Dokumenthåndtering er det som SharePoint oprindeligt er skabt til
Dokumenthåndtering i Office 365 — i dag Microsoft 365 — foregår i SharePoint, og det er platformens klareste styrke: metadata, versionsstyring, godkendelser og adgangsstyring ét sted, uden en separat platform at købe licenser til.
Kunsten er ikke at få det til at virke teknisk. Det er at bygge den løsning, der holder over tid og er nem at vedligeholde, når I selv skal drive den bagefter.
Integration med Office
- Direkte redigering i velkendte Office produkter
- Direkte godkendelser i Teams og Outlook
- Metadata i header og footer
- Konverter nemt til PDF
Struktur og versionsstyring
- Få en overskuelig struktur
- Offline sync med OneDrive
- Arbejd i mapper eller visninger
- Kun én kopi og gyldig version af et dokument
- 0.1 og 1.0 versioner
- Check ind og ud
Søgning
- Lav et dokumentcenter med filtre
- Fritekst søgningi indhold også i PDF
- Fremhæv vigtige metadata
- Respekt for rettigheder og adgang
Øvrige funktioner
- Adgang fra mobil og via Teams
- Offline redigering
- Arkivering og livscyklus håndtering
- Roller og rettigheder
- Sikker adgang fra alle steder
- AI chatbot til forespørgsler og informationssøgning
Få struktur på jeres dokumenter
Ønsker I at strukturere jeres dokumenter bedre, for eksempel i forbindelse med projektledelse, kontraktstyring, kvalitetssikring eller andet? Eller ønsker I simpelthen at have lettere ved at finde relevante dokumenter, så I får en mere effektiv dokumenthåndtering.
Det er dog vigtigt med en løsning til dokumenthåndtering, at brugerne kan fortsætte med at arbejde på den måde, de altid har gjort. Det betyder, at hvis de er vant til at bruge stifinder, skal de have mulighed for at fortsætte med det, men med understøttelse af de nye muligheder i SharePoint, både i forhold til sikkerhed og samarbejde.
Vi sørger for, at ændringer sker med respekt for hver enkelt medarbejder, uanset deres tekniske evner. Vi sikrer, at forandring ikke kun er en midlertidig handling, men fortsætter, selv når hverdagens travlhed melder sig.
Vi kan uden problemer og ganske enkelt flytte dokumenter fra jeres nuværende fildrev til SharePoint. Takket være vores systematiske migreringsproces, kan jeres medarbejdere fortsætte med deres arbejde, mens vi opbygger den nye struktur i SharePoint og flytter filerne til det nye system til dokumenthåndtering.
Det betyder ingen driftsstop for jeres medarbejdere.
For at migrere filerne bruger vi et af de bedste værktøjer på markedet, hvilket garanterer, at ingen filer eller stamdata mistes under processen. Vores værktøj sikrer en præcis og effektiv overførsel, hvilket giver jer tryghed under hele migreringen.
Hvis jeres filer allerede er gemt på en ældre version af SharePoint, og I i forbindelse med udarbejdelsen af løsningen til dokumenthåndtering ønsker at skifte til SharePoint Online, står vi også klar til at assistere med dette. Vi sørger for, at alle data overgår til den nyeste version uden problemer, så I kan udnytte de nyeste funktioner og forbedrede samarbejdsmuligheder i SharePoint Online.
Nem og smertefri migrering
Hvad er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering er den måde, I opbevarer, navngiver, versionsstyrer, deler og arkiverer jeres dokumenter på. Det handler ikke om, hvor filerne fysisk ligger, men om at den rigtige version altid kan findes af de rigtige mennesker — og at ingen er i tvivl om, hvilken der gælder.
I praksis dækker det fire ting:
- Struktur. Hvor et dokument hører hjemme, og hvad det hedder.
- Version. Hvilken udgave der er gyldig, og hvem der har ændret hvad.
- Adgang. Hvem der må læse, redigere og godkende.
- Livscyklus. Hvornår et dokument oprettes, revideres, arkiveres og slettes.
De fleste virksomheder har allerede alle fire dele. De ligger bare spredt ud over fildrev, mailtråde, OneDrive-mapper og et regneark, som én person vedligeholder. Det fungerer fint, indtil den person holder ferie — eller indtil en auditor beder om at se den gyldige udgave af en procedure.
Digital dokumenthåndtering: fra fildrev til SharePoint
Digital dokumenthåndtering betyder, at strukturen ligger i systemet i stedet for i hovedet på medarbejderne. Det er den egentlige forskel — ikke at filerne er blevet elektroniske, for det har de været i tyve år.
Fire ting plejer at forsvinde, når I flytter fra fildrev til SharePoint:
- Filnavne som tilbud_v3_endelig_ENDELIG2.docx
- Det samme dokument i fem udgaver på fem drev
- »Hvem har den nyeste?« som fast punkt i Teams
- Ti minutters søgen efter et bilag, ingen kan huske navnet på
Til gengæld kommer der noget nyt til: metadata i stedet for mappedybde, godkendelser der kan spores bagud, og en søgning der også læser inde i PDF-filer.
Overgangen er sjældent teknisk svær. Det svære er at blive enige om strukturen, inden I flytter noget. Derfor bruger vi typisk mere tid på workshops end på selve migreringen.
Dokumenthåndtering i Office 365
Har I Office 365 — i dag Microsoft 365 — har I allerede SharePoint. Grundlaget for dokumenthåndtering i Office 365 er med andre ord betalt, og der er ingen ekstra licens at købe pr. bruger pr. måned.
Det følger med i forvejen:
- Versionsstyring med både 0.1-kladder og 1.0-udgivelser
- Check ind og ud, så to personer ikke overskriver hinanden
- Redigering direkte i Word, Excel og PowerPoint
- Offline synkronisering via OneDrive
- Søgning i indholdet, også inde i PDF-filer
- Adgang fra mobil og fra Teams
Det kræver opsætning:
- En metadatamodel, der passer til jeres dokumenttyper
- Godkendelsesflows i Power Automate
- En rettighedsstruktur, der stadig holder, når organisationen vokser
- Et dokumentcenter med filtre, så folk finder frem uden at kende mappen
Det er præcis den opsætning, vi laver. SharePoint kan alt det ovenstående ud af boksen — men ikke af sig selv.
SharePoint eller et dedikeret system?
Ikke alle har brug for et selvstændigt dokumenthåndteringssystem. Her er den vurdering, vi laver sammen med jer, før vi anbefaler noget.
| Jeres behov | SharePoint rækker | Overvej et dedikeret system |
|---|---|---|
| Forretningsdokumenter, kontrakter og projektmateriale | Ja | — |
| Versionsstyring og godkendelse af interne procedurer | Ja | — |
| ISO-dokumentation med styret revision | Ja | — |
| Millioner af dokumenter med lovbestemt opbevaringstid | — | Ja |
| Branchespecifik validering, for eksempel GxP i medicinalindustrien | — | Ja |
| Avanceret OCR og automatisk klassificering af indscannede bilag | — | Ja |
Skal I i gang med at sammenligne systemer, har vi samlet kriterierne i en selvstændig guide: sådan vælger I det rigtige dokumenthåndteringssystem.
Dokumenthåndtering og kravene i ISO 9001
Skal I certificeres, er dokumenthåndtering ikke en bekvemmelighed. Det er et krav. ISO 9001 punkt 7.5 forlanger, at dokumenteret information er identificeret, godkendt, tilgængelig og beskyttet mod utilsigtet ændring.
Det er de samme fire ting som ovenfor — struktur, version, adgang og livscyklus — bare med en auditor på den anden side af bordet. Har I styr på de fire, har I også styr på 7.5.
Arbejder I mod en certificering, er dokumenthåndteringen fundamentet under resten. Kvalitetsstyring, kvalitetshåndbog og afvigelseshåndtering bygger alle oven på den samme dokumentstruktur.
Hvad koster en løsning?
Prisen afhænger af, hvor meget der skal migreres, og hvor mange dokumenttyper der skal beskrives. Men prismodellen er den samme hver gang, og den er værd at kende, før I sammenligner tilbud.
- Fast pris, ikke timer. Efter første workshop får I et tilbud, ikke et overslag.
- Ingen brugerlicenser. Løsningen kører på det Microsoft 365, I allerede betaler for.
- Ingen binding. I ejer løsningen, når den er leveret.
- Frihed til selv at videreudvikle. Alt bygger på standard SharePoint, Power Apps og Power Automate.
Migreringen prissættes for sig, ud fra datamængde og antal kilder. Vi bruger et af de bedste værktøjer på markedet, så hverken filer eller stamdata går tabt undervejs.
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi beholde vores mappestruktur?
Ja. Vi anbefaler næsten altid at forenkle den undervejs, men brugere, der er vant til stifinder, kan fortsætte med at arbejde i mapper. Metadata kommer oveni, ikke i stedet for.
Hvor lang tid tager en migrering?
Selve flytningen kører i baggrunden og giver ikke driftsstop. Det, der tager tid, er at blive enige om strukturen først — typisk to til fire workshops, afhængigt af hvor mange afdelinger der er involveret.
Mister vi historikken på vores dokumenter?
Nej. Værktøjet flytter stamdata med, så oprettelsesdato, forfatter og ændringsdato følger filerne over i SharePoint.
Hvad med dokumenter, vi skal gemme i ti år?
SharePoint har opbevaringspolitikker, der arkiverer eller sletter automatisk efter en fastsat periode. De sættes op pr. dokumenttype, så et tilbud og en personalesag ikke behandles ens.
Kan eksterne samarbejdspartnere få adgang?
Ja, via gæsteadgang med præcis de rettigheder, I bestemmer. Adgangen kan tidsbegrænses og trækkes tilbage igen uden at røre ved den øvrige struktur.
Gå i dybden med de enkelte dele
Dokumenthåndtering dækker over flere ting. Her er de artikler, der går tættere på hver enkelt del:
- Dokumenthåndteringssystem: sådan vælger I det rigtige – hvad et system skal indeholde, og hvornår I har brug for et.
- Digital dokumenthåndtering – hvad der ændrer sig, når strukturen ligger i systemet i stedet for i mapperne.
- Dokumentstyring i SharePoint – gældende version, godkendelsesflow, adgangsstyring og sporbarhed til ISO 9001.
- ISO-dokumentation: hvilke krav skal I opfylde? – hvad ISO 9001 konkret kræver af jeres dokumentstyring.
- Migrering til SharePoint Online – hvordan de gamle fildrev kommer med over uden at tage rodet med.