et brugervenligt design for at fungere optimalt i hverdagen.

Hvordan strukturer man en af kvalitetshåndbog?

Den består typisk af forskellige dokumenttyper:

• Kvalitetspolitikker – Overordnede retningslinjer for kvalitetssikring.
• Procedurer – Beskriver, hvordan kvalitetsrelaterede processer udføres.
• Instruktioner – Detaljerede vejledninger til specifikke opgaver.
• Formularer og skabeloner – Standardiserede dokumenter til registrering af kvalitetsrelaterede data.
• Lovgivning og standarder – Henvisninger til eksterne krav og regulativer.

Den bedste måde at organisere dette på i SharePoint er ved at bruge dedikerede dokumentbiblioteker og metadata i stedet for et dybt mappesystem.

Brug af dokumentbiblioteker

Opret separate biblioteker for hver dokumenttype, fx:

• Kvalitetspolitikker og mål
• Procedurer
• Arbejdsgange og instruktioner
• Kvalitetsformularer og skabeloner
• Afvigelser og forbedringer

Denne opdeling gør det lettere at navigere og finde de relevante dokumenter hurtigt.

Metadata frem for mapper

Undgå at gemme dokumenter i dybe mappestrukturer, og brug i stedet metadata. Tildel hvert dokument felter som:

• Dokumenttype (Politik, procedure, instruktion osv.)
• ISO-sektion (hvis relevant, fx ISO 9001: 7.5 Dokumenteret information)
• Ansvarlig afdeling
• Godkendelsesstatus
• Revisionsdato

Med metadata kan brugerne filtrere og søge på tværs af hele biblioteket, i stedet for at rode rundt i komplekse mapper.

Brugervenligt design og navigation

Selv det mest velstrukturerede system kan blive overset, hvis det er besværligt at finde rundt i. Derfor skal du prioritere et klart layout og en logisk navigation.

Opsætning af en overskuelig startside

Opret en SharePoint-side, der fungerer som indgang til kvalitetshåndbogen. Her kan du placere:

• Links til de vigtigste biblioteker
• Senest opdaterede dokumenter
• Et søgefelt med forudindstillede filtre
• FAQ eller miniguides til brug af håndbogen

Med Viva Connections kan du integrere denne oversigt direkte i Microsoft Teams, så medarbejderne nemt kan få adgang, hvor de i forvejen arbejder.

Tilpasning af navigationen

Udnyt SharePoints top- eller venstremenu til at opdele efter de mest brugte områder, fx:

• Oversigt – Hovedsiden for kvalitetshåndbogen
• Dokumenter – Direkte link til de forskellige dokumentbiblioteker
• Søg – Adgang til en søgeside med relevante filtre
• Ofte stillede spørgsmål – Hurtig hjælp og vejledning

En brugervenlig menustruktur sikrer, at ingen “farer vild” i systemet.

Hvordan automatiserer processer med Power Automate?

For at håndbogen altid er opdateret og i korrekt status, kan du opsætte automatiske workflows.

Automatisk godkendelse af dokumenter

Når et nyt dokument oprettes eller opdateres, kan et godkendelsesflow fx:

1. Sende dokumentet til en kvalitetsansvarlig for godkendelse.
2. Ændre status fra “Under revision” til “Godkendt” efter accept.
3. Logge godkendelsen i en SharePoint-liste, så sporbarheden er i orden.

Påmindelser om dokumentrevision

Med Power Automate kan du også automatisere påmindelser, eksempelvis hvis:

• Et dokument nærmer sig en fastlagt revisionsdato.
• Et dokument ikke er revideret inden for 12 måneder.
• Et dokument er godkendt, men mangler endelig publicering.

Integration med Microsoft Teams

• Notifikationer: Del information om nye eller opdaterede dokumenter i en Teams-kanal.
• Planner-opgaver: Opret automatisk opgaver, når dokumenter skal revideres.
• Brugerdeltagelse: Lad Teams-brugere kommentere og foreslå ændringer, der automatisk logges i systemet.

Sikkerhed og adgangsstyring

Det er afgørende at beskytte håndbogens indhold mod uautoriserede ændringer:

• Redaktører: Kun kvalitetsansvarlige eller udvalgte medarbejdere bør kunne redigere dokumenter.
• Læsere: Alle relevante medarbejdere har læseadgang til de godkendte dokumenter.
• Godkendere: Udvalgte personer godkender dokumenter før publicering.

Ved at sætte brugertilladelser og roller korrekt op, sikrer du, at kvalitetshåndbogen forbliver korrekt og opdateret.

Konklusion

Et brugervenligt kvalitetshåndbogssystem i SharePoint er afgørende for virksomheder, der ønsker at sikre en struktureret og effektiv tilgang til kvalitetsstyring. Ved at digitalisere håndbogen på denne platform kan virksomheder centralisere dokumentstyringen, forbedre sporbarheden og sikre, at medarbejdere altid har adgang til de nyeste procedurer og instruktioner.

En vellykket implementering kræver en gennemtænkt struktur, hvor dokumenter organiseres i separate biblioteker og klassificeres med metadata i stedet for et traditionelt mappesystem. Dette gør det lettere at søge, filtrere og administrere dokumenter uden at skulle navigere gennem dybe hierarkier.

Brugervenlighed er en afgørende faktor for, om medarbejderne tager systemet til sig. En intuitiv startside med hurtig adgang til vigtige dokumenter, en velorganiseret navigation og integration med Microsoft Teams gør det lettere for medarbejdere at finde den nødvendige information.

Automatisering med Power Automate sikrer, at dokumenter altid er opdaterede og godkendt af de rette personer. Automatiske workflows kan håndtere godkendelsesprocesser, revisionspåmindelser og opgaveoprettelse, hvilket eliminerer behovet for manuel opfølgning og mindsker risikoen for fejl.

Sikkerhed og adgangsstyring er ligeledes kritisk. Ved at tildele rettigheder baseret på roller kan virksomheden sikre, at kun relevante medarbejdere kan redigere dokumenter, mens alle kan få adgang til den nødvendige information.

Samlet set giver et kvalitetshåndbogssystem i SharePoint struktur, sporbarhed og effektivitet, hvilket understøtter virksomhedens overholdelse af kvalitetsstandarder som ISO 9001 og ISO/TS 16949. Med den rette opsætning håndbogen et brugbart værktøj i dagligdagen, der hjælper medarbejdere med at sikre en ensartet og kvalitetsbevidst arbejdsgang.