I takt med at virksomheder lagrer flere og flere data i SharePoint, kan opbevaring hurtigt blive en udfordring. SharePoint gemmer automatisk flere versioner af dokumenter, hvilket er nyttigt for samarbejde og sikkerhedskopiering. Men gemte versioner kan også hurtigt ende med at optage betydelig lagerplads. I denne guide gennemgår vi, hvordan du optimerer din SharePoint-lagerplads ved at begrænse versionhistorik og lave versionstyring af dokumenter mere effektivt.
Kontakt Blue Dock i dag for at finde ud af, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med SharePoint.
Hvad er versionstyring af dokumenter i SharePoint?
Versionstyring er en funktion i SharePoint, der gemmer tidligere udgaver af et dokument, så du:
- Kan gendanne en ældre version ved fejl eller utilsigtede ændringer
- Kan spore ændringer og se, hvem der har bidraget
- Støtter samarbejde og arbejdsflows
Selvom det er praktisk, kan versionering hurtigt fylde meget i dit bibliotek—især hvis der er mange filer eller hyppige opdateringer.
Hvorfor er styring af versionhistorik vigtig?
En ubegrænset versionhistorik kan:
- Optage unødvendig lagerplads og øge omkostningerne
- Gøre administrationen af biblioteker mindre effektiv
- Komplicere overholdelsen af interne og eksterne datastyringspolitikker
Ved at styre versionhistorikken kan du:
- Reducere lagerforbruget
- Forbedre SharePoint’s performance
- Sikre compliance med virksomhedens politikker for dataretention
Optimer din lagerplads med versionstyring
1. Begræns antallet af gemte versioner
Angiv, hvor mange versioner SharePoint skal gemme pr. dokument:
- Åbn dokumentbibliotekets Indstillinger
- Klik på Versionindstillinger
- Slå versionering til, og vælg et maksimalt antal hovedversioner (fx 10 eller 20)
Når grænsen er nået, slettes de ældste versioner automatisk.
2. Administrér mindre versioner
Hvis biblioteket både gemmer hoved- og mindre versioner (kladder), kan lageret blive fyldt hurtigt. Overvej at:
- Aktivere automatisk sletning af kladdeversioner
- Fastlægge et mindre antal kladdeversioner (fx fem)
3. Brug retention-politikker
Med retention-politikker kan du automatisk håndtere gamle versioner efter en vis tidsperiode:
- Opret en dataretentionsetiket i Microsoft Purview
- Konfigurer etiketten til at slette eller arkivere versioner ældre end fx 1 år
- Anvend etiketten på relevante biblioteker
4. Overvåg dit lagerforbrug
Hold øje med, hvor meget lagerplads dine biblioteker bruger:
- Gå til Webstedsindstillinger
- Vælg Lagerforbrug
- Identificer biblioteker med mange gemte versioner, og tilpas versioneringsindstillingerne om nødvendigt
5. Automatisér sletning af versioner via workflows
Hvis din organisation bruger SharePoint-workflows, kan du opsætte et automatiseret flow til at slette gamle versioner, når bestemte betingelser er opfyldt. Dette kan gøres med Power Automate eller SharePoints egne funktioner for at sikre en løbende oprydning—uden manuel indsats.
Sådan får du mest muligt ud af dokumentversioner
- Fastlæg klare politikker for versionstyring
Beslut på forhånd, hvor mange versioner der skal gemmes, og om der er behov for både hoved- og mindre versioner. - Automatisér oprydning
Brug fx Power Automate til at slette eller arkivere gamle versioner automatisk. - Kommunikér med brugerne
Sørg for, at medarbejderne kender organisationens versioneringspolitikker, og hvorfor det er vigtigt at undgå unødvendige ændringer. - Evaluer regelmæssigt
Gennemgå dine versioneringsindstillinger og retention-politikker årligt for at sikre, at de stadig passer til virksomhedens behov. - Integrér SharePoint med analyseværktøjer
Med Power BI kan du analysere lagerforbruget og nemt finde de biblioteker, der har brug for yderligere optimering.
Eksempel: Før og efter optimering
Før
- Ubegrænset versionhistorik
- Biblioteket bruger 100 GB plads, hvoraf 60 GB er gamle versioner
Efter
- Max 10 hovedversioner og 5 mindre versioner
- Versioner ældre end 1 år slettes automatisk
- Biblioteket bruger nu kun 40 GB plads
Konklusion
Ved hjælp af versionstyring af dokumenter i SharePoint kan du frigøre lagerplads, forbedre ydeevnen og samtidig sikre compliance. Implementér begrænsninger for versionering og retention-politikker for at holde dine biblioteker slanke og effektive. Denne enkle optimering kan spare både tid og omkostninger, mens den forbedrer brugeroplevelsen. Sørg desuden for løbende at overvåge og revidere dine politikker, så de følger med udviklingen i din organisation. Med den rette kombination af værktøjer og best practices kan du maksimere SharePoints potentiale.
ld nytte af platformens potentiale og sikre, at den forbliver en værdifuld ressource i en stadig mere kompleks og datadrevet verden.
Se også Microsofts egen guide til at håndtere pladsmangel på SharePoint Storages.